所有的稽核員都接受過稽核策劃、實施和報告的基本培訓。可能遺憾的是，許多稽核員只接受過基本培訓。在此，筆者借樓主問題分享下稽核員的幾點規則，或者說，也可以將其視為優秀稽核員指南。

一，讓受稽核方感覺自己就是稽核組的成員

要避免這樣的開場白，“不要擔心，我們不是來這裡稽核你們，而是稽核你們的體系的。”

而應該說：“我們要對××過程進行一次評估，爭取識別過程的不足之處或者改進的機會。為此，我們需要你們的幫助。希望你們帶我們走一遍整個過程，並解釋它是如何執行的。我們可能需要你們回答一些問題或出示一些相關的記錄。如果有什麼不足之處或者你們認為會有讓過程變得更好的改進措施，我們也願意聽聽。如果你有什麼問題，請隨時提出來。可以嗎？”

這樣的開場白聽起來更真誠，真正反映出受稽核方的角色，還讓受稽核方成為稽核組的成員，事實上也應該如此。

這條規則的運用，應該讓受稽核方不但願意接受稽核，而且還樂意積極協助稽核。

二，漏斗法面談策略

稽核員在與受稽核方面談中，可以問三大類問題：開放式、封閉式和澄清性的問題。

評估開始時，先問一些泛泛的開放式問題，稽核員從開放式問題中得到的資訊比封閉式問題多得多，然後採用澄清性的問題來彌補遺漏。封閉式問題需要回答是或否，或者明確對或錯。所以受稽核方在回答封閉式問題時面臨的“折戟沉沙”的機會更大。

透過運用這種方式，開放式、封閉式和澄清性的問題，就構成了我們所謂的漏斗法面談策略。採用漏斗法能夠提高稽核效率，在最短的時間內獲得最多的資訊，而且也讓受稽核方感到更安全，在與稽核員面談過程中逐漸放鬆，積極配合。

三，做一個積極的傾聽者

積極傾聽的重要性不能過分誇大。人們常常提到的一條經驗是，稽核員在稽核過程中應該只花10%的時間來說話，而用90％的時間去傾聽。

根據相關研究獲得的令人擔憂的統計資料顯示，所有談話交流中有近70%都被誤解了。雖然在這些錯誤的溝通中，大部分對日常交往不會產生重大的影響，但是稽核中的錯誤傳達就會對受稽核方和稽核員雙方的信譽造成破壞性的影響。簡而言之，稽核員必須做一名積極的傾聽者。

四，永遠不要讓受稽核方挑選樣本

許多稽核員會讓採購經理列舉提供不合格產品的供應商的例子。這樣一來，受稽核方就可以自己選擇抽樣，而這樣就永遠發現不了問題。

五，永遠要透過現有的美元價值來識別稽核發現的真正作用

優秀稽核員與普通稽核員的不同之處在於，前者能夠將稽核發現與真正的結果聯絡起來。他們能夠將稽核發現從技術違規轉變為影響組織的問題，他們能夠引起管理層的注意，並獲得管理層的支援。稽核員應該總是努力確定不足之處是否對組織產生影響，如果是，其程度如何。

六，永遠要與受稽核方確認你的稽核發現

在離開之前，稽核員永遠應該將稽核發現告知受稽核方。這一點在你認為發現了不符合時尤其重要。

告知稽核發現，可以避免因溝通不暢導致的無效發現。在結束稽核之前或者在發現問題時，要當場與受稽核方溝通，這樣做可以讓受稽核方有機會糾正可能導致發現無效的任何誤解，也保護了你作為稽核員的利益。

七，不要捨本逐末

不要記錄沒有用的內容。什麼是沒有用的內容？這裡說的沒有用的內容是指行政性質的，對管理體系的績效沒有任何實際影響的稽核發現。這樣的例子包括明顯的筆誤、在沒有要求或不必要的情況下在空白處沒有標記“不適用”，以及明顯可以輕易糾正的行政監督的疏漏。因為這些細枝末節有時違反了相關要求，稽核員如何避免將其寫入報告呢？簡單的回答就是，不要捨本逐末。

關注重要的要求、問題和績效，不要專注於或者有意去尋找意義不大的小問題。

八，在報告中提供充分的背景資訊

稽核員必須始終牢記他們在為誰寫不符合報告。既不是為稽核專案經理，也不是為其他稽核員，而是為了受稽核方的管理者或被稽核過程的負責人，為了要採取糾正措施的受稽核方的管理者或過程負責人。

管理者或過程負責人在稽核員發現問題的時候可能不在場，這就意味著稽核報告必須要清晰，並且能夠直接追溯到違反的要求。對問題的描述不能留下疑點，必須指出有什麼問題以及為什麼認為是違反了要求。

九，具體指出優勢所在

稽核員難道不應該在受稽核方的出色表現方面給予肯定嗎？答案是肯定的。稽核員應該指出並肯定受稽核方的出色表現，尤其是當這種出色的表現代表著真正的最佳實踐時。但是，這樣做的規則是一定要有針對性。在給予表揚時，關鍵在於指出值得表揚的具體做法。

稽核員很少有足夠的時間全面深入地評估整個體系或過程，也無法能夠肯定地說整個稽核物件確實很好。

相反，要具體指出你所發現的出色方面。這種出色的表現可能是電子檔案化的控制到位，或向檔案使用者告知檔案變更時所採用的方法。總之，不要泛泛而談。

十，稽核員的就餐問題

除了稽核員需要解決吃飯問題外，還有其他一些問題也與午餐有關，需要妥善解決，尤其是在進行場外稽核的時候。這些問題中，最重要的問題是外出吃午餐還是叫外賣餐。當然，對於內部稽核而言，這個問題就沒有意義了，稽核員可以自行決定。

不清楚您具體是做什麼稽核工作的，但優秀的稽核員一定具有以下幾點特質：

1、首先是對稽核標準的熟悉和把控。

什麼樣的能稽核透過，什麼樣的不能稽核透過，稽核的標準是根據什麼，一定要弄到心中有數；

2、然後是細心和謹慎。

稽核其實是一個不太允許犯錯的崗位。你稽核沒有失誤是工作職責使然，但是隻要出現稽核失誤，那就是重大問題，之前所付出的辛苦不會有人體諒。所以工作中一定是細心再細心，謹慎再謹慎。

3、還有抗壓能力。

既然是人工稽核，總會有紕漏，所以出現失誤的時候，吸取教訓不再犯錯就可以，心理壓力不要過大，否則過猶不及，越害怕犯錯，越犯錯，最後可能就從心裡認為自己不適合做稽核工作。

4、最後，也是很容易忽略的一點，就是對工作的熱情。

稽核大多都是重複和枯燥的工作，再有意思和新奇的東西，接觸久了，都會有倦怠期，怎麼克服，就要來自於對工作的熱情。稽核其實往深了說需要你知道的東西很多，知識面越廣越好，所以工作中一定要積極學習，提高自己的職業技能。