在合同履行過程中，免不了出現傳送書面函件的情況，而書面函件的傳送往往是要產生一定的法律後果的：履行催告義務、做出解除合同的意思表示、訴訟時效的中斷、明確告知其我方的要求等等。為了避免對方在日後的訴訟中答辯說沒有收到、收到的並不是此內容以及法院不認可等情形，在這些書面函件的傳送中應注意以下幾點：

1、書面函件簽字蓋章環節

（1）明確簽字的主體，該函件的傳送是以個人為主體還是以公司為主體，必須在明確發函目的的基礎上，確定清楚主體。

（2）這種書面函件儘可能在一頁中闡述清楚，避免長篇大論。

（3）簽字蓋章時，準備兩份，除了在落款處簽字或蓋章之外，再將兩份平鋪在一起，在騎縫處簽字或者蓋章，快遞一份，自留一份。

2、快遞的選擇

快遞最好是用EMS,因為現在的司法慣例中能做證據使用的還僅僅是EMS，此點切記。

3、快遞單的填寫

（1）收件人的填寫。如果是個人的，就直接寫上個人的名字就可以了。如果對方是公司，先寫上公司的名字，然後括號中寫上法定代表人的名字，例：XX公司（張XX）。

（2）單位名字如實填寫就可以，個人沒有的不需要填寫。

（3）地址：若是個人的，填寫可以收到的地址。如果是公司方的，註冊地址和實際經營地址一致的可以填寫一個地址，快遞一份；如果不一致的，可以分別填寫兩個地址，快遞兩份，增加簽收的機會。

4、內件品名

可以將傳送書面函件的名稱填上，但如果擔心寫上之後對方有可能不會簽收，也可以不去填寫。

5、寄件時間

此為重點，尤其是起到中斷訴訟時效目的的函件，必須填寫好時間，並要求快遞員蓋郵戳，以證明快遞的時間。並且在快遞出幾天後，查詢該快遞是否簽收，並打印出查詢結果。

6、全程錄影

在簽好字，填寫完快遞單之後，整個裝件、封存、快遞的過程要全程錄影，證明快遞的內容確實與對方收到的內容一致，防止對方對內容產生異議。

書面函件的快遞工作，看似簡單，實則複雜，所做的一切均是為了防止在訴訟中對方不認可，所以還是需要多加註意。

用EMS全球郵政特快專遞(即"國內標準快遞"，客服電話11183，網站:www ems.com.cn)發函，可以避免對方以沒有收到逃避責任。有以下三種方式確定對方是否收到發函。

二是附加服務加上妥投簡訊、實物返單、電子返單或其它。只要對方收到或沒有收到發函，郵政會隨時反饋投遞資訊。

三是直接在手機或電腦上輸入EMS。把投遞程式碼輸入，螢幕立即顯示該件何年月日時分離開當地，又經過何交通工具到達何地，再由何位郵政特快專遞員送到何人手中。這些資訊是以天或小時、分鐘計算的，準確無誤。把這個資訊透過印表機打印出來，就是法定的收到發函證據。

管見了。