不會做筆記、努力全白費,並非危言聳聽,不信你試試平時不做筆記,過一段時間再來寫週報/月報、訪談調研報告,你就會發現隨著記憶力衰退、事務繁雜,最近做了哪些事、訪談過程中的問題和解決措施,很多你都記起來了,這時候你才會想,為什麼當天不記上一筆呢,哪怕只是一些關鍵字也好啊。
今天分享我個人最常用的3種筆記術:記事筆記、問題筆記、覆盤筆記。
記事筆記是每日工作的事件流水,問題筆記用於促進訪談、調研、方案設計過程中帶著問題思考,從而找出真正的問題以及解決措施,覆盤筆記用於總結整理工作中的知識經驗不斷提升自己。
全文約3500字,推薦閱讀時間3~5分鐘,文中的筆記方法和步驟,建議對照練習。
一、記事筆記時間、事情的起因、經過和結果,總之,儘可能詳細的記錄當天發生的事情和內容,尤其是對於記憶力差或每天事情很多的人,時間一常就什麼都忘記了,要寫個週報時回想事情腦殼都大。
不過,記事筆記不需要花太多精力用於格式和排版,我一般使用OneNote,在任意位置都可以輸入內容,可以輸入文字、圖表、語音、圖片、手繪等,比如懶得打字就可以用插入錄音、日常工作中的拍照等。
還有非常重要的一點,使用OneNote,可以在PPT中選擇傳送到OneNote,這樣,我對PPT的所有批註、隨手記錄的內容、隨手畫的手繪,都在OneNote中自動記錄,而且還會自動連結到對應的PPT及相應的片子,這對於多人協作非常高效,事後也會在自己的記事筆記中留下一筆。
再分享一個好用的東西:OneNote的待辦跟蹤功能。
我在做記事筆記時,也會把一些事件做成任務進行跟蹤,每週覆盤時,不僅看到本週都做了哪些事情,還有哪些事情未完成等。
不少朋友說自己也想做記事筆記,關鍵是每天沒那麼多的事情寫,甚至可能每天都重複同樣的內容,其實,這裡面有一個非常重要的技巧,那就具體化,即將大任務拆分成日內可以完成的任務, 比如:
如果是“XX公司智慧工廠設計諮詢”這樣的筆記,當然會導致很長時間的筆記都是同樣的內容,所以要進一步細化拆分:
首先,按流程或工作步驟拆分,比如上面的問題可以拆分為:XX公司智慧工廠建設背景,what(現狀是什麼?存在哪些痛點),Why(為什麼要建設智慧工廠)、How(如何建設,需要哪些措施,投入產出概算)
然後,對拆分後任務按MECE法則進行細化,對於解決what(現狀是什麼?存在哪些痛點)問題,需要將任務拆分到更細,比如現狀調研中,我們可以拆分為:
(1)行業趨勢是什麼?
(2)行業發展思路是什麼?
(3)行業領先實踐有哪些他們怎麼做的?
(4)公司領導層的管理反思是什麼?
最後,對最末級的問題清單,可以用頭腦風暴法想到什麼就記錄什麼,不追求完整體系,比如我們要編寫細到部門的需求調研提綱:結合X部門的業務編寫調研提綱,針對該部門的業務,同行或領先實踐有哪些,在這些方面,該部門都做了哪些工作?有哪些需求?有哪些改進建議等,這樣的筆記,不僅僅是記錄,更是促進你思考問題的過程,也能更好地為問題筆記服務。
二、問題筆記解決問題的能力是老闆或客戶願意付錢的原因,因此,在與客戶溝通、訪談過程中的筆記,需要帶著問題去思考,推薦一個我最常用的方法:麥肯錫筆記思考法,邊做筆記邊思考問題的解決流程,邊做筆記邊為後續的彙報做準備,至於詳細的會議紀要會由專人負責,比如實習生,也可以藉助用訊飛語記等工具。
(1)要做好問題筆記,首先要養成使用框架解決問題的思維
如下面的思維導圖中,我們會發現,真正的問題導向,最關鍵的是要準確地陳述問題,南轅北轍的事情在工作中也很常見。可以利用5W2H來陳述問題,即問題的決策者是誰?影響他們的因素有哪些,問題需要在什麼時候解決,如何評判問題得到有效解決等。
再比如分析問題時,我們要去掉非關鍵問題和非關鍵因素,否則我們的問題筆記無限延伸,去掉非關鍵問題,才能讓我們更加集中資源和精力來解決關鍵性問題。
(2)實時檢試問題筆記的目的,按5個步驟建立問題筆記的故事線。
要養成習慣:問題筆記的關鍵在於整理思路,對思考進行深入挖掘,同時將自己的思考視覺化,使之變得更加清晰,從而對真正的問題找出解決辦法和思路,並隨時記錄在案。
利用黃金圈法則,即問題是什麼(What),為什麼這樣做(Why),如何做(人、時間、步驟)(How)來做問題筆記,以便將散亂的資訊和問題聯絡起來,並且做出結構化的整理,最終形成問題-解決方案-故事解說的金字塔結構。
第一步、明確真正的問題,抓大放小,避免頭髮鬍子一把抓。
第二步、建立問題假設,提高問題的解決效率和解決方法的針對性。

