作為管理者，我們絕對無法避免開會，開會這事幾乎是惡名昭彰。曾有人做過研究，發現經理人將超過50%的時間用在了開會上。中層經理人工作中很重要的一部分是提供信息與技術和制定決策，而這兩種職責，都必須面對面開個會才能履行。因此，會議是從事管理工作必需的媒介。今天我們就談一談“一對一的會議”。

一、一對一會議多久開一次？每次開多久？

一對一會議該多久開一次，答案在於這個下屬對工作的熟悉度。下屬對手上這項特定工作到底有多少經驗？如果他處理的是新項目，你應該提高和他開會的頻率（也許一週一次）；反之，如果他對這個項目已經遊刃有餘，你可能一個月和他開一次會就夠了。

一對一會議必須讓下屬覺得時間充足到能提出一些棘手的問題。試想，如果你碰到一個問題想和上司討論，他對這個問題的關心度應該僅次於你，但會議預計只開15分鐘，在這樣的狀況下，下屬大概連提都不想提。一對一會議最少要開1小時，短於1小時的會，將使你的下屬只能提一些容易解決的問題。

二、一對一會議在什麼地方開？

一對一會議和上司與下屬在公司裡偶爾碰個面，或應對特定議題的任務導向會議，是大不相同的情境。這種會議該在你的辦公室還是下屬的辦公室舉行呢，還是你們應該另找一間會議室？我的建議是在他的辦公室，或至少離他比較近的地方。藉著到他的辦公室，你可以順便了解其他情況，例如他做事是不是很有條理？他會不會花很多時間找東西？他在開會時是不是一直有人或電話干擾？他做事切入的方式如何？

三、一對一會議注意事項

一對一會議應該由他負責會議議程以及掌控會議的氣氛。下屬是負責準備一對一會議的最佳人選。除此之外，下屬還應準備一份會議綱要，這很重要，因為這會促使他事先仔細考慮一下要提出來討論的議題；而且有了綱要，上司也可以在一開始就知道要討論哪些事項，以便設定好會議的步調。這份綱要還能讓下屬知道有哪些相關資料必須事先準備好，並在會議中讓上司瞭解。

四、上司在一對一會議中應該扮演什麼樣的角色？

他應該是個協調者，讓下屬能暢言自己的工作狀況或有什麼不順的情形。上司集學生和教練的角色於一身。德魯克曾說過一句話：善用時間的經理人不必告訴下屬他們的問題——但他知道怎麼讓下屬將他們的問題告訴他。這要如何做到呢？秘訣就是：再多問一個問題。當經理人覺得下屬已經講完他想說的話時，應該再多問一個問題，通過發問，讓雙方的思想進行交流，直到彼此都覺得已經“知無不言，言無不盡”。

五、一對一會議對管理的意義

至於一對一會議的槓桿率，可以通過以下例子來解釋。假設你和你的下屬每隔一週開一次會，每次的時間為90分鐘。也許，你花的90分鐘不僅能提升這個下屬接下來兩週——也許超過80個小時的工作品質，還能增進你對他工作的瞭解。毋庸置疑，一對一會議有巨大的槓桿率，而這都是通過上司和下屬間建立起共同的信息基礎，以及相似的處事方式來達成的。