線上表格用途廣泛，輕鬆填寫快速收集，脫離紙質辦公跨越地理限制，是我們日常工作和生活的好幫手。問卷調查、報名預約、學生資訊收集、客戶資訊統計、行程計劃共享等都可以使用線上表格表單工具實現多人線上編輯、檔案實時共享。

都說網路是把雙刃劍，資訊資料化的發展給我們帶來了很多便利也產生了一些安全隱患，如何保護被上傳到網路中的資訊變得越來越重要，尤其是涉及隱私、財產的資訊。

線上表單最常用於個人資訊收集，可能會涉及到敏感的個人資訊如家庭住址、身份證號、電話號碼等，如果填寫之後所有人都可以檢視絕對毫無安全性可言的。

還有公司內部的客戶資訊、流水清單等只需要部分員工操作檢視，僅僅是線上的表格很難保障資訊保安。另外部分特殊的表格還需要限制填寫時間以確保之前的資料無法改動。

所以為了更安全地利用線上工具完成工作，線上表格表單工具本身應該從基本的檢視、編輯功能上限制填寫人員的操作，從時間上管理填寫的時效。不過表格和表單本身的差異使得兩者的許可權存在一定的區別。

表單通常只能檢視自己填寫的內容，可以限制填寫截止時間、指定人員填寫、限制是否可修改已填寫資料、新增密碼。

表格則可以檢視完整的資料頁面，所以可以設定指定人員填寫、指定人員檢視、限制使用者檢視其它資料、限制修改資料時間、新增密碼。