現代社會是一個開放的、充滿活力的社會。現代企業處於這個開放的社會環境中，必然要舉行各種各樣的商務活動。透過開展商務活動，不但可以增強員工的凝聚力和忠誠度，還可以展示企業的良好形象和實力，擴大企業的社會知名度。本章主要介紹商務會談、簽約儀式、慶典活動、剪彩儀式、新聞釋出會、開放參觀、商務宴請和商務旅行的準備工作，基本程式，活動要求和注意事項。
案例匯入
猶太人談判的制勝秘訣是在社交場所或談判席前做好充分準備。猶太人認為，從容不迫、應對自若，就能夠隨心所欲地控制談判氣氛，但前提和關鍵是付出艱辛的前期努力，儘可能地做好充分的準備工作。
作為猶太人的傑出代表，基辛格被稱為是20世紀最傑出的談判專家。在談判前，他非常注重做好周密的事前準備和掌握詳盡的背景資料。基辛格曾說：“談判的秘密在於知道一切，回答一切。”在他看來，事先調查談判對手的心理狀態和預期目標，正確判斷雙方對立中的共同點，才能胸有成竹，而不讓對方有機可乘；相反，不知根底，在談判時優柔寡斷，不能立即回答對方的問題，會給別人許可權不夠或情況不熟的印象。
商務會談（一）會談前的準備工作
1．收集對方的相關資料
會談前要摸清對方的底細，如對方的主體性質、組織性質、經濟狀況、市場信譽、經營作風和談判目的等。這方面的資料收集的越多，勝算就越大。這些資料，可幫助領導判斷對方的真實意圖，制定己方的目標和策略。
2．通知主方參加會見、會談的人員
會見一般由領匯出面，同時還要安排陪同人員及譯員。在主方參加會談的人員確定後，秘書要及早通知有關人員，並協助做好準備。具體要通知的人員包括：主方接見人、陪同人員、主談人以及其他會談人員。
3．確定會談的時間和地點
（1）會談的時間，應根據會談的性質而定。禮節性的會談，一般安排在客人到達的第二天或宴請之前；其他會談，則根據需要確定時間。時間安排應先徵求對方的意見。
如果是重要的會談，事先應由秘書或其他工作人員進行預備性磋商，確定會談的具體日程。
（2）會談的地點，一般安排在主人的辦公室、會客室或小型會議室，也可在客人的住所進行。
4．通知對方
會談的名單、時間、地點一旦確定，應及時通知對方。同時，還要了解客人抵達的方式，以便告知主方的接送方式及接送人員。
5．場所的佈置及座位安排
會談場所的佈置以高雅、寧靜、和諧為宜。
會談中的座位次序包含兩層含義：一是會談雙方的座次位置；二是會談一方內部的座次位置。會談座位圍成圓形，不分首席，適合多邊談判；圍成長方形，則適用於雙邊平等談判。
（二）會談的原則
1．以禮相待，真誠合作
在商務會談中，不以成敗論英雄，雙方都應表現出真誠的態度。在介紹己方情況時，應向對方提供翔實可靠的資料，使雙方都能夠相互真實地瞭解，從而取得真誠的合作。即使合作不成功，也要彬彬有禮，寬容大度，為今後的合作打下良好的基礎。
2．提問時語氣要委婉
商務會談中，提問一定要講究禮儀。注意不要問對方難以回答的問題，使對方難堪和尷尬。提問的語氣要委婉，不可搞“查戶口”式的直問。如果提出的問題對方一時答不上來，或不願回答，就不要一個勁兒地追問，而要隨機應變，善於轉換話題。
3．回答要實事求是
在對方提出問題後，要實事求是地予以回答，不能敷衍了事、答非所問。如果對方對某個問題不瞭解，要用通俗易懂的語言進行解釋，切不可表現得很不耐煩，甚至不屑一顧。如果有些問題不便回答，則可以婉轉的說明。
4．營造融洽的會談氣氛
