可以嘗試思維導圖啊，這玩意可以準確的表達你要說明的意思。

給你舉個栗子；

把你的作業系統的功能做個思維導圖突出下面幾點

一級分類(應該說清楚這個軟體)

1.有啥功能

2.功能框架

二級細化分類(說這個軟體咋用)

1.功能名稱

2.功能作用

3.功能備註

當然也可以用其他圖形的方式表達出來，圖形表達的意思比文字清楚，直接，框架清晰。

我用的是xmind。可以參考一下

這個問題你不應該來問我們，而應該去問領導。

當然，直接問肯定不行，而是旁敲側擊，透過各種線索去分析。

例如領導的文化水平，平時喜歡閱讀的是長文章還是自媒體式的短文；

他偏好線性的思維方式還是發散性的思維方式；

他喜歡純文字的解說還是圖文並茂式的解說。

這份說明書既然是給領導來看，就一定要去迎合領導的偏好。

讓他讀著怎麼簡單明瞭怎麼來，而不是讓你發揮文采和創作才能。

孫子說：知己知彼，百戰不殆。

先了解領導的偏好，再明確自己的寫作方式，這樣寫出來的說明書才能皆大歡喜。

先了解領導的知識水平。如果是一個軟體"白痴"，那就給他一個demo。讓領導自己操作demo，不懂的問你。軟體系統說明可以放一邊。

如果領導半桶水，那就多畫流程圖，思維導圖，UI介面。

如果領導是同行，那該專業就怎麼專業。不用想那麼多。

重點是如果領導是軟體”白痴“，那你不能真當他白痴，畢竟不懂的小白很多，你就當他為你的一個使用者。怎麼讓使用者熟悉你的軟體系統？---給他一份使用者手冊？不是的。你應該直接讓他操作軟體。才加以解析。