第三步 驗證假設,確認假設或推翻假設。
(1)事前在筆記上做好提問列表,為對第一步“分組整理”的Where(問題所在), Why(原因),How(對策)提問,請注意,所有的提問,都是為了驗證假設是否能解決真正的問題。
(2)帶著假設和筆記本親自前往現場驗證假設。
(3)在現場透過不斷的追問讓提問進一步昇華。
第四步,構建問題-解決方案-故事線的金字塔結構。

第五步,形成問題的解決方案,為彙報做準備。
問題筆記的目的不僅僅只是記錄問題、問題解決思路的形成過程(提出假設、驗證或推倒假設、驗證方案)以及問題的最終解決方案,還要做好彙報準備。
這裡給出一條非常重要的建議:
一個圖表,一條資訊,即不管資料有多少頁,一頁資料中想要表達的內容只能有一個。

覆盤的重要性不言而喻,要不然就成了黑瞎子掰苞米,很多知識技能如果不復盤,不動手實戰,往往就只是“聽說過”、“知道”而已,這也是我的專欄不推薦影片而推薦文章的一個關鍵原因,看影片的時候大腦是不怎麼思考的,而對於文章,需要我們認真地閱讀和思考,在腦海中往往會留下更深的印跡。
2018至2019這兩年,有很長一段時間,我每天都會看一份同事寫的專案諮詢報告,差不多讀了上百份諮詢PPT,要知道,我們做的管理諮詢專案,PPT都是100頁起步的,要看懂並理解、消化、轉化為自己的知識,是需要很長時間的,這時候,每週的覆盤筆記就非常重要了。
1、分組分類。管理諮詢專案的內容邏輯從總體上大致相同的套路,但每個PPT都帶有顧問的風格,比如內容的組織方式、展示方式,甚至PPT風格,每個顧問都有自己熟悉的味道,因此分組分類是覆盤筆記中最重要的內容,同一個知識點,比如諮詢報告的方法步驟(方法論),比如如何在PPT的前幾頁引出結論(結論先行),再比如如何分析領先實踐中的關鍵點和亮點(痛點分析),再比如如何收集調研問卷(很多問卷都大同小異,收集整理後可以成為自己的問題庫)、如何展示客戶的需求,如何表達專案的進度計劃(甘特圖)等。
2、資料清洗。學習是需要有針對性的,有些人喜歡收集各種各樣的資料和知識技能,但很多都束之高閣,電腦成了各種資料的垃圾場,因此在分組分類的基礎上,有必要對所有的資料進行清洗。
什麼是資料清洗呢?就是對資料運用批判性思維,達到去偽求真的過程,一味地拿來主義往往會導致自己成為一個知識的搬運工,搬運了半天自己什麼都沒有留下,清洗時,一方面同一分類的內容很多,需要留下有價值的內容,刪掉那些沒有多少營養的、普適性的資料,不行你可以用Everything試試,你輸入幾個關鍵字,會發現電腦上搜出很多內容雷同的東西,這些內容無法成為你後續的知識庫,只會成為資料垃圾。
3、構知識庫。構建自己的知識庫是我認為最有價值的一件事,你收集到的好文章(比如大神的諮詢報告、今後可以直接套用)、好素材(比如優秀的PPT圖表、模板、配色、表達方式等)、實用技巧(比如訪談溝通技巧、PPT製作技巧等),需要分類整理並做好登記,後續工作中可以直接套用。
一個非常經典的例子,我們團隊的實習顧問能夠在幾周或1、2個月內就能獨立展開調研和編寫報告,最大的關鍵是就是有公司的知識庫KX以及團隊領導分享的各種方法論、諮詢報告等內容,只要多請幾頓飯,我們都很樂意分享給他們,可以毫不誇張地說,知識庫的大小,決定了一個專案的專案週期,如果是型別相同、客戶雷同的專案,比如我們的IT規劃,有些專案,專案才啟動,有些資料就已經準備要交付了。
你知道嗎?埃森哲公司的很多顧問電腦上都會插一個行動硬碟,所有有價值的案例、資料、技巧、模板,都存在這個行動硬碟中,我們稱之為移動的知識庫,這個知識庫,很多時候成了專案中標、快速實施、成功交付、快速落地的關鍵要素之一。
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