隨著發票越來越無紙化，電子發票確實是越來越多。一方面報銷方便，另一方面發票也特別好取得和打印出來。

那麼，如何解決電子發票重複入賬的問題呢？這裡主要有三種辦法。

（1）發票查驗截圖，要求報銷時必須附上發票查驗截圖。

在實際中，我們通常會對報銷的發票真偽進行查驗，必須要保證是真票報銷。所以，一般會對發票進行查驗。

而電子發票的查驗，每次查驗時，都會顯示是第幾次查驗。一般查驗1-2次都是正常情況，可以接受的。但當查驗的發票截圖上出現第5次以上查驗時，需引起關注，是否是重複報銷了。

（2）給予發票的限定的報銷期間，比如1個月內必須報銷。

一般發票開出後，才能報銷。那麼，一般可以限定當月開具的發票，在下月必須報銷完畢。年底特殊情況可延長1個月。那3月開具的電子發票，就可以要求必須在4月報銷了。

那如果重複報銷，一般是要跨期或間隔一段時間，這樣才不那麼容易被發現。但我們要是限制了時間，1個月同時重複報銷發票，肯定很容易被發現。從而有效減少了電子發票重複報銷的問題。

（3）製作電子發票臺賬

這個方法應該是比較行之有效的方法。雖然工作量大一點，但確實是簡單有效的辦法。

財務人員可以在每次報銷時，做一個電子發票登記表，登記表上主要記錄發票號和發票編碼。然後透過excel表格公式，設定條件格式-重複值-突出顯示。

那麼，當重複報銷時，登記時就會出現不同顏色標識。財務人員就能一眼看出了。這樣就能解決電子發票的重複報銷問題了。

另外，我們也可以對利用電子發票重複報銷的人員，制定一定的獎懲措施。當有人重複報銷時，可給予懲罰，避免下次再犯。

報銷系統裡要對發票號進行重複校驗，這個好控制的，員工報銷的時候，要錄入電子發票號，如果系統判斷有重複，直接拒絕。

目前還沒有辦法，我個人覺得，可以設定列印模式，第一次大約就是有水印一，二次列印就是二，以此類推，這樣可能會好一點！

小公司就利用好OCR和電子表格，即可相對高效查重，大公司往往財務系統即可支援。

另外，對發現重複報銷的需要翻倍處罰，並行政處分。這是職業道德問題，不能輕易放過。

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很好解決嘛。

電子發票都有個東西叫做： 校 驗 碼。

是一個唯一的數字串。

這樣一來，可以建個excel表。把每次收到的電子發票進行儲存。

收到新的電子發票時，可以在表裡面搜尋這個校驗碼是否已存在。不存在則儲存進去。如果存在，就說明這個發票之前被用過。則屬於廢票。

就這麼簡單。

區塊鏈技術可以解決這個問題。

2018年8月，深圳國稅局和騰訊等公司釋出的智稅產品區塊鏈電子發票試點上線，區塊鏈電子發票建立了統一的收票平臺，企業財務系統可自動獲取收票情況，實現了從開票、流轉到報銷發票全流程線上管理，另外，對接企業財務系統，納稅人獲得的發票可立刻提交至企業的財務系統進行報銷流程，可以解決“一票多報”和“假髮票”的問題。

目前電子稅務局區塊鏈電子發票管理功能、區塊鏈電子發票系統的稅務人端、納稅人端、微信小程式已上線，7 家開票服務商及1 個報銷平臺實現了對接，深圳區塊鏈電子發票系統接入商戶已經超過千家，新一代區塊鏈電子發票應該很快全面上線，擔心煩惱重複報銷的問題可以煙消雲散了。

電子發票是資訊時代的產物，同普通發票一樣，採用稅務局統一發放的形式給商家使用，發票號碼採用全國統一編碼，採用統一防偽技術，分配給商家，在電子發票上附有電子稅局的簽名機制，所以電子發票和紙質發票一樣具有國家認可的法律效力。

　　但是電子發票和紙質發票有一個很大的區別就是傳統的紙質發票有專業的防偽碼，而電子發票是員工自行打印出來的，這樣應運而生的就是有部分投機員工會使用同一張發票重複列印而進行多次報銷，這樣就會給企業帶來損失和對財務人員的工作帶來不便，今天為大家總結集中可以快速處理電子發票重複報銷的問題。

　　

