在麥肯錫，每個人都有一種工作習慣，那就是按照工作的重要程度來排序。
——麥肯錫思維
當你在工作中手忙腳亂，當你抱怨自己是公司最忙碌的人，當你每天回到家裡感覺筋疲力盡時，你有沒有想過:為什麼會造成這種情況？原因究竟在哪裡？很多忙碌的人不曾想過這問題，他們只知道忙忙碌碌，好像自己每天都活在“充實”中，卻不思考這種“充實”是否真的有價值。
在某大學的時間管理課上，教授把一些卵石裝入一個罐子，然後問學生:“這個罐子裝滿了嗎？”表面上看，這個罐子是裝滿了的卵石，因為好像再也放不下其他的東西了，因此，全班同學異口同聲地說:“是的，裝滿了。”
教授笑了笑，從桌底拿出一袋碎石子，並將碎石子倒入罐子中，慢慢地搖晃，碎石子從鵝卵石之間的小孔滲了下去；再加一些，再搖晃，教授做完這些，再問學生:“現在罐子裝滿了嗎？”這一次學生不敢太快回答，大家有些不太確定:“也許沒有滿。”
“很好！”教授說完，從桌底拿出一袋沙子，慢慢地倒進罐子裡，並輕輕地晃動罐子。做完這些，教授繼續問:“大家說這個罐子裝滿了嗎？”
“沒有滿。”全班同學這下變乖了很多，很有信心地回答。
好極了！”教授說完，從桌底拿出一杯水，慢慢地倒入罐子。做完這些事情後，教授問全班同學:“請問大家，從這件事中你們得到了什麼啟示？”
全班同學陷入了一陣沉默，只有一位學生舉手回答:“這件事說明無論有多忙，無論行程排得有多滿，如果再逼自己一下，就可以做更多的事情。”答完之後，這位學生臉上洋溢著滿意的神情。
教授點了點頭，微笑著說:“回答得不錯，但是還沒有回答到要點上。”說到這裡，教授故意頓了頓，用眼睛掃視了全班同學後說:“這件事告訴我們，如果不先將大的鵝卵石放進罐子裡，也許就永遠沒有機會將其他東西放進去。”
教授的話很直白地指出:做事要講究輕重緩急，一定要把握主次輕重。這樣才能兼顧各項工作。鵝卵石、小石子、沙子、水代表的是不同的工作，它們有主次輕重之分，有輕重緩急之別，只有排列出一個合理的順序，才能有條不素地做好這些事。
在工作中，我們難免會碰到各種瑣碎、雜亂的事情糾纏在一起的情況。不少人由於不懂得按照事情的輕重緩急來處理，而被這些事弄得焦頭爛額不但會耗費巨大的時間和精力，還沒能做好這些事，真可謂事倍功半。
大量研究表明，在工作中，很多人總是按照下面的準則來決定做事的優先順序：
先做緊追的事情，再做不緊迫的事情。
先做有趣的事情，再做沒意思的事情。
先做已經排定的事情，再做臨時，突發的事情。
先做自己喜歡的事情，再做自己不喜歡的事情。
先做自己熟悉的事情，再做自己不熟悉的事情。
先做自己覺得容易的事情，再做自己認為有難度的事情。
先做需要花費時間少的事情，再做耗費時間多的事情。
先做資料齊全、準備充分的事情，再做資料不齊全、準備不充分的事情。
乍一看，按照這些準則來做事沒有什麼不妥，但實際上這些準則並不符合高效工作的要求。因為高效工作是以實現目標為導向的，在一系列以實現目標為唯一依據的待辦事件中，到底應該先著手處理哪些事情，後處理哪些事情，甚至不處理哪些事情呢？
對於這些問題，著名的麥肯錫公司給出的答案是:應該按照事情的重要程度編排優先次序。什麼是重要程度呢？它指的是對實現目標的貢獻大小或價值大小。對實現目標的貢獻越大、價值越大的事情越重要，就越應該優先去做；對實現目標的貢獻越小、價值越小的事情越不重要，越應該延後處理，甚至不處理。用一句簡單的話說，就是:“我現在做的這件事，是否使我離目標更進一步？”按照這個原則來判斷事情的輕重緩急。
