什麼是流程最佳化?流程最佳化就是在流程設計以及實施過程中,透過對流程進行改進,來取得一個最好的效果,這就是對現在的工作流程的梳理,完善以及改進的過程,被統稱為流程最佳化。
對於流程的最佳化,不管是對流程整體的最佳化還是說對中間部分的改進,例如減少環節,改變時序等等,都是透過提高工作質量,提高工作效率以降低成本,降低勞動的強度,節約能源消耗,然後保障產品的安全生產以及減少汙染,流程最佳化的基本方法分為五種。
第一、標杆瞄準法
所謂標杆分析法,是醫院實施戰略管理的一種手段和科學方法,可以理解為醫院戰略管理的一個系統化的過程。其中,需根據規則來選定參照系和對比指標的戰略管理過程,也能夠識別本身醫院管理的服務空白與管理潛能。
標杆分析法主要包含兩個方面:一是內部標杆分析法,主要透過研究自身組織內部的運營指標和管理質量,確定自身的運營管理標杆,並透過所需資料和動態管理,識別出內部服務的差異性,並透過管理和定位分析,來加以識別、倡導與樹立。二是外部標杆分析法,主要是透過其他醫院的實踐和運營資料與管理質量,來進行與自身醫院的對比,以界定出自身的服務價值、服務空白、服務潛能,並透過管理的手段,來進行超越。
標杆分析法分類(本圖摘自《德國醫院4.0》)
第二、DMAIC模型
DMAIC示意圖
步驟釋義
1)定義(Define):辨認需改進的醫療或服務流程,確定專案所需的資源;定義階段主要是明確問題、目標和流程;
2)測量(Measure):定義缺陷, 收集此醫療或服務流程的表現作底線,建立改進目標;找出關鍵評量,為流程中的瑕疪,建立衡量基本步驟;
3)分析(Analyze):分析在測量階段所收集的資料,對已評估出來的導致問題產生的原因進行進一步分析,確認它們之間是否存在因果關係;
4)改進(Improve):最佳化解決方案,並確認該方案能夠滿足或超過專案質量改進目標;擬訂幾個可供選擇的改進方案,從中挑選出最理想的改進方案付諸實施;
5)控制(Control):確保過程改進一旦完成能繼續保持下去,而不會返回到先前的狀態。
第三、ESIA分析法
ESIA法原是針對企業服務流程最佳化的一種方法,其設計原則體現在具體流程上,就是盡一切可能減少流程中非增值活動,突出調整流程中的核心增值活動,包括:消除(Eliminate)、簡化(Simply)、整合(Integrate)和自動化(Automate)四個基本步驟。
ESIA模型注重以顧客的價值利益為中心,這一點與醫院以患者為中心的服務宗旨契合,因此分別將ESIA原則中“消除簡化”“整合”“自動化”與門診空間中流程路徑、空間佈局、人工智慧相銜接。透過最佳化門診公共空間內的流程路徑,提高醫院的醫療效率,滿足現代化多位一體的門診流程路徑設計要求,適應智慧化醫療的發展趨勢。
ps:ESIA方法在流程路徑設計中的應用
(一)“消除簡化”就診路徑
“消除簡化”應用在流程設計中的具體做法是:刪除醫院門診服務過程中多餘的環節和步驟,將其餘工作予以精簡。例如:簡化掛號繳費流程,減少排隊現象,避免患者因就診流程複雜而多次移動;透過簡化水平交通組織、刪除多餘選擇節點、在門診大廳以及走廊處形成序列節奏感等最佳化患者就診流程路徑。
某醫院醫療主街
第四、ECRS分析法
ECRS分析法其實是取消ELIMINATE,合併COMBINE,調整順序REARRANGE。簡化SIMPLIFU的一個縮寫形式。
該方法與IF程式分析法相結合應用,關注的重點主要集中於取消不必要的工作流程,提高必要流程的工作效率。例如對於檢驗科的醫療服務,ESIA與IE程式分析法的相結合更加有事半功效的效果。ESIA分析法是指Eliminate(清除)、Simply(簡化)、Integrate(整合)和Automate(自動化)四種技巧。
清除:清除檢驗科醫療服務中不必要的非醫療環節和步驟;簡化:在清除不必要的相關環節後,對於剩下的流程進行簡化;整合:將經過簡化的流程進行相應的整合,使其流程通暢,滿足質量、效率和成本的最佳平衡狀態;自動化:利用資訊化技術對檢驗科LIS系統、儀器裝置等進行改造,減少手工操作,使科室的流程執行和管理能夠更加智慧化、自動化。
第五、SDCA迴圈
SDCA迴圈其實就標準化的維持,就是標準化,執行,檢查以及調整總結的模式,它包括所有改進過有關流程的更新標準化,並且在這個流程最佳化過程中使它能夠平衡執行下去,再進行檢查的過程。而且為了確保準確性。SDCA迴圈的目的就要實現這個流程的標準化以及穩定現有的流程模式,使整個過程能夠滿足使用者的願望以及需求。
SDCA迴圈就是標準化維持,即“標準化、執行、檢查、總結(調整)”模式,包括所有和改進過程相關的流程的更新(標準化),
並使其平衡執行,然後檢查過程,以確保其精確性,最後作出合理分析和調整使得過程能夠滿足願望和要求!
SDCA迴圈—標準化維持的目的,就是標準化和穩定現有的流程。
S是標準(Standard),即企業為提高產品質量編制出的各種質量體系檔案;
D是執行(Do),即執行質量體系檔案;
C是檢查(Check),即質量體系的內容稽核和各種檢查,
A是總結(Action),即透過對質量體系的評審,做出相應處置。
SDCA和PDCA聯用
SDCA一旦和PDCA聯用則會威力無窮。
首先採用PDCA迴圈對問題進行改進,然後採用SDCA方法將改進的成果予以標準化,使問題不會反彈。
當穩定在一個水平上一段時間之後,再次採用PDCA迴圈進行改進,然後繼續採用SDCA來固化。
如此迴圈往復,企業的績效水平就會穩步提高。這就像柳傳志經常說的:“撒一把土,夯實,然後再撒一把土,再夯實。”
對照著來看,撒一把土就是“PDCA”的過程,而夯實就是“SDCA”的過程。