　　第一、透過電子發票臺帳進行手動查重

　　這種方式適合一些小企業，發票資料不太多的情況使用，方式就是財務人員把所有的報銷資料做成excel電子臺帳。當有新發票錄入的時候進行手動查重

　　這種方式是財務人員使用的最原始的方式，存在的弊端是如果企業擁有幾個財務人員的時候就需要進行臺帳合併再查重，既有資料出現差錯的情況發生也會增加財務人員的工作量。

　　

　　

　　第二、透過財務軟體進行查重

　　這種方式適合大型企業，畢竟完整的財務軟體目前的市場費用比較高，還需要配備若干的掃描槍，然後才能多財務配合才能完成，當然這種方式還對財務人員的軟體使用能力有要求，畢竟企業花大價錢引進的財務軟體功能偏多，使用起來就會存在一些負責的操作，需要財務人員多學習多摸索才能完成。

　　

　　

　　

　　搜尋小程式之後開啟，全過程可以在手機上完成，無需電腦即可操作

　　

　　此小程式可以分配多名財務同時錄入發票資訊，而且可以線上生成發票臺帳資訊，對於已經報銷過的發票資訊小程式不會再次錄入，可以實現即時查重

　　

　　生成的發票臺帳支援一鍵下載，可將發票臺帳儲存到手機，也可直接下載到自己郵箱或者領導的郵箱，使用非常的方便。

　　

電子發票可以列印n份，雖然說電子發票有發票號，還是有重複報銷的可能，會計稽核費用報銷時要把所有的電子發票號錄入excel表格，每張電子發票報銷時都查詢一遍看有沒有重複的發票號，這樣是能避免重複報銷的，相對紙質發票而言增大了會計的工作量！自電子發票發行，就發現了這一漏洞，一直沒想到特別好的解決方法！

假如企業實行的是線上報銷的話，可以採取以下的管控手段，1、如果公司系統支撐的話，可以增加附件影像的可辨識資訊的識別功能，比如發票作為影像上傳時，影像系統自動識別發票種類、發票編號、開票專案、開票金額等，形成系統內記憶，一旦重複使用的發票出現，系統即產生預警；2、如果公司系統不能智慧化識別的話，可以設計報銷單資訊必錄項，將發票號碼作為必錄項，在系統內形成交叉驗證，最終結果是和第一條一致的，即形成記錄，在系統內做重複性校驗。

假如企業還是實行的線下報銷，那財務上就要建立電子發票的手工檯帳，手工校驗

除了以上對發票的重複性驗證以外，還要藉助輔助性的手段，一是相關費用報銷不能僅以發票作為報銷原始憑證，還行提供其他附件，比如最近財政部發布的關於推行醫療電子票據的通知（財綜2019年29號），要求醫療收費明細要配合電子票據使用，當然這個文還要求入賬報銷單位要及時將電子票據入賬狀態、入賬時間、入賬金額等資訊反饋至財政部門，至於怎麼操作的並沒有過多贅述，感興趣的可以諮詢下財政部門，二是完善審批流程，如果公司內控制度完善的話，崗位間制衡到位的話，重複報銷的可能性會大大減少，三是開展事後監督，定期對使用電子票據報銷的事項進行檢查，事後回頭看更容易發現問題，一經發現重複使用的情況，加大加重懲罰力度，形成震懾！想到的這些希望對題主有幫助

旭諾財稅應用市場軟體的查驗通模組可以幫你有效控制電子發票重複報銷問題。系統對於查驗一致的發票可記錄發票報銷狀態，再次進行報銷時予以提醒，有效避免重複發票入賬。此外系統還支援發票查驗結果統計匯出，和全票面電子資料儲存和匯出，便於企業進行大資料分析和報表統計。

有說罰款或者處罰這事，感覺不太合理。本身就是財務需要稽核的問題，然後為了規避自身風險，把會產生的損失向外轉嫁，怎麼都覺得不合適。何況光靠罰款或者處罰，實際上並不見得有實際效果。作為財務來說，工作量也並未因此減輕，該複核還得複核。

一般這種問題，作為財務，更應該去考慮如何從控制的角度避免他。有人提出了，建立EXCEL表格，然後比對，有人提出了小程式，實際上都可以。

個人的想法是，目前小程式製作基本趨於零碼化了，很簡單就能製作出來，比如，我的做法就是使用“簡道雲”搭建一個小程式，然後掃碼，如果該發票號碼存在了，就退回去。何必搞得大家都不愉快呢。