商務會談受利益驅使，因此免不了要有一番唇槍舌劍、寸利必爭。但互惠互利是雙方合作的基礎，雙方應平等協商，以達成共識。要以合乎禮儀的談吐來表現自己的大智大勇。因此，在會談中把握原則的堅定性和策略的靈活性，既堅持自己的原則，又可以求同存異，使整個會談過程中始終充滿著融洽的氣氛。
5．學會妥協
在任何一次會談中，都沒有絕對的勝者和絕對的敗者。相反，有關各方透過會淡，多多少少都會維護自身的利益，也就是說，大家在某種程度上達成了妥協。在會談中，妥協是透過有關各方的相互讓步來實現的，這種讓步對當事的有關各方只要公平、合理、自願，只要盡最大程度維護或爭取了各自的利益，就是可以接受的。
6．互利互惠
在商務交往中，會談一直被視為一種合作或為合作而進行的準備。因此，一場商務會談最圓滿的結局，應當是會談的所有參與方都能各取所需，都取得一定的成功，獲得更大的利益。商務人員在參加會談時，爭取的結局應當是雙贏的。夥伴、對手之間既要講競爭，更要講合作。
7．人事分開
在會談中，會談者在處理己方與對手之間的相互關係時，必須要做到人與事分離。在會談中，要求與對方相處時，務必記住朋友歸朋友，會談歸會談，對“事”要嚴肅，對“人”要友好。對“事”不可以不爭，對“人”不可以不敬。二者之間的界限不能混淆。
（三）會談的步驟
1．申明價值
此階段為談判的初級階段，談判雙方彼此應充分溝通各自的利益需要，申明能夠滿足對方需要的方法與優勢所在。此階段的關鍵步驟是弄清對方的真正需求，因此其主要的技巧就是多向對方提出問題，探詢對方的實際需要。與此同時，也要根據情況申明己方的利益所在。因為你越瞭解對方的真正實際需求，越能夠知道如何才能滿足對方的需求；同時對方知道了你的利益所在，才能滿足你的需求。
2．創造價值
此階段為談判的中級階段，雙方彼此溝通，往往申明瞭各自的利益所在，瞭解了對方的實際需要。但是，以此達成的協議並不一定對雙方都是利益最大化。也就是說，利益在此往往不能有效地達到平衡。即使達到了平衡，此協議也可能並不是最佳方案。因此，談判中雙方需要想方設法去尋求更佳的方案，為談判雙方找到最大的利益契合點，這一步驟就是創造價值。創造價值的階段，往往是商務談判最容易忽略的階段。
3．克服障礙
此階段往往是談判的攻堅階段。談判的障礙一般來自於兩個方面：一方面是談判雙方彼此利益存在衝突；另一方面是談判者自身在決策程式上存在障礙。前一種障礙是需要雙方按照公平合理的客觀原則來協調利益；後者就需要談判無障礙的一方主動去幫助另一方順利決策。
（四）會談注意事項
（1）會談應嚴格守時。
（2）會談的座位應嚴格按國際慣例設定。
（3）會談入座時，主人可請客人先入座，或雙方一起落座。主人不能自己搶先坐下。
（4）開始會談時，除陪同人員和必要的翻譯、記錄員之外，其他人員即應退出。在會談整個過程中，不允許其他人員隨意出入。
（5）主談人交談時，其他人員不得交頭接耳，也不能翻看與會談無關的材料，或打斷他人發言。
（7）需在桌上備好茶水，夏天要加冷飲。如果會談時間過長，可適當準備些咖啡或紅茶，以及適當的茶點。
（8）工作人員要在整個會談的過程中，做好會談人員的食、宿、交通和參觀訪問等事宜的服務工作。
簽約儀式（一）簽約前的準備工作
1．簽約文字的準備
安排簽約儀式，首先應是簽約文字的準備。負責為簽約儀式提供待籤合同文字的主方，應會同有關各方指定專人，共同負責合同的定稿、校對、印刷、裝訂、蓋火漆印等工作。按常規，應為在合同上正式簽約的有關各方各提供一份待籤的合同文字。必要時，還可再向各方提供一份副本。
