開會是很有價值的事情,那對於初入職場上,包括已經在職場很多年的精英,並不知道如何透過開會讓自己的職場增加助力,我總結以下幾點幫助你領會職場意圖
1.做好準備——沒有準備就沒有成功
所謂會議準備,就是在開會前把能想到的準備工作全部做好,避免自己在會議上出現手忙腳亂的情況,切實做到有備無患。
首先,我們必須弄清領導召開會議的真正意圖,如果我們暫時弄不清,就要在會上少發言,甚至不發言,更不能輕易表明立場。如果是一些比較重要的會議,我們還需要深入研究會議材料,多方瞭解會議內容,以便預想可能出現的意外狀況,從而儘量確保自己在會上進退有度和取捨得當;
其次,我們要做好自己的發言準備,有些會議是檢查性的,需要彙報工作成果,發言就成了必要的內容;
再者,會議可能用到的工具,也是準備工作必不可少的一項,比如紙、筆、電腦等。
此外,會議期間手機應關機或保持靜音,少喝水以防頻繁去洗手間,保持良好的精神狀態,以及在穿著和用度方面不要比老闆更高調等。
至於會議總結,就是在會後進行全面深入地思考,總結會議在進行過程中的利弊得失,一些適當的做法要鞏固發揚,一些失當的做法則應儘快改正。這裡存在一個比較難以認清的問題,即哪些做法是合理的,哪些做法是不合理的。對此,我們要遵循一個最基本的利益原則,就是絕不能損害老闆的利益,更不能損害老闆的尊嚴。
會前做好準備,會後做好總結,在這種自我修養機制的保證下,我們就能夠讓工作會議成為我們的表演舞臺。升職加薪也會成為自然而然的事情。
2.學會表達——做得好更要說得好
勤勞肯幹是中國人的傳統美德,很多人因此得出一個觀點,覺得只要自己把工作做好了,自然會得到老闆的賞識;每次出門之前,父母也難免會祝福我們“少說話,多做事”。
久而久之,善於行而訥於言,就成了國人的通病。
我們一定要培養自己的語言表達能力,並且在時機恰當的時候進行大膽表述。
首先,如果領導說了值得讚美的話,或者做了值得讚美的事,我們要在第一時間予以讚美。然而在具體的工作會議中,很多人卻極其吝嗇自己的讚美,就擔心別人會說自己拍馬屁。其實,每個人都需要得到別人的認可,讚美就是最高程度的認可,我們不能因為對方是領導,就在他們應該得到讚美的時候緘默不語。如果我們這樣做了,那麼在自己需要得到讚美的時候,會場上同樣會一片寂靜。
其次,我們在會上表達自己的觀點時,儘量不要說一些否決性、轉折性、主觀性和教導性的話。很多人沒有審視過自己的語言表達,在別人說出一些想法後,總是習慣性地進行否定,然後表述自己的想法,這極易遭到別人非理智的反擊;有些人懂得尊重別人的想法,可惜急於自己的表達,總是在肯定之後,立即用“但是”“可是”和“然而”等轉折詞連線自己要表達的話,這會給人造成遷就感;有些人習慣性站在主觀角度思考問題,說話的時候也總是用“我覺得”“我認為”和“我想”等開頭,也是容易讓人反感的;還有些人習慣了教導別人,當遇到別人出現錯誤時,完全一副教導的口氣,同樣是不可取的做法。
再者,當我們提出不同意見時,還應該立即給出自己的建議,並且是經過深思熟慮的可行性建議。如果不能做到這一點,我們寧願保持沉默,否則就會給人留下挑剔甚至挑釁的印象,反而會讓自己面臨被動局面。在此,我們還要學會站在對方立場上考慮問題,因為在大多數情況下,所謂意見並無高低之分,甚至沒有對錯之別,而僅僅是立場不同而已。當我們能夠真正做到站在對方立場上思考問題的時候,就會自然而然地知道從哪裡入手,同時也知道如何獲得別人的好感和認同。
身在職場,做事是本職,說話則是能力。
當然,善於表達並不是停留在口頭上,對於會下需要完成的工作,一項都不能少,也不能打絲毫的折扣,否則就會讓人對我們產生誇誇其談的印象。我們應該把務實工作和會上表達有機地結合起來,要讓務實工作使自己在會上表達時更自信,同時也要讓會議表達使自己的務實工作更起勁。
