外貿職場中溝通的方式有很多種，但是最常用的是電話、社交軟體和郵件這三種方式。電話溝通的即時性是排在第一位的，社交軟體的溝通方式是最靈活的，郵件是最正式的溝通方式。

每一種溝通方式都有與之相對應的禮儀和要注意的點。

一、電話禮儀

對方接電話後，先明確地告訴對方你是哪個公司的某某某，並詢問對方是否方便講話，大概需要多少時間溝通和你要與對方溝通的目的。如果你是想與你的上級領導或者其他部門同事溝通，可以事先透過社交軟體告知你打電話的目的以及大致需要打擾對方多長時間，並詢問一下其是否方便，給對方留出時間安排。打電話溝通交流要儘量在對方工作時間，沒有人希望在休息的時候還被打擾。當然遇到緊急情況的時候可以直接打電話。

二、社交軟體禮儀

很多人在用社交軟體溝通時都喜歡直接用語音功能，不喜歡打字，這有的時候是不禮貌的行為。一對一聊天的時候，優先考慮用文字溝通交流。

用文字交流一、會讓對方接受到資訊的時間縮短很多。二、可以讓對方一下子捕捉到關鍵詞。三、有利於對方檢視。那麼什麼時候使用語音功能比較好呢？在資訊量巨大而又不方便打字或者一些無關緊要的資訊，領導對下屬安排工作或者講解專業問題的時候。

在群聊中，如果你是想向領導彙報工作，那麼儘量不要使用語音，這樣會降低團隊的工作效率。還有群聊的正確的艾特對方也是一件非常重要的事，當然這是要讓對方知道具體相關資訊的時候使用即可，無關緊要的訊息就不用打擾他人了。因為工作中每個人都很忙的，沒有人有空看與自己無關的資訊。

三、郵件禮儀

寫郵件也是一門大學問 ，好的郵件可以讓別人一眼就能知道你要表達什麼。想要寫好郵件，必須從幾個方面入手。

1、標題要通俗易懂。好的的郵件標題一定是可以讓對方一眼就可以看出你要表達的大致內容，儘量要用最精簡的文字表達。

2、格式要注意。郵件格式也很重要，稱呼、開頭、內容、結尾都要按照規範寫好。

3、突出重點。一些比較重要的內容可以用黑體和標題來突出重點，這樣會大大增加郵件的可讀性。

4、附件。當你的郵件中帶有附件的時候，附件的名稱一定要命名好，要讓收件人一眼就能大致知道附件內容。還有就是在郵件後面提醒收件人接受附件，並把附件羅列出來。