待辦清單其實是個謊言，“待辦”有一個隱藏的含義就是“可以不著急辦”。

一、永遠完不成的“待辦”清單

我們透過“超級整理術”把需要做的事梳理清楚之後，就把其中一部分放進了每天的待辦清單。接下來我們就開始用番茄鍾一個一個的吃掉這些任務。

不過想象很美好，現在仍舊骨感。大多數人每天做事都是從清單裡面比較簡單的事情開始做，做著做著就發現，那些重要和困難的事就不願意做了。

很多工就這樣一直留在待辦清單上面了，今天的計劃沒有完成，又開始焦慮，想著明天一定要做完，但是大機率情況還是和今天一樣。

這樣一日復一日，用了“待辦清單”和沒列沒什麼區別，反倒還打破了自己立下的規定，拖延症又重新佔領高地。你回憶一下，自己列下的今日“待辦”有多少完成了呢？

二、“待辦”清單主要存在三個問題

選擇太多

我們之前說過，大腦總是喜歡做簡單的事。如果你的清單裡面的事務太多，有的幾分鐘就能做完，有的一兩個小時才能做完，那麼你的大腦就會自動為你做選擇，專挑那些簡單的事來做。

時間不確定

待辦列表上沒有時間界線，就沒有給你足夠的情境去選擇做什麼，所有的任務在紙上時看上去都一樣。如果沒規劃好某個時段做什麼事，大腦就會替你選。

重要性不確定

如果你沒有分析事件的重要性和緊急程度，同樣也就無法做出合理的選擇。

三、對應的三個解決方法

只關注重要之事，不要讓每日清單充斥著繁瑣的事項。

從“待辦清單”中篩選出最重要的幾件事（不能超過5件），整理成為“必辦清單”。

給任務設定時間

比如說，清單應該寫：“9：00-11：00 寫完報告”，而不是：“寫完報告”。一開始，你很難確定每件事情花費的時間，但是，隨著經驗的累積，遵循自己的安排會變得簡單。

四象限法則確定事務的優先次序

在最重要的幾件事裡面，也得按1.2.3.4.5排個優先次序，把最重要最困難的先做，不然按照人腦的尿性，肯定為你選最簡單的，然後後面的有難度的又完不成。

小結：

“待辦”清單就是“完不成清單”；

完不成是因為選擇太多，時間不明確；

把不設期限“待辦清單”轉換成設定時間完成的“必辦清單”。

以上。

原始人早上出去打獵，晚上回山洞睡覺。他們逮到什麼就吃什麼，沒有什麼年度計劃，自然不會出現走到半路收到一條資訊：“親愛的，今天是週末，晚上記得帶一把漿果和一隻兔子回來，漿果從南山那邊摘，兔子要北坡的最好”。

到了農業社會，事情變複雜了。稻子、麥子這些糧食作物的種植和收穫是以年為單位的，而且通常需要一群人合作才能完成，如果沒有計劃、誤了農時，那這一年就白乾了，甚至可能會餓死人。所以有人說古代的農民比他們的原始人祖先活得更累更辛苦。

現代社會對時間和分工合作的要求更高了，一秒鐘的延誤可能導致上億美元損失，一毫米的誤差可能會搭上若干人的性命。現代人被要求在特定時間做特定的事，或者在儘量少的時間內做盡量多的事。然而我們離開我們的原始人祖先也就十來萬年的時間，我們的大腦還是原始人的大腦，並不擅長處理一堆又一堆的計劃，作為解決方案，我們把它們寫下來，讓我們的原始人大腦騰出空間來，可以思考更重要的事，這就是待辦清單的意義。

也就是說，待辦清單的首要作用是放鬆大腦，讓你晚上可以像無憂無慮的原始人一樣睡得香甜。

待辦清單的次要用途才是對清單上事情進行處理。處理的意思是你作為工具的使用者來選擇做或者不做、如何做等細節。世界是不斷變化的，待辦清單也是個動態的清單，隨時的更新和修改是一個關鍵，而另一個關鍵是想明白：很多時候列在待辦清單上的事情並不是必須完成的。比如你哼著小曲到了北坡，結果發現一隻正在享受週末零食的老虎，那今天待辦清單上的兔子那項就得修改了。

待辦清單作為一個工具，你可以透過循序漸進的練習來熟練運用它。比如腦子裡面有什麼想法就隨時更新到待辦清單中；每天早上從待辦清單裡面找到今天（或者接下來半小時）最想做的事情，然後完成它。這樣反覆多次之後，你認識到你的想法都會被可靠的記錄下來，你明白只要自己選出來的想要做的事情就會做完，你會對待辦清單這個工具產生感情，你會對自己的能力更有信心。

熟悉了基本款之後，再嘗試使用高階工具（比如學習一下GTD相關的理論），會讓你更輕鬆更高效。

1.

一杯香濃的咖啡散發著沁人心脾的香味，讓高鼎徹底放鬆下來。每當壓力大的時候，高鼎都會為自己衝上一杯咖啡，來緩解緊張的情緒。咖啡真是好東西。

小布和小郭兩人正在咖啡館裡抄寫著GTD流程圖。這是他們兩人第一次抄寫，等待他們的還有99天的抄寫之旅。高鼎內心還是挺欣慰，如今能夠沉得下心來學習的人真的不多。

2.