總而言之,如果我們想要在職場中立穩腳跟,不僅要在工作中學會埋頭苦幹,更要在會議上學會“表達心聲”。
3.不懂就問——別把問題藏在心裡
對於很多職場新人來說,“不懂就要問”是一個很好的習慣,它不僅可以幫助我們快速解決工作中的問題,同時也能夠幫助我們儘快地成長起來。
但是也恰恰因為如此,一些員工依靠“問”解決了諸多問題後,便開始將解決問題的側重點放在了“問”上。時間一長,他們便懶得進行思考,只知道按照別人的建議去做事,最終成了徹頭徹尾的執行者。
嚴格來講,“問”是一種學習,只有將它和思考有機地結合起來,才能最終轉化為我們自身的工作能力。
孔老夫子也曾講過,“學而不思則罔,思而不學則殆”,如果我們不能學會獨立思考,有了問題總是習慣去問別人,工作能力就不會得到提高,遲早也會遭到別人的厭棄。
職場哲學早已告訴我們,成功升職加薪的秘訣在於多思考和多做事,而且要把多思考作為首要的任務去做。在現實的工作中,不管時間多麼緊張,都要抓空停下來思考一下,看看當下的工作是不是可以做得更好?擺在眼前的問題是不是可以解決?如果答案是肯定的,那麼我們就要立即行動起來,並且在行動結果上進行再思考,由此進入一個良性迴圈的工作狀態。如果做了這些前期工作,我們的問題仍然沒有得到解決,那麼很可能就真是我們的能力問題了。這個時候,我們在會上向領導提出問題時,至少能夠保證問到“點”上,同時也不會再引起領導的反感了。
當然,只要我們進行積極地思考,總會得出自己的結論。這個時候,我們就要帶著自己的結論去參加會議,而不是帶著問題。當談到具體問題的時候,我們可以大膽地說出自己的構想,即便這不是解決問題的最終方案,至少可以讓老闆看到我們的用心良苦。何況,工作一線具有絕對的前沿性,是各種因素變化的聚焦點。我們的方案正是建立在這種基礎上,很可能會給領導帶去一些啟發,這樣領導在進行方案制訂的時候,可能就會考慮我們的建議,那麼我們的工作價值就會得到質的蛻變。
與此同時,當問題出現、困難迎面而來的時候,我們還要有迎難而上的勇氣。
俗話說,“面對困難,問題解決一半;逃避困難,問題增加一倍”,困難作為一種無形的壓力,如果我們能夠解決,就能把它卸下,然後輕裝上陣,去迎接新的挑戰;相反,如果我們選擇了逃避,壓力就會被我們壓在肩膀上,無論做什麼都會有被掣肘的感覺。尤其是在下次遇到同樣問題的時候,我們會像敗軍之將那樣,首先在心理上先輸一籌。在這種情況下,我們戰勝困難的可能性就會越來越小,直到被壓垮。
還有一種員工,他們敢於直面困難的挑戰,卻不能在失敗後正確面對,總是在會議上不斷解釋。殊不知,解釋等於掩飾,掩飾等於事實,解釋的結果往往是越描越黑。倒不如正視自己的失敗,在會議上坦誠自己的不足,然後虛心認真地聽取領導的分析和建議,爭取下次取得勝利。眾所周知,沒有哪個老闆願意聽員工的解釋,他們想要的只有結果,解釋只會讓他們更厭煩,從而阻塞我們的成長進步之路,當然也不利於我們個人工作能力的成長。
作為一名合格的員工,我們應該時刻謹記一點,即老闆請我們來,是為了讓我們幫他解決問題,而不是為了幫助我們解決問題。因此,當我們遇到問題的時候,如果總是找老闆來解決,那麼我們的工作價值就會大幅縮水,一不小心就會被辭退。在會場上,即使我們必須要問出一些問題,也要保證選擇性地問,讓老闆可以簡單地回答“Yes”或“No”。這個時候,哪怕我們的方案是不成熟的,老闆也願意進行完善和修正,這同時也會讓我們不斷地走向成熟。
因此,對於任何一名員工而言,都不能單純等著老闆來分配任務,然後按部就班地去完成。而是應該主動地去尋找任務,看看自己能做什麼,並且在此基礎上,去尋找那些可能分配給自己的任務。如此一來,我們就可以在會場上向老闆“請戰”,這樣不僅能夠得到自己相對比較擅長的工作內容,也可以給老闆留下積極主動的好印象。得到老闆的同意後,我們再將工作保質保量和精益求精地完成,並且在驗收會議上進行充分的闡述說明。只要我們能夠做到這些,就能夠贏得老闆的賞識,也可以在會議上成為最自信和最耀眼的人。