簽署涉外商務合同時，比照國際慣例，待籤的合同文字，應同時使用有關各方法定的官方語言，或使用國際上通行的英文、法文。此外，亦可同時用有關各方法定的官方語言與英文或法文。
待籤的合同文字，應以精美的白紙印製而成，按大八開的規格裝訂成冊，並以高檔質料，如真皮、金屬、軟木等作為其封面。
2．簽約物品的準備
要準備好簽約用的文具、國旗等物品。
3．服飾準備
簽約前要規範好籤約人員的服飾。按照規定，簽約人、助籤人以及隨同人員在出席簽約儀式時，應當穿著具有禮服性質的深色西裝套裝、西裝套裙，並配以白色襯衫與深色皮鞋。在簽約儀式上露面的禮儀、接待人員，可以穿自己的工作制服，或是旗袍一類的禮儀性服裝。
4．簽約廳的佈置
簽約廳總體氛圍應該是莊重、整潔、清靜。
簽約廳室內應當鋪滿地毯，懸掛簽約會標橫幅，上寫“××××（專案）簽字儀式”等字樣。
正規的簽約桌應為長桌，桌上鋪蓋深綠色的呢檯布，橫放於室內，其後可擺放適當的座椅。簽署雙邊性合同時，可放置兩張座椅，主左客右，供簽約人就座。簽署多邊合同時，可以僅放一張座椅，供各方簽約時輪流就座，也可為各位簽約人都提供座椅。簽約人就座時一般面對正門。簽約桌上，應該事先擺放好待籤的文字以及簽字文具。如簽署涉外商務合同，還需在簽約桌上放置代表各方的國旗。
5．簽約座次安排
正式簽署檔案時，簽字座次安排非常重要，工作人員一定要鄭重其事，遵循特定禮儀要求進行安排。
最常見的簽約座次安排是：簽約桌面門橫放，簽約人居中面門而坐，客方就座於簽約桌的右側，主方就座於左側。雙方各自的助籤人，應分別站立於各自一方簽字人的外側，以便隨時給簽約人提供幫助。雙方其他隨員，可以按照地位的高低依次自左而右（客方）或是自右而左（主方）列成一行，站立於己方簽字人身後。當人員較多時，可以按照以上順序並遵循“前高後低”慣例，排成若干行。原則上，雙方隨員人數應該大體相當。
（二）簽約基本程式
1．正式開始
簽約儀式的第一項是宣佈簽約儀式正式開始。有關各方人員共同進入簽約廳，相互握手致意，並在各自既定的位置上正式就座。
2．簽署檔案
通常的做法是先簽署己方儲存的合同文字，接著再簽署他方儲存的合同文字。每個簽約人在由己方保留的合同文字上籤約時，按慣例應當名列首位。因此，每個簽約人均應首先簽署己方儲存的合同文字，然後再交由他方簽約人簽約（由助籤人交換）。其含義是在位次排列上，有關各方均有機會居於首位一次，以顯示機會均等、各方平等。
3．交換文字
簽約人正式交換已經有各方正式簽署的合同文字。此時，各方簽約人應熱烈握手，互致祝賀，並可相互交換各自方才使用過的簽約筆，以示紀念。全場人員應鼓掌，表示祝賀。
4．飲酒慶賀
簽完約後飲酒互相道賀。所飲用的酒水應為香檳酒，由主辦方開啟香檳，有關各方人員在交換文字後當場飲上一杯香檳酒，並與其他陪同的人士一一干杯。這是國際上所通行的增加簽約儀式喜慶色彩的一種常規性做法。
案例分析與點評
本文“案例匯入”中基辛格之所以能成為談判專家，是因為他做到了知己知彼，從不打無準備之仗。
在商務談判之前，先要摸清對方的底細，如對方的主體性質、組織性質、經濟狀況、市場信譽、經營作風和談判目的等。收集的資料越多，勝算的機會就越大。只有知己知彼，方能百戰不殆。
【本文摘編自《新編辦公室工作實務》】