華為費用報銷的流程

在華為，員工如果要報銷費用，可能既見不著會計人員，也見不著出納。為什麼呢？因為華為實現了費用報銷IT流程化處理。十年前，智慧手機尚未普及，華為就已在網際網路上開發了SSE費用報銷系統。能上網的地方華為員工就能登入SSE系統填寫費用報銷單，填寫完畢後費用報銷單系統會自動提交領導審批。

以員工報銷差旅費為例，首先上網填報費用報銷資訊，資訊流轉到主管處；主管需確認差旅事項的真實性及費用的合理性；主管確認後，再由上級權籤人審批。同時，報銷人員需將費用報銷單打印出來，附上相應發票，提交給部門秘書。華為每個部門都配備有秘書，秘書會集中將部門的費用報銷單快遞至財務共享中心。財務共享中心簽收後，出納會集中打款，這時，整個報銷流程結束，剩下的就是會計做賬了。

在員工費用的過程中，華為財務對幾個環節進行了最佳化。

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審批環節，由電子審批代替人工審批。以前報銷員必須找到領導面對面簽字，現在，電子流審批即可。

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單據流轉環節，實現集中快遞處理。以前是報銷人員挨個拿著單據送到財務部，現在只需快遞寄送到財務共享中心。

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付款環節，系統批次處理代替了逐筆打款。以前要由出納一筆一筆給報銷人員打款，現在系統能歸集員工姓名、身份證號、銀行賬號等資訊，與網銀對接後可批次轉賬，大幅減少出納的工作量。

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賬務處理環節，由系統自動化處理代替手工錄入。以前每報銷一筆費用，會計就要做一筆分錄，這樣不僅效率低下，而且容易出錯。現在，透過SSE費用報銷系統與財務軟體對接可直接生成會計憑證。

華為費用報銷的流程：

在華為員工報銷費用，可能既見不著會計人員，也見不著出納。華為實現了費用報銷IT流程化處理。

十年前，智慧手機尚未普及，華為就已在網際網路上開發了SSE費用報銷系統。能上網的地方華為員工就能登入SSE系統填寫費用報銷單，填寫完畢後費用報銷單系統會自動提交領導審批。

以員工報銷差旅費為例：

首先上網填報費用報銷資訊，資訊流轉到主管處；

主管需確認差旅事項的真實性及費用的合理性；

主管確認後，再由上級權籤人審批。

同時，報銷人員需將費用報銷單打印出來，附上相應發票，提交給部門秘書。

華為每個部門都配備有秘書，秘書會集中將部門的費用報銷單快遞至財務共享中心。

財務共享中心簽收後，出納會集中打款，這時，整個報銷流程結束，剩下的就是會計做賬了。

在員工費用的過程中，華為財務對幾個環節進行了最佳化。

審批環節，由電子審批代替人工審批。以前報銷員必須找到領導面對面簽字，現在，電子流審批即可。

單據流轉環節，實現集中快遞處理。以前是報銷人員挨個拿著單據送到財務部，現在只需快遞寄至財務共享中心。

付款環節，系統批次處理代替了逐筆打款。以前要由出納一筆一筆給報銷人員打款，現在系統能歸集員工姓名、身份證號、銀行賬號等資訊，與網銀對接後可批次轉賬，大幅減少出納的工作量。

賬務處理環節，由系統自動化處理代替手工錄入。以前每報銷一筆費用，會計就要做一筆分錄，這樣不僅效率低下，而且容易出錯。現在，透過SSE費用報銷系統與財務軟體對接可直接生成會計憑證。

華為的財務總監孟晚舟女士在2017年新年致辭《卻顧所來徑，蒼蒼橫翠微》中提到，在會計核算領域，我們積極嘗試自動化、智慧化，將標準業務場景的會計核算工作交給機器完成。

目前，年平均約120萬單的員工費用報銷，員工在自助報銷的同時，機器根據既定規則直接生成會計憑證。

首先，由主管領導對下屬費用報銷的真實性和合理性把關。

華為的會計人員一般不對費用發票做實質性稽核，不稽核有幾個原因：

第一，費用的真實性應由報銷人員的主管領導把關，因為他們才真正知情；

第二，費用稽核工作量很大，成本效益上不划算。

譬如，公司全年120萬筆費用報銷，每一單稽核需要3分鐘的話，總計耗時需360萬分鍾。這360萬分鐘的費用稽核需要多少人工去完成呢？

有人擔心，有人虛假報銷怎麼辦呢？除了前端主管領導的把關，華為在後端透過審計抽查對此予以監督。審計抽查是一種事後監控模式，如果抽查發現有問題，弄虛作假者會受到較重的處罰。

其次，限定領導電子審批的時間。

為了保證費用報銷審批的及時性，華為規定了電子審批的時限。自電子流流轉到審批人之日起超過一定時間沒有審批的，系統將自動跳轉到下個環節，預設本環節審批人已經同意。

當然，預設審批通過出了問題的，仍需由該審批人承擔。另外，公司會定期提取審批時效記錄予以通報，超時審批會給予批評。

第三，限定員工費用報銷的時限。

華為員工費用報銷原則上要在費用發生後三個月內進行。如超過三個月，但未超過六個月，需說明未及時報銷的原因申請特批。超過六個月的，不能報銷。

第四，丟失發票只報銷費用的50%。

如果員工不小心將發票弄丟了，只要能證明費用真實發生了，也可報銷。但報銷時需要寫詳細的情況說明。審批通過後可報銷費用的一半。

為什麼只報銷一半呢？一方面，發票丟失了，所報銷的費用不能在所得稅前扣除，這意味著公司要承擔25%的所得稅損失，這部分損失是員工造成的，理應由員工負擔。另外的25%帶有處罰性質，可視作對個人粗心大意弄丟發票的懲處。

