閱讀前請點選“關注”，每天2篇職場文章陪你成長哦。
作者| 水清慢語 編輯|欣欣
前幾天，師妹小雪約我聊天，愁眉苦臉地倒出了自己的苦惱：每次開會都很頭疼，總是開著開著就進行不下去了，特別挫敗。
小雪前段時間剛升職為部門主管，她說每次開會對她來說都是一種煎熬。
有時候大家還會因為一些問題爭執起來，團隊氛圍降至冰點，小雪不得不強制終止會議。
整個會議開下來，疲憊至極，卻一個重要的問題都沒有解決，導致小雪嚴重懷疑自己不適合做管理者。
小雪的經歷我並不陌生，前幾年剛晉升為管理者的時候，我也深有同感。
看看時間，幾個小時過去了，卻什麼成果都沒有，那種挫敗感讓我記憶猶新。
經過了多次無效會議後，我開始反思到底是哪裡出了問題。
後來，我突然意識到一個事情：會議發起人是一場會議的靈魂人物，決定了會議的走向以及是否有效。扭轉開會的僵局，要從發起人自身開始改變。
關於召開一場會議，我做了如下幾點調整：
01 明確會議目的，擬定會議框架以前開會比較隨意，沒有特別清晰的目的，也沒有會議框架，總是想到哪兒說到哪兒。所以，容易跑題在情理之中，團隊成員覺得浪費時間也情有可原。
後來，組織會議前，我開始詳細思考此次會議要達成什麼目標，為了達成這個目標我需要怎麼安排會議流程，怎麼恰到好處地激發團隊成員的積極性。
充分準備後，我會把會議目標和流程以文字的方式給到團隊成員，並提醒大家事先做一些準備。事實證明，有清晰的會議議題和流程以後，團隊成員對於會議的重視程度有明顯提升。
寫文章前先擬定框架，不僅可以保證文章不跑題，還可以讓寫作變得更順暢、更高效。
開會也一樣，發起人事先明確開會的目的，擬定會議框架，可以保證會議不跑題，還可以提高會議效率，避免會議拖延時間。
所以，我會把不同的聲音當作是挑戰我的權威，會把會議中出現的混亂場面看作是一場災難。
團隊協作力量大，當我把會議的主角讓給團隊成員，我發現每個人都更加投入，很多想法都給了我驚喜。
每當這時，我會及時肯定，並適時進行提問，比如：“這個想法聽上去很不錯，可以展開說一下嗎？”、“關於這個提議，其他人有補充建議嗎？”
當我變成一個傾聽者和提問者，團隊成員的積極性被徹底激發出來了。在這個過程中，我不僅聽到了很多很好的想法，還漸漸瞭解了每個人的特點和優點，為最佳化團隊分工奠定了良好基礎，一舉多得。
有人說：“開會就是造勢。”深以為然，當管理者的心態足夠開放，創設一個讓團隊成員可以深度參與的氛圍，整個團隊計程車氣就不一樣了，這樣的團隊才能更好地創造價值。
03 聚焦目標，積極引導思考開會跑題可能很多初級管理者都經歷過，我也不例外。
以前開會時，因為沒有特別強的目標感，所以很多時候不知不覺就被帶跑偏了。意識到跑題以後，看到大家還在熱火朝天地聊，就會覺得很焦慮，不知道怎樣才能拽回主題。
意識到這個問題後，每次開會前，我都會強調一下本次會議的目標，提醒大家所有的思考和發言都圍繞著目標來。
在聚焦目標上，還可以在一開始的時候就明確會議時長，給大家營造一種解決問題的緊迫感。這樣每個人就會有一定的時間意識，提醒自己在有限的時間裡做最重要的事情。
時刻聚焦目標，是提高會議效率的前提。把握會議節奏，避免跑題，是會議發起人需要長期修煉的一種技能。
04 及時記錄，強化團隊共識俗話說：“好記性不如爛筆頭。”
會議上經常有很多新的想法，那些靈光乍現的創意如果沒有被及時記錄下來，就會轉瞬即逝、一文不值。
安排大家輪流做會議記錄是一個非常必要的設定，作為管理者，可以提供一個簡單的模板：本次會議的議題是什麼？大家提出的解決方案有哪些？最終達成的共識是什麼？誰去牽頭負責落實？……
會議結束後，管理者在已有的記錄上查漏補缺，最終形成一份完整的會議記錄傳送給團隊成員，讓大家再次確認一下，沒有疑問就可以按照會議共識去推進。
這一步不可或缺，因為會議創設了一種熱情高漲的氛圍，在這樣的氛圍影響下每個人展現的都是積極向上的一面。
會議後如何延續這種熱情，如何確保後續的執行能跟得上，需要管理者與相關人員再次確認，這樣會議才算是走完了一個閉環，達到了開會的初衷。
結語： 開會不是簡單的上傳下達，更不是形式化的走過場，而是管理者推動團隊充分溝通的好機會。
調動團隊成員的參與積極性，讓每個人的聲音都能被聽到，不僅可以達成團隊行動的共識，還能讓團隊成員產生榮譽感和歸屬感，提升團隊凝聚力和創造力。
明確會議目的，擬定會議框架，可以讓管理者做到心中有數；學會提問，保持開放心態，可以讓管理者聽到多元的聲音；聚焦目標，積極引導思考，可以讓管理者把握會議節奏；及時記錄，強化團隊共識，可以確保後續的執行與跟進……
這4個技巧，相輔相成、缺一不可，助力管理者開一場有效的會議，透過會議激發團隊積極性、推動各項工作的落實，你get到了嗎？
作者簡介：水清慢語，做有意思的事情，寫有溫度的文字，願與你一起尋找生活中的光與暖。