我在商務英文郵件中會使用下面的說法：

開頭、寒暄

I hope/trust you are well.

Hope you have had a good weekend/holiday.

How are you?

How have you been?

We are writing this email regarding/in relation to...

Thank you for your reply/Thank you for contacting xxx Company/Thanks for getting back to me

正文

多用Would，Could，May來提問表示禮貌

對於詢問，一定加Please在句子當中

段落整潔乾淨，有條理，可以用有序列表來闡述

注意單詞應用的準確性

注意語法有沒有錯誤

結尾

Thank you for your patience and cooperation

If you have any question or concerns, do not hesitate to contact me/let me know

I look forward to hearing from you

落款致敬

Best regards

Sincerely

Cheers

Thank you

Kind regards

我的經驗就是多找一些範文來看，或者模仿別人的英文郵件的句子。郵件表述清楚，簡短，訴求清楚，解釋有內容就可以了。

怎樣能快速寫出地道的英文郵件呢？最簡單的方法就是先記住一些常用的句型和表達方式，多在自己的郵件裡應用。郵件務必講究簡潔精煉，內容無需贅述，多記住幾個實用句型，一封格式正確，表達得體的郵件就搞定了。

這裡給大家整理出了

【1.1開頭稱謂】

寫郵件第一步，首先要搞清楚對方的稱謂，怎麼稱呼收件人。

如果收件人確定，是自己認識的人，一般用Dear+收件人姓名即可。

在不知道是誰負責郵件涉及的事項時，可以用：

To whom it may concern（敬啟者）

Dear Sir / Madam，

Dear Professor xx（using last name）親愛的xxx教授

或者Hi there，Hi all,

【1.2 寒暄和問候】

開頭第一句一般是簡單的問候，與對方寒暄一下，即salutation.

初次聯絡：

Nice to meet you! / Nice to have you.

如果以前聯絡過，有段時間沒有聯絡，可以用：

I hope you are doing well.

I hope you’re having a wonderful day. / I hope you’re having a great week.

It"s great to hear from you.

還有一種很常見的問候方式是表達感謝，如果你們已經聯絡過，可以對對方之前的付出表示感謝，或者單純感謝對方抽出時間閱讀你的郵件。例如：

Thanks for contacting us! /Thank you for reaching out to us!

Thank you very much for the good news, we are happy!

Thanks for the quick response/reply.

Thanks for letting us know.

致歉（如果沒有及時回覆對方，可以先表達一下歉意）：

Sorry for the slight delay in getting back to you.

We apologize for the delay and hope that it doesn"t inconvenience you too much. (我們為耽擱回信道歉，希望沒有給您帶來太多不便)

【1.3開篇介紹自己、表明意圖，提出問題或請求】

如果是直接給對方寫信，一般在簡單問候之後就直接點明來意。

例如：

I am writing to confirm /enquire/inform you... （我寫信時要確認/詢問/通知你）

可以加入感情色彩，例如“I am delighted/pleased/sorry to inform you that...”

I am writing to follow up on our earlier decision on the xxx. （我寫信來追蹤我們之前對於xxx的決定）

With reference to our telephone conversation today... （關於我們今天在電話中的談話）

As indicated in my previous e-mail... /As I mentioned earlier about... (如我在之前郵件中所提到的…/如我先前所說…)

需要對方提供幫助的時候，可以直截了當地向對方提出請求。多用would和if句，多用過去時態，語氣會顯得更為禮貌。

例如：

It would be nice if you could provide a bit more information on xxx. (您如果能提供一些xxx方面的資訊，我將感激不盡)

I would appreciate it very much if you would send me your reply by next Monday. (如果能在下週一前收到您的答覆，我將非常感激)

We seek your assistance to cascade this message to xxx. (希望您能將此資訊傳達給xxx)

如果是給對方的回覆，可以用這些句子開頭：

I have just this moment received your letter and I am writing at once because…（我此時收到你的來信，便立即寫信，因為……）

Your letter of … was duly received（你的……來信已收到）

Your letter came to（reached）me thismorning…（今早收到你的來信）

有些時候只需要非常簡短、快速的回覆對方：

Ok great, please keep me posted. (很好，請隨時與我保持聯絡)

如果暫時無法回覆對方，可以用“get back”：

I will get back to you tomorrow. (我明天再回復你)

當然，你也可以表達不滿，比如給客服或服務商寫信反映問題，例如：

I am writing to complain about the quality of a product I bought from your website. /the poor service we received from your company.

【1.4附件】

有附件時記得要在正文裡說明，最簡單的表達“Please find attached…（+附件內容）”，例如：

Please find attached my resume. (我的簡歷請見附件)

I attached the report/document/ and let me know what you think.

I attached the image/invoice you request.

【1.5結束語】就結尾來講，一般都是表達對回信的期待或者是對於整篇郵件的總結。

If you have any further questions, please feel free to contact me. /If you have any questions or concerns, don"t hesitate to let me know. ( 如果你有任何問題，請不要客氣與我聯絡）

Please feel free to call me at any time, I will continually provide full support. (請隨時跟我聯絡，我會持續地提供全程支援）

Please let me know if this is suitable. ( 請讓我知道這是否恰當）

Looking forward to seeing you soon. ( 期待很快能見到你）

Than kyou, and I look forward to hearing from you. (較為正式的表達)

如果是溝通交流工作的商務郵件，很可能需要對方對自己的工作提出指正和建議，可以說：

Look forward to your feedbacks and suggestions soon. (期待您的反饋和建議)

Feel free to give your comment. (請隨意提出您的建議)

Any comments will be much appreciated. (對於您提出的任何建議，我將深表感謝)

在結束郵件之前，也可以再次感謝收信人並加上些禮貌語結尾。郵件開頭的感謝一般是對對方過去的付出表達感謝，而郵件結尾處則是對將來可能的幫助表示感謝。事先表示感謝，能讓對方在行動時更主動，更樂意。

你可以用"Thank you for your patience and cooperation. / Thank you for your consideration. / Thank you for your attention to this matter.”

這些句子，對對方將來可能給到的幫助表示感謝。

如果郵件裡提到可能對對方造成負面影響的內容，可以說”Thank you for your

understanding.”

如果你開頭已經感謝過了，結尾可以著重再次感謝對方的付出：

【1.6 落款】

最後，加上恰當的落款和署名，就可以點發送了。

最常見的落款就是“Sincerely/Sincerely Yours/YoursSincerely”，這是標準的信件結束語，商務、休閒、正式通訊都可使用，如果你不確定如何落款，那就用“Sincerely”。

不那麼正式的時候可以用：Kind regards, /Best regards ；Best, / All Best, / All the Best

Cheers,/Love, /Best wishes, /Take care, 一般用於朋友熟人之間，語氣隨意的時候。

當你的郵件是想提供幫助和支援時，也可以用：Hope this helps