華為給每個員工都建立了費用報銷誠信檔案，每個員工都有誠信分值。這個分值會決定個人費用報銷被審計抽查的機率。

員工剛入職時初始分為80分，B等。以後每報銷一筆費用，沒有出現差錯的話，就可以加1分，最高可累加到120分。

誠信分數為80-90分，內審的抽查比例是20%；

90分以上，抽查比例是10%；100分以上，抽查比例是5%。

分數在80分以下，所有的費用報銷都需要檢查。

另外，分數低於70的，每筆費用報銷財務都要事先稽核，這將導致費用報銷時限拉長，對報銷人不利。

華為審計對費用報銷的抽查非常較真，即便對任正非本人也不例外。

華為的差旅費報銷制度規定，只有病員出差才允許有人陪同，領匯出差時陪同人員的機票不能在公司報銷，需由領導個人負擔。

內部審計對董事會成員進行廉潔審計。某次審計時抽查發現任總有次出差報銷了洗衣費，華為的差旅費報銷制度不允許報銷洗衣費，這屬於不當報銷。

審計將此寫到了審計報告中，任總為此做了自我批評，並將不當報銷金額退還給了公司。

前面提到，華為員工的費用報銷一般情況下會計不會一一稽核，主要由主管領導把關。

如果主管領導把關不嚴怎麼辦？

華為某位領導對下屬的費用報銷未能認真履責，導致很多不當費用報銷，審計抽查時發現了這一情況。華為是怎麼處理呢？

第一，要求這位領導承擔連帶賠償責任，如不當報銷費用的員工已離職，由審批人賠付不當報銷金額。

第二，停止這位領導費用報銷權籤權力三年。

如果這位領導本人希望恢復該項權力，需做兩件事。這兩件事做完後，才能恢復他的費用報銷權籤權力。

首先，自費請兩名註冊會計師對他過去三年所審批的費用報銷單做一番審計；

審計如發現還有不當報銷，也像前面那樣承擔連帶賠償責任。

這個問題當然是我來回答咯，作為華為的老員工，而且經常出差，老是報銷，還是瞭解大概的情況的，雖然比不上老闆，但是比外行還是精通一些的吧。

2004年5月8日，基於web的隨時隨地的費用報銷——SSE(self serviceexpense)系統，正式上線了。

華為公司因業務特點，擁有遍佈全球的客戶群與員工隊伍，員工的費用管理與報銷對於財務部門來說是一項非常複雜的工作。基於此，公司採用SSE對員工費用進行管理，在節約了人力、物力的同時也收到了良好的管理與控制效果。他們做的好的地方，也需要我們學習借鑑，所以我們先把這些知識放在這裡分享一下。

全球統一的會計核算和審計監控是長江的兩道堤壩，只有這兩道堤壩足夠堅固，財經管理職能才能從容有效的開展。這是任正非對華為公司會計核算、財務管理與審計監控三者關係的描述，準確而形象。

在華為的組織架構中，財經體系是一個獨立的部門，集中管理公司所有財務人員。華為的整個財務職能大體被分為三塊：會計核算（賬務）、財經管理和審計監控（內審），只有同時保障賬務和內審的財務資料是足夠準確的，財經管理的決策才值得信任。

華為公司因業務特點，擁有遍佈全球的客戶群與員工隊伍，員工的費用管理與報銷對於財務部門來說是一項非常複雜的工作。基於此，公司採用SSE對員工費用進行管理，在節約了人力、物力的同時也收到了良好的管理與控制效果。

SSE不僅是華為公司員工進行費用申報應遵經的流程，也是公司以全員、全要素、全過程的風險控制為主要內容的風險管理體系的重要組成部分。作為SSE流程實施的制度保障，信用評級制度起到了關鍵性作用。華為為公司的每位員工在SSE中建立信用檔案，賦予初始信用等級，並在這個基礎上，依據員工報銷費用記錄中是否違規及違規的頻率，適當降低或增加員工的信用分數。公司每個一級部門成立稽核部，由熟悉流程的員工組成，一方面查錯防弊，另一方面保證財務報告資料的真實性。設定技術與管理兩類職位評定機制，同時將員工的信用評級作為晉升及任免的主要參考標準。財務部門與公司的稽核小組承擔著對整個公司費用流程的監督責任。

據介紹，我之前的一個華為同事創業也做了一個類似SSE的報銷系統，報銷吧借鑑了華為的SSE，要做一個開放式的費用報銷系統，讓報銷更簡單、方便，華為的SSE是一個封閉式的只在華為內部使用的系統，報銷吧想要做的就是把SSE系統開放出來，讓更多企業可以使用華為在費用管理上的經驗。華為公司採用自助費用申報系統（SSE）進行費用管理的做法就是一種有益的嘗試，在提高財務部門及其他相關部門工作效率的同時，維護了公司財產的安全，保證了財務報告的真實性，取得了良好的效果。而報銷吧希望帶領更多企業進行費用管理的改革和創新，透過運用成熟的華為SSE經驗，對公司費用進行管理，加強公司財務資訊的可靠性，也可以提高財務人員的工作效率。

報銷吧公司創始人付天學是華為線索到回款LTC銷售流程變革專案總監以及全球銷售管理PMO總監 出身，作為一位經常出差於全球各地，和華為SSE有著密不可分的關係。當付天學選擇創業時，首先想到的是做一款類似SSE的系統，去解決其他公司也遇到的差旅報銷的問題。透過基於授信的企業月結、員工消費的模式，員工不再需要請款、審批、貼票、報銷等繁瑣流程，報銷吧只在月底為企業開具大額髮票即可。此外，後臺的智慧資料分析系統可以提供成本分析和資料統計等報告，最佳化企業預算和費用管理。