這裡有兩種情況。
一種是，領導在講話稿的基礎上作了某些發揮，或加進了幾個重要觀點，或插進了某些重要內容。這種情況比較好辦，領導在講話時把它們原原本本記下來，領導講完後再加進去。如果觀點欠準確、層次不順當、句子不通順，作一些技術處理就行了。
另一種情況是，領導是在沒有稿子的情況下作即席講話，有的可能順當一些，稍加整理就成為一篇文章；有的則可能講得隨便、零亂一些，要整理成為文章就有一定難度了。
這種情況下，最基礎的工作是把領導所講的話透過記錄或錄音全部記下來，這樣整理起來就會有充分的材料依據。有的同志只記要點，整理時再來發揮，其實這是自找麻煩：即使你發揮得很好，也要費時費力，何況你未必都能發揮得準確、能符合領導的原意呢？所以在這個環節上，還是忠實於領導的原話、原意為好。到了整理階段，我們再來研究和推敲層次順暢不順暢？因為是即席講話，可能出現層次不順的情況，比如：本應作為第一層次的擺到了第二、三層次，層次之間聯結不夠緊密，各層次的內容相互穿插、重複。這種情況下就要把層次理順，該作為哪個層次的就調整到哪個層次，該屬於哪個層次說的話就集中到哪個層次之內。比如某領導就加強基礎設施建設問題談了四點意見：“一、加強領導，提高認識；二、制訂並落實優惠政策，激勵外商和民間投資；三、突出重點，集中力量抓好能源和公路建設；四、落實領導責任制，確保各項任務完成。”
這四個層次的擺佈就存在兩個問題：一是，第一層次的“加強領導”會與第四層次重複，不如把它併入第四層次，第一層次集中談認識問題；二是，第二層次與第三層次應該對換，先講重點再講投入，前者是任務，後者是措施，邏輯上更順當一些。觀點準確不準確？如果不準確，就要予以修正，使之準確。
為什麼說“修正”而不是“改正”呢？這是因為，除非這個觀點完全錯誤，要不就必須尊重和保留領導本來的意思，只是在該觀點的表述方法有所欠妥的情況下，進行必要的技術處理，這就像木工用刨子刨木料，目的是使之平整光滑，而不是把木料廢掉。我們來看一個例子：某領導即席講話中提了這樣一個觀點，“各級幹部儘可放開手腳大膽幹，出了問題，只要不是中飽私囊，可以不追究責任。”這句話的出發點是沒有錯的，思想也夠解放的，但表述上欠周密，不是中飽私囊就不追究責任，那麼由於失職瀆職給國家造成嚴重經濟損失，要不要追究責任呢？這顯然是一大漏洞。所以在基本保留原意的基礎上，可以改為：“各級幹部儘可放開手腳大膽幹，出了問題，只要不是明顯違背黨紀政紀和政策、法律，可以免予追究責任，吸取教訓，改了就好。”這樣表述就比較完整、準確了。另外，之所以強調“修正”而不是“改正”，其中還有一層意義，即儘可能讓領導的真實思想得到充分表達。比較一下我們就會發現：只要該領導具備了一定的口頭表達能力，最精彩的、聽眾最喜歡聽的講話其實還是即席講話，因為它不像寫好的文稿那樣要受到某些條條框框的束縛有時還不得不講幾句空話套話，它可以在一定的空間自由發揮，所表達的往往是領導同志的實話、真話甚至是心裡話，是他獨到的、不入流俗的、不是八面玲瓏打官腔的、能表現個人風格的真實思想，其中還不乏真知灼見。從這個意義上說，我們平常為領導起草講話稿，引經據典，尋章摘句，左推敲右琢磨，把每一層意思、每一句話都“磨”得很正確、很規範，但有時候卻把領導思想中的“亮點”也給磨掉了，變成一篇沉悶而毫無生氣的官樣文章。正因為如此，我們平常就要十分注意捕捉和積累這種“亮點”，整理講話時更不能隨意更改或刪掉。