在麥肯錫，每個人都有一種工作習慣，那就是按照工作的重要程度來排序。他們在開始每一項工作之前，都會先弄清楚哪些事情是重要的，哪些事情是次要的，哪些事情是無足輕重的。每一項工作都如此，每一天安排工作都是如此，甚至一年或更長的時間的工作計劃，也是這樣安排的。
在上述的8種決定優先次序的準則中，對我們最具誤導的一條恐怕是“先做緊迫的事，再做不緊迫的事”。大凡低效能的人，他們每天的80%的時間和精力，幾乎都花在緊追的事情上，也就是說在他們眼裡，最緊迫的事情是最重要的，應該放在首位去處理。按照這種思維，他們經常把每日待辦的事情分為三個層次:
第一層次:今天必須做的事情——最緊迫的事情
第二層次:今天應該做的事情——有點緊迫的事情
第三層次:今天可以做的事情——不緊迫的事情
這樣排列事情的優先次序，往往會出現一個問題，那就是很多重要的事情，往往不緊迫。比如，向上級提出改造產品設計和包裝的建議、一個長遠目標的規劃，甚至身體檢查等，按照緊迫性來排序，它們往往被排在最後面。
所以說，按照事情的重要程度來排序固然可取，但僅僅如此還是不夠的，還必須結合事情的緊迫性，也就是按照事情的輕重緩急來排列有限順序。這樣就可以把事情劃分為四個層次：
重要非緊急的事情用一個成語來形容這類事情，那就叫“當務之急”，即當前任務中最重要、最急切要辦的事情。這類事情可能是實現你事業和目標的關鍵環節，可能與你的生活息息相關，它比任何一件事情都值得優先去做。所以，你應該把它在最優先的位置去處理，做好了它你才可能順利地去做別的工作。
舉個簡單的例子，假如有個人在沙漠裡又渴又餓，馬上就要死了，這個時候送水給他喝就是重要而緊急的事情，而送飯給他吃是重要但不緊急的事情。因為對於一個又渴又餓的人來說，水源比食物更重要，只有先給他水明，才能把他從死亡邊緣拉回來，然後再給他食物，讓他從極度飢中走出來，如果你先給他飯吃，他是吃不下的，因為又渴又餓的他早已沒有力氣吃飯了。
建議:重要而緊急的事情要毫不猶豫地去做，並要堅持到底，努力做好。
重要而緊急上面的例子中，給又飢又渴的人飯吃，這就是重要但非緊急的事情。在工作中，類似的事情還有很多，比如，指導員工的工作，讀幾本好書，和家人交流感情，節制飲食，鍛鍊身體，等等，這些事情非常重要，因為它們會影響我們的健康、事業還有家庭關係，但是它們不緊急，所以容易被很多人忽視和拖延，導致沒有做好。這類事情考驗的是一個人的自覺性和主動性，只有當你意識到這類問題的重要性並真正重視它們，你才有可認真對待。
建議:認清對自己重要的事情，保持主動性和自覺性去做這些事。
非重要非緊急生活和工作中，不重要也不緊急的事情非常多，比如，看電視劇、上網玩遊戲等，這些事情或許有一點價值，但是如果你毫無節制地沉溺於此，就會浪費大量的時間。與其沉迷於電視劇，不如讀幾本好書；與其上網玩遊戲，不如去健身和鍛鍊。
建議:不沉迷、不荒廢，珍惜寶貴的時間，用在最有價值的事情上。
非重要但緊急這樣的事情在工作中也經常出現，比如，同事叫你幫他列印一份檔案，老闆叫秘書給他查個電話號碼，朋友打電話叫你現在去KT唱歌，等等，這類事情不重要，但是很緊急。但由於種種原因，我們常常不忍心拒絕這些事情，導致它們會影響我們正常的工作安排和生活安排。
比如，你正在忙重要的工作，同事叫你幫忙列印一份檔案，你不好意思拒絕，於是停下手中的工作去給同事列印檔案，結果影響了你手頭的工作；朋友叫你去唱歌，你不好意思拒絕，結果唱到凌晨才回來，由於當天晚上沒休息好，第二天上班毫無精神，工作被耽誤了。
建議:學會拒絕，不要讓非重要但緊急的事情過多地干擾重要的工作。