這個問題是財務實務當中比較常見的問題，很多企業可能發現這個問題是屢見不鮮。有時候可能確實是因為報銷人忘記了，已經提交過的報銷重複提交。而有時候，對於這件事情發生的動機，我們就無從分辨了。

所以，真的要遏制這樣的事情發生，需要從源頭、過程和技術等多方面來進行改進了。

將任何不法行為遏制在源頭墨菲定律告訴我們：一件事情哪怕極有可能成功，只要有失敗的可能，哪怕再小，也可能向著失敗的方向發展。

所以，我們要把“壞”的事情遏制在源頭上。

對於一個企業來說，必須制度先行。

有些公司的財務就採取了這樣的措施。如果發現在報銷當中，重複報銷電子發票的，不論原因，該員工進入“黑名單”。對於員工後期的報銷，都會予以最嚴格的檢查，如若再犯那麼會按公司制度進行處理。

像很多大企業的財務部，也是給員工記錄信用分，對於信用分數高的員工，那麼報銷可以採取抽檢的方式，對於分數低的那麼就要嚴格審查。

2. 對員工的行為做好過程控制

有了制度，仍然需要在報銷的過程當中做好把控。在過去財務還沒有實現智慧化，因此我們採取比較機械的方法，比如讓財務部的員工進行電子發票號碼的登記比對工作，一旦發現有重複的號碼，那麼就會對員工進行處理。

現在，隨著軟體技術的提升我們對發票的比對又有了新的進展。比如。開發了自動化的報銷系統，員工取得發票以後可以在手機端直接報銷或者財務部的員工透過掃描可以進行報銷，然後透過系統自動比對就可以發現發票有重複。

3. 依賴於技術進步

深圳已經率先有了區塊鏈的電子發票統一收票平臺，這就可以將開票、當中的流轉和最後報銷的過程形成一個閉環。這就從稅務端解決了電子發票報銷的問題。

總之，隨著技術進步，發票重複報銷在將來應該已經不是問題。但是，由發票報銷帶來的內控思路，卻可以給企業帶來更多的思考。因為這同樣可以用於企業對其他事項的管理，建立健全內部的控制制度，提高財務運作的效率。

這個事情不能從一個人下手，要從所有的經手人抓起。

我們先說一下報銷的整個流程。

報銷人—部門領導—會計稽核發票真偽—財務領導—老闆—出納出錢。

這六個經手人我們必須要排除“出納”和“老闆”的責任。

因為出納是看前面的簽字的，當簽字都齊全了，表示流程都是正確的，那麼出納出錢是沒有任何問題的。

而老闆主要看的是財務經理的簽字，老闆不可能事無鉅細，他主要看的就是財務部的簽字，因為財務部主要的工作就是稽核，既然財務部稽核沒有問題，大部分都會簽字。

那我們看剩下的四個人的責任如何劃分：

1、報銷人

他是主要責任人，因為整件事情是由他發起的，我們要區分是惡意重複報銷還是無意重複報銷。

a、如果是無意的重複報銷，就給他說一下，下次注意，不要浪費彼此的工作時間。

當然口頭上的警告是一方面，也要有針對性的制度，如果一次又一次的重複報銷，雖然都是無意的，那也表示他不尊重其他人的勞動，也是要受到處罰的。

b、如果是惡意的重複報銷，這個性質就比較嚴重了，這屬於惡意的套取公司的資金，公司不能容忍。

要針對這種行為做出相應的處罰制度，嚴格按照制度執行。當然制度必須要嚴格，比如觸犯三次就要給予開除之類的，讓員工知道這種行為公司得容忍度是有限的，不要輕易觸犯。

2、部門領導

報銷人的部門領導也是有責任的，他是管理者，他要為下屬的一切行為負責。

下屬的成績他有份，下屬的錯誤他當然也應該承擔。這就是部門領導管理出現了問題，可以制定相應的政策來監管部門領導，讓部門領導加強對自己下屬的監督和管理。

3、稽核發票的會計

會計要稽核發票的真偽，要為報銷單上的簽字負責。

重複報銷的發票肯定是真發票，如果會計僅僅是核實發票的真偽，那必然會形成一個漏洞。

所以會計的職責不但是要稽核發票真偽，還需要稽核發票是不是涉嫌重複報銷，這也是會計的崗位職責。

沒有稽核出來肯定就要受到相應的處罰，因為會計沒有做好自己的工作。其實稽核發票是不是重複報銷，很簡單，建立查詢表格，只需要不到一分鐘的時間就能查驗是否重複，就看會計有沒有這個責任心了。