語句通順不通順？不通順的情況肯定會有的，就像平常說話一樣，哪怕是思維再敏捷、口齒再伶俐的人，也免不了會有詞不達意、前後重複和思路突然中斷的時候。但即席講話的好處恰恰又在於：它是以純粹的口語化而深受聽眾歡迎的，偶爾的停頓、重複和頻頻出現的語氣詞，反而讓聽眾覺得自然、親切；更重要的是，不少領導在即席講話時生動幽默，妙語連珠，使會場氣氛輕鬆活躍，讓聽眾在笑聲中受到教育和啟迪，其效果比板著臉念稿子當然要好得多了。所謂“整理”，“整”即調整，“理”即理順，而不是叫你去推倒重來。所以在整理講話時一定要注意：只要層次基本清楚、語句基本通順，就要儘量保持原貌，尤其要注意保持該領導原本的語言風格和語言中的精華部分；我們的責任僅僅在於，把明顯不順的地方理順，把明顯不當的用詞改過來，千萬不可自作主張把它改成文縐縐的“八股調”、書生腔。舉個例子：某領導到紀檢工作會議上即席講話，其中有這樣一段話；“我們有的幹部，喝起酒來一斤兩斤不醉，打起撲克麻將來三天四夜不累，可做起工作來呢，五年六年不會！這樣下去，你不感到羞恥嗎？”這話說得生動詼諧，僅“羞恥”一詞用得不夠貼切，換成“問心有愧”就可以了。而如果把它改成“有的幹部成天沉醉於吃喝玩樂，工作上卻平庯無為……”當然也說得過去，但那種生動詼諧的語氣就沒有了。
意思完整不完整？即席講話不僅要求思維敏捷，而且要有連貫性和邏輯性，一句一句、一層一層地把意思表達清楚、表達完整。但有時由於思維出現跳躍，忽略了前後照應，或由於說話的節奏太快，語言運用不夠周密，就會出現意思表達不連貫、不完整的現象。來看兩個例子。例一：“群眾批評我們，甚至罵我們，這是好事還是壞事呢？群眾的批評是一面鏡子，讓我們把臉上、身上的髒東西清除掉，我們就可以變得乾淨一些、漂亮一些了。”這兩句話之間就出現了跳躍，插人一句“我看是好事而不是壞事”，意思就連貫得起來。例二：“對部分鄉鎮幹部不安心在基層工作的問題，我覺得要從兩方面來看。一方面，在鄉鎮工作，條件的確比較差，工作壓力的確很重，但是，這難道就能成為甩手不幹的理由嗎？大家都要求進城，那麼基層的工作誰來做？農民生產生活中的困難誰來解決？……如此這般說下去，本來前邊說‘“從兩方面來看”，但只說了“一方面”，接下去沒有了“另一方面”，意思就殘缺不全了。整理時我們就要順著領導的思路想下去：這“另一方面”可能是什麼呢？可能是上級對鄉鎮幹部關心、教育和支援不夠，也可能是有關部門的土政策導致鄉鎮負擔太重，擇其一種補上去，意思就完整了。
句子乾淨不乾淨？所謂乾淨，指的是句子要儘可能凝鍊、簡潔，不重重複復，不拖泥帶水。不過這裡所說的“乾淨”是相對的而不是絕對的，因為即席講話不可能像寫文章那樣斟詞酌句，既然是口語化，就不可避免地要出現一些與主題關係不大的語句，如語氣詞、關聯詞、過渡詞以及某些毫無必要的重複用語等等。這樣就給整理工作帶來了難題：句子不乾淨固然不行，因為整理出來的文章也必須是文章，不能原封不動把那些枝枝蔓蔓的東西也搬過來；但太乾淨了也不行，太乾淨就失去了口語化的特點，變得不生動、不自然了。這裡就有一個如何把握好“度”的問題。比如這樣一段話：“我們有的同志也太不像話了吧，啊？洪水都快衝到家門口了，他老先生還在那裡摟著老婆睡大覺！這樣下去還得了嗎，啊？這究竟是警覺性不高呢，還是責任心不強呢，還是這個這...對人民生命財產漠不關心呢？”很顯然，這段話就要予以必要的“修剪”，把無關緊要的話去掉，變成“有的同志也太不像話了吧？洪水都快衝到家門口了，他老先生還在那裡摟著老婆睡大覺！這究竟是警覺性不高呢，還是對人民生命財產漠不關心呢？”這樣，既保留了口語化的特點，又使句子簡潔多了。
也有一些即席講話在層次、觀點、語言表達等方面存在較多問題，需要動“大手術”才能整理好，有時還需加入秘書本人的發揮與創造。這種情況下，就要將稿子送領導審閱並將有關問題彙報清楚，領導同意後再印發。