01 人事檔案是什麼

官方的說，人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關係緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。

02 人事檔案的組成部分

一般來說，人事檔案由以下十大類的內容組成：

第一類：履歷材料 就是各種跟個人履歷相關的履歷表、簡歷表，也包括修改姓名相關材料。

第二類：自傳材料 就是自己寫的報告個人經歷、家庭情況、社會關係有關事項的材料，一般入黨的時候會寫個自傳。

第三類：考察、考核、鑑定材料 一般是你所在的組織（從學校到工作單位）在各個階段形成的對你考察、考核材料，最常見的就是年度考核登記表。

第四類：學歷學位、專業技術職務（職稱）、科研學術水平的、教育培訓材料 這個包括你從初高中開始到大學期間各種登記表、成績單、學歷學位授予材料，職稱評審材料、培訓經歷材料，其實就是跟學歷資歷相關，比較好理解。

第五類：政審材料 一般就是入黨、升學、考公務員等過程中政審流程形成的材料，也包含更改自己的一些民族、籍貫之類的基本資訊的材料（注意更改姓名材料是第一類），可以理解為組織對你的過去的審查認定相關材料。

第六類：黨、團組織建設工作中形成的材料 不多說，就是入黨入團的那些材料。

第七類：表彰獎勵材料 也不說啥，就是各種獎勵申報表、表彰檔案、證書之類。

第八類：涉法違紀材料 行政的、黨內的各種處分處罰材料，也沒啥好說的。

第九類：工資、任免、退（離）休、待遇等材料 這個也好理解，從勞動合同到升職加薪到退休的都在這，公務人員出國（境）也在哈。

第十類：其他可供參考的材料 體檢、工傷、報到證、人事爭議仲裁、幹部人事檔案報送稽核相關的等等材料

03 人事檔案的形成過程

人事檔案形成過程，作為個人基本上是不知道的，都是你所在的組織再幫你收集歸檔材料。比如你上學的時候自己填的很多材料都是學校要放入你的檔案的，有的老師會友情提醒你一下，讓你好好填，要歸檔的。大學畢業後，如果進入一個自己管人事檔案對的單位（公務員、事業單位和大型國企），你的單位也會做跟學校一樣的事情；如果你進入一個不管人事檔案的單位，分兩種，一種是單位託管在人才中心，一種是你自己託管在人才中心，前者也會有一些簡單材料形成歸檔，後者基本上就停滯在你大學畢業的狀態了。以上的形成過程決定了完整程度，所以你的單位管不管人事檔案對你來說還是有一定重要性的。

04 人事檔案的流轉

在大學畢業前，每個人的檔案都是學校之間直接轉遞的，所以個人基本上不會有人遇到這個問題，但是畢業了參加工作時會遇到，即畢業後檔案去向及保管問題。

畢業後的檔案去向及保管，這個問題比較常見，單獨說兩句。大學畢業後，如果進入一個自己管人事檔案對的單位（公務員、事業單位和大型國企），那你的單位會開具一個調檔函給學校或者就業的 三方協議上就寫明調取你的檔案，這樣你的檔案就透過學校直接進入你的單位了，日後由你的單位保管；如果你進入一個不管人事檔案的單位，你首先要跟單位確認，單位時候有在人才中心辦理託管，如果辦理了，你就儘量讓單位透過人才中心開具調檔函從學校調到該人才中心並將你的檔案掛在該單位名下，如前文提及，這樣日後你的檔案完整度會相對高一點，若沒辦理託管，你就需要自己去聯絡自己工作所在地或者戶籍所在地 的人才中心，讓他們開具調檔函，從你的學校把檔案調過去，由他們保管。

強調兩點，一是所有的檔案流轉過程都是透過單位與單位之間的機要通道，個人不能自己拿著檔案到處跑（雖然現實很多自己拿著的，但是儘量不要這樣，這是違規操作）。二是不論何種保管方式，你個人都是不需要支付一分錢費用的，國家有規定，別被騙！

05 人事檔案的利用

在第一條裡說過，人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關係緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。所以它最大的用途就是來證明你各方面的資訊的真實性。舉個例子，如果你的畢業證或者什麼職稱的證書丟了，你需要向別人證明你的學歷和職稱的時候，檔案就是最有力的證據。

需要用到人事檔案裡的相關資訊的時候，找到你檔案的保管單位，按照單位的查借閱制度辦理相關手續即可。值得注意的是，任何人不能直接查借閱自己的檔案，只能透過相關管理人員為你提供你需要的部分證明材料。

06 人事檔案的補檔

這個問題大多出現在換工作的時候，到一個新的單位（具有檔案管理許可權的），他們在稽核你的檔案時發現缺材料，常見的就是缺勞動合同、離職證明之類的，這個時候就需要你去聯絡原來的單位把缺的材料補起來，也就是補檔。一般來說，按照單位要求，缺什麼補什麼，補不了的建議跟單位友好協商，看有沒有其他材料可以輔佐證明，或者不要這些材料會有什麼影響綜合考慮決策。

人事檔案包含如下幾個階段的材料：

1.高中學籍檔案

2.高考材料

3.大學學籍檔案

4.研究生學籍檔案

5.畢業後單位材料

你是什麼學歷就對應幾個階段的學籍材料，前面四個階段叫學籍檔案，加入第五項以後才叫人事檔案。但是這個人事檔案又有講究，如果你是統招學歷，有就業報到證，在有人事權的單位轉正定級後就變成了人事檔案，非統招學歷畢業生在有人事權的單位吸收錄用幹部以後的檔案，也叫人事檔案。

注意：招工進國有企事業單位的工人檔案，一般叫職工檔案，非統招學歷，沒有報到證的畢業生進入企事業單位的檔案，一般也叫職工檔案。

檔案裝訂方面：人事檔案必須裝訂成冊，分十個類別，必須有檔案目錄，用分類紙進行分類，學籍檔案一般是散裝材料，無需裝訂。

人事檔案是非常重要的東西，一定要儲存好。如何將學籍檔案轉為人事檔案，建議可以這樣來做：

1.把你現有的學籍相關材料拿到人才交流中心進行檔案託管。包括自己的學校報名登記表、畢業登記表、畢業證影印件、學籍成績單、獎勵材料等。

2.如果單位人事部門可以接收檔案並幫保管最好了。一般沒有正式單位的人事檔案由人才交流中心保管，事業編制人員檔案由人社局檔案室保管，參公或公務員編制人員由組織部檔案室管理。

3.如果你評職稱，要查詢人事檔案資訊需要黨員兩名並出具主要領導簽字的查檔函到檔案存放地進行查檔，檔案室工作人員會將你要的東西影印或或開具相關證明。

總之，個人的人事檔案材料很重要，會伴隨你一生，一定要高度重視，將每一份資訊認真填寫，重要材料要及時按相關程式存放到檔案袋裡。