4、財務領導

在報銷發票的工作上，財務領導的責任和報銷人部門經理的責任是一樣的，都是為下屬的工作失誤買單。

不要覺得這是連帶責任，這是領導應該為自己管理不當而承擔的後果。

一旦發現重複報銷的行為，以上幾個人必須受到處罰，說實話，處罰是最有力的措施，這樣他們在簽字的時候就不再那麼隨意，而是要謹慎謹慎再謹慎了，讓他們知道每一個簽字背後存在的意義和風險。

總結：當然這些處罰最後的目的都是為了避免重複報銷，其實最根本的解決辦法就是從源頭上解決，要加強員工的培訓和主人翁意識，當然也不能放鬆處罰，採取“兩手抓兩手都要硬”的措施杜絕此類情況。

透過兩方面的措施來控制電子票重複報銷問題。

一是規定票據的報銷時間，比如不能普通費用超過半個月，特殊情況不能超過1個月。

二是建立Excel臺賬，發票號碼是唯一的，可以將發票號碼和金額錄入到Excel表格，當然，有需要的話可以增加專案，那樣更便於查詢。將資訊錄入到Excel表格後，將錄有發票號碼的資料列用“資料”—“重複項”—“設定高亮重複項”進行設定，這樣一來，以後錄入過程中遇到重複報銷的發票時表格就會突出顯示，非常方便！

當然，現在已經有許多財務資訊系統不僅可以更加方便的實現這個目地，同時可以驗證發票的真偽，甚至和稅務局發票認證系統連結直接進行發票認證等等！並且企業進行高效、規範化管理，財務資訊化管理也是必由之路。

最好設計一個execl表格，每次報銷後都登記一下，特別是發票程式碼和發票號碼都要登記，形成一個發票臺賬，以便於以後可以隨時查詢。

電子發票可以重複列印，雖然發票管理要求規定要求電子票和紙質影印件需要同時保留，但是絕大多數中小企業都以紙質發票為報賬依據，怎樣避免重複報銷入賬就是一個很重要的問題。

重複報銷涉及到很多風險，公司不能無休止地為同一張發票給員工報銷，解決重複報銷的方式不外乎兩種，手動操作或是藉助系統。不管是普票還是專票，都應該遵循一個原則，那就是提交相應原件作為報銷的依據。如果僅僅是打印出來的檔案作為報銷依據，重複報銷無法檢驗，黑白列印還非常還容易造假。為避免電子發票的重複報賬，可以採取的方法有。

建立excel臺賬

適合小型企業，本身業務單一、進項發票不多。建立excel臺賬，詳細記錄己報銷電子發票的發票編號等相關資訊內容。

在每次記錄報賬發票資訊時，如果屬重複報賬，就會自動提示。用EXCEL表格去記錄每張發票的發票號碼程式碼，提前需要先手工地查驗，先去稅務局看這個發票號碼程式碼所對應的發票全面資訊對不對，如果公司有多名會計人員處理費用報銷單，是建立一個表單進行共享還是各自記錄然後彙總？保證所有人的資訊是同步的。表格要一直維護，日後涉及到工作交接的重要一部分。

發票勾選平臺

利用發票勾選平臺的發票管理功能，幫助查重，避免重複報賬。

這個功能就是發票管理裡面的普通發票入賬功能。利用該功能，對財務報銷的每一張發票，將其資訊逐張上傳到該平臺，平臺給你打個標記，記錄你的入賬資訊。

然後下次如果同一張發票你再上傳，系統就會提示你重複入賬，透過這種方式輔助你查重，以避免重複報賬。

具體操作流程：

2. 開啟模板檔案，按照要求批次填寫申請入賬發票的資訊，如下圖。填寫完發票資訊，儲存檔案。

以上其實就是勾選平臺的一個免費入賬的功能。

費用報銷系統

企業內部費用報銷系統比較完整，涵蓋了所有流程，藉助資訊化的手段如費控系統或者OA系統等內部審批流程做融合，審批時提交電子發票原件，有工具會自動抽取到系統裡分析做OCR的識別，然後做相應的資料解析，發票查驗自動進行，重複報銷也會產生預警。

如果費用管理系統覆蓋面並不太廣或者本身流程並不太規範，與第三方對接改造成本比較高，財務單獨使用一套發票管理系統，把所有員工貼好的發票全部收集，電子發票透過該系統上傳，紙質發票透過掃描器去批次操作，形成影象圖片，也上傳到系統中，彙集所有資料統一識別統一管理。