4.遵守紀律——沒有規矩不成方圓
對於職場中人來說,遵守會場紀律是我們的基本職業素養,沒有人會故意違反會場的各項紀律。但是也正因為如此,很多人忽視了會場紀律的重要性,從而形成了“大錯不犯,小錯不斷”的會場表現,甚至從來不覺得這樣做有什麼弊端。其實,會場紀律雖然事小,但如果我們不能遵守到位,就會讓我們的負面形象日積月累,直到老闆實在忍受不了,對我們做出嚴厲懲處措施。
會場紀律的遵守其實有很大學問,絕不像我們想象的那樣不值一提。
簡單來說,一個人遵不遵守會場紀律,有些時候是個人的職業素養問題,有時候也可能被老闆解讀為態度問題。比如在老闆講話的時候,我們無意中打了一個哈欠,老闆看在眼裡之後,難免會覺得我們是有意為之,目的在於表明他的話很無聊。
至於具體的工作會議中,有很多紀律需要我們嚴格遵守,其中最主要的就是時間紀律。
首先要做的事情就是弄清時間,尤其是在老闆召開一些臨時性會議的時候。弄清了時間,也不要踩著點入場,一個最基本的原則是我們必須先於老闆入場,道理很簡單,我們不能讓老闆等我們。當然,提前入場還有一個好處,那就是和同事進行必要的會前交流。只要方法得當,尺度適宜,必要的交流對我們的會場表現會有很大幫助。
其次,手機等隨身物品不要發出任何動靜,震動都不要調,直接保持靜音或關機。講話需要思路,而思路最容易被突如其來的事情打斷,如果我們的隨身物品總在會議上響個不停,必然會引起老闆的反感。更有一些員工,養成了手機不離手的毛病,即使開會的時候也會在桌子下面玩個不停。對此,我們要有“玩手機等於玩手雷”的危機意識,否則很可能在不知不覺當中就被“炸”得粉身碎骨。
接下來,不要攜帶與會議無關的物品入場,包括一些雜誌、報紙、書籍和小物件等。不管我們怎麼想,老闆既然要開會,就一定認為這個會議很重要,如果我們不加以重視,直接引發的後果就是老闆也不會重視我們。而重視與不重視之分,不是我們靠嘴來說的,而是必須要靠行動來證明的。如果我們在開會的時候,總是攜帶一些與會議無關的物品,並藉此來消磨會議時間,老闆又怎麼可能相信我們對會議的重視呢?
再者,做好會議記錄,以便為接下來的執行工作提供指導和依據。
俗話說,“好記性不如爛筆頭”,會議進行過程中,很可能老闆講解得很清楚,我們也聽得很明白,因而自認為全部記住了。結果在執行工作的時候,忽然忘了一點,然後在連鎖反應的作用下一片慌亂,直到腦中全部空白。為了避免這種情況的出現,我們要準備一個專門的會議記錄本,將領導講話的內容隨時記錄下來,哪怕只記錄一些重點也好。而且,我們在領導講話的時候進行認真記錄,也表明自己對領導講話的重視,從而可以得到老闆的首肯。
再有,不要在會議進行過程中隨意走動,更不能隨意離場。
最後,注意會場衛生。對於很多國人來說,衛生意識都是比較淡薄的,因此被很多人詬病。對於我們來說,雖然沒必要做到日本人那樣一絲不苟,但也應該像世界上大多數國家一樣,具有基本的公共衛生意識。會場也是公共場所,哪怕我們只是在會議桌上留下了一片並不顯眼的水漬,也會影響後續人員的使用。對此,我們在開會的時候要提高自己的衛生意識,做到自身物品不留在場內,並且桌面物品和座椅歸位。這些雖然都是一些小事,但是被老闆看在眼裡,也必然能為我們增加印象分。
總而言之,會場無小事,我們只有將每一處細節都關注到位,才能表現出良好的會場作風,從而在職場中站穩腳跟,並最終成就一番理想的事業。
開會必然要進行各種語言表述,因而當眾講話的能力,就成了我們成功主持或參與會議的必要修養。我們也只有能夠精確流暢地當眾表達自己的想法後,才能透過會議達成自己的預期目的。與此同時,卓越的會場發言能力本身也是一種難得的技巧,當我們擁有這種技巧之後,就可以建立自信,在每一場會議中泰然自若