你真的會開會嗎？

不知道你有沒有發現職場裡一個很奇怪的現象。

按理說，開會是統一思想、佈置工作和落實項目的重要方法，但是為什麼很多員工一聽開會就頭大，甚至還沒進入會議室就開始垂頭喪氣，表現出很強的逆反心理呢？

根據美國權威數據，被調研的1000多個企業中，40%的會議決定全部被推翻；30%的會議是無用功；員工50%的時間，浪費在決策等待中。整體結論是，至少80%的企業都不會開會。

會議室成了企業低效的重災區。

當然了，有反面案例，就有正面典型。

有燈塔，不迷路，我們來學學國際電商巨頭亞馬遜。它的開會方式，在歐美就很受追捧。不少世界500強企業，都在借鑑它的開會流程。

亞馬遜創始人傑夫·貝佐斯就公開表示過：“亞馬遜在會議上要求的不斷迭代，是‘我們做過的最聰明的事情’。”

那麼，跟一般的公司相比，亞馬遜開會，究竟有什麼過人之處呢？我今天來把它說清楚。

我們想一想，大多數會議低效的原因是什麼？當然是浪費了很多人的時間。

一個人在發言的時候，其他人在聽，聽者的大腦往往處於“休眠”的狀態。反正我又不用參與其中。

針對這個問題，亞馬遜提出了兩個會議原則。

第一個原則是：有一種會議，能不開就不開。什麼會呢？信息傳達類的會。用互聯網溝通工具，來取代傳達消息的會議，這樣就避免了時間的浪費。

第二個原則是：還有一種會議要迅速開，開得越快效果越好。

什麼會議亞馬遜最堅持要開呢？不是年會，不是周例會，也不是項目覆盤會，而是1對1的面談會。

在亞馬遜，一對一溝通是寫進公司規章裡的，要定期進行的。通常情況下，面談要每週做一次，在上下級之間展開，內容不僅限於業務，也會夾雜一些生活困擾，在相對私密的環境下，兩人所有的相互分享、相互建議都可以進行。

不知道你有沒有這種感覺，很多大會上說不出來的內容，在一對一單獨的交談場景裡，更容易聊出來實質性的信息。這就是一對一面談會的獨特優勢。

除了1對1，亞馬遜到底怎麼開大會呢？

第一件事：準備材料。

你可能想象不到，亞馬遜開會不讓員工使用PPT。會議資料必須要以文章形式呈現。

主講人要用Word文檔撰寫資料，寫完提前打印出來，開會時分發給與會者。

為什麼這樣做呢？

貝索斯發現，當一個人在發言的時候，PPT其實是使其他人處於“休眠”狀態的一個非常重要原因。因為上面呈現的都是關鍵數字和關鍵結果，很難第一時間看懂。最後的結果就是，大家越聽越糊塗。

而如果要求會議材料寫成文章，那麼為了看懂，員工就不得不仔細研究和推敲結論得出的過程。這樣，聽會者就能更輕易地理解發言者的觀點和結論。

不僅如此，亞馬遜對會議材料的頁數也做了嚴格的規定。要麼寫成1頁A4紙，要麼寫成6頁。亞馬遜公司內部，把它稱為“1頁紙”和“6頁紙”。

在做簡單彙報時，比如闡述項目的初步計劃，分析某個小問題、小現象，或者介紹某個新品，都可以用1頁紙來做簡短說明。這個事，華為也有類似做法，叫“一紙禪”，不囉嗦，快速呈現、快速教你做事情，一張紙搞定。

當然，像年度預算、重大事項或者大型項目的策劃，有時候用“1頁紙”確實說不清楚。那遇到這種情況，寫材料時除去附加數據和圖表之外，所有的信息必須被歸納整理在6頁紙之內。

會議材料準備就緒後，下一步我們就進入會議的流程。

亞馬遜的會議流程是從什麼開始呢？

沉默。

會議開始，大家各自默讀自己手邊的會議資料。這些資料通常會議開始時才分發，“1頁紙”的閱讀時間是5分鐘，“6頁紙”是15分鐘。瀏覽資料期間，所有人都要保持會場安靜，不能做任何提問交流。

之所以會有這樣的安排，是因為貝索斯多次發現在聽會時，自己在前兩頁發現一個問題，然後提出了自己的疑問，結果那個問題在後兩頁得到了解決。所有這種“沒有意義的發現和提問”，不僅會打斷別人的發言，還會拖慢會議的整體節奏。

所以，先閱讀理解，再以開會的形式集思廣益、答疑解惑，就能讓會議更高效推進。

最終，我們如何評判一場會議是否成功呢？亞馬遜其實是有一套獨特標準的，就是三個關鍵信息，分別是：任務、責任人還有完成時間。不管什麼會議，只有這三個信息都確定了，那麼這個會議就可以判定是成功的。

如果確定不下來，會議就是失敗的。

而如果哪個會議中沒有這三個信息，那麼這個會壓根就不用開。

以上，就是亞馬遜踐行了二十幾年的開會策略，也是貝索斯非常得意的大招。為此還專門有一本《貝佐斯如何開會》的書做了詳細闡述。總之，對於一個企業來講，當員工不再抱怨公司的會議低效費時，而是給自己帶來了工作推進和個人成長時，這個會議就有了價值。

參考文獻：

[1] 佐藤將之，貝佐斯如何開會[M].萬卷出版公司，2021.

[2] 拉姆·查蘭，貝佐斯的數字帝國[M].機械工業出版社，2020.

[3] 柯林·布里亞、比爾·卡爾，亞馬遜逆向工作法 [M].北京聯合出版公司，2022.