高鼎：大家抄寫完畢流程圖後，我們來看看這張流程圖的外圍一共有八個獨立的處理方向。分為三大類：

1.第一類是專案；

2.第二類是下一步行動；

3.第三類是無須付諸行動的事務。

我們重點來看看前面兩大類處理方向，專案和下一步行動。

3.

高鼎：專案是什麼，可以用你們自己的話來做解釋嗎？

小郭：專案就是一個很龐大的任務，需要很多人，很多具體的行動步驟共同完成。

高鼎：嗯，說的很好。在GTD個人管理系統中，專案的定義是，任何一個需要多步驟才能完成的任務。

我們之所以特別強調專案這個概念，是任何一個專案我們都不可能去執行，只有簡單的行動步驟才可以被執行。

但我們常常面臨的都是有很多行動步驟集合而成的專案。當我們面對這些專案時，我們可以有意識的認識到它們是專案，需要等待我們去處理，去分解。

另一個原因是專案是多項簡單行動的集合，當專案中的行動未完成時，專案也是未完成狀態。可以提醒我們還有事情尚未處理。

4.

高鼎：再來看看下一步行動。所有的專案都處理分解完畢後，就會得出所有的下一步行動。這裡我們重點來講講延遲處理的兩個分類。

1.日程表：特定時間做。

2.待辦事項：越快做越好。

我要強調的是這裡的日程表不同於傳統意義上的每日計劃安排。這裡的日程表中的行動全部都是他人或者組織給的時間安排，而自己給自己的時間安排事項都放入代辦事項中。

來考考大家那些行動可以被放入日程表中。

1.我計劃在週五前閱讀完畢《搞定I》第一章內容。

2.老闆讓我在週三前提交月度工作總結。

3.我每天都打算背誦英語單詞30分鐘。

小布：第一個不應該放在日程表中，因為這個是自己給自己的截止時間。第二個應該放在日程表中，這個是老闆給的截止時間。第三個我不知道啊，這個我覺得應該放在日程表中，但是根據師父給出的規定，好像又不能放在日程表中。好糾結。

高鼎：小布分析的很正確。第三個按照規定是不能放在日程表中。日程表是神聖不可輕犯的地方，只能放入那些必須你這個時間點或者日期中需要做的事情。

如果連同自己安排的計劃任務也放在日程表中，就會將那些真正重要的事情淹沒掉。

5.

原材料處理完畢後，我們就會得到一張張清單。大致分為以下幾類清單。

1.專案清單；

2.日程表；

3.等待清單；

4.下一步行動清單；

5.將來也許清單。

每張清單中都是我們處理之後得出來的行動集合的提示卡片。清單的具體表現形式可以是一個個的資料夾，也可以是軟體，也可以是一頁頁的紙卡。

今天就到此為止吧，我看大家都燒腦的很厲害，回去後好好梳理一下。GTD流程圖看似簡單，其實背後隱藏著很深的原理，需要大家慢慢來消化。

小布：師父幸苦啦，我一定每天抄寫GTD流程圖，打卡給你看。

6.

小結一下吧。

GTD流程圖看似簡單，實則隱藏玄機，需要反覆抄寫加深印象。

專案化概念很重要，它是多個具體行動步驟的集合。

日程表是神聖不可侵犯的地方，只要他人安排的事情才能放入。

清單的形式可以是紙卡，資料夾，電子檔案，軟體。

待辦清單是助我擺脫低迷狀態，或者處於高效狀態的秘密武器，狀態低迷需要回血時，取出一項小系統模板執行，比如日清理，對照做一遍整理思緒和實物。

狀態高效時以青蛙蝌蚪法模板為原則，從上往下難度依次遞減操作。

待辦清單好處是記錄要做的事情，區分事情優先順序，事情多時還能起到隨時提醒的作用。

很多小夥伴都沒有一個較為正式的待辦清單，他們只是隨手拿一張便利貼或者零星小紙片記錄，很容易丟失，或者過幾日後發現桌子上還躺著一張待辦清單紙張，上面列出得是未做事情。

“僅僅有待辦清單還不夠，你還要學會正確使用它。”

除了寫下待辦事宜外，你應該要讓它發揮高效作用。以下五個問題，可以確保你的待辦清單發揮高效作用：

使用待辦清單的工具不能多，不能A軟體記錄一部分，B應用記錄一部分，C本子寫下一部分，只能有一處集中收集的地方。當開會不方便用電子產品記錄的時候，先寫在紙上最後轉移到你的待辦清單軟體中。四處零星散落會沒有體系，最後這個體系也將崩潰。

根據自己習慣，選擇順手的待辦清單工具。有些和我諮詢的寶媽，在手機電腦方面沒有太多經驗，我就建議她使用一個本子，怎麼簡單怎麼用，剛開始弄複雜會讓你無從下手，簡單-複雜-簡約，你會經歷這樣一個過程。

簡單原則讓你快速上手使用，後期你要逐漸喜歡它。因為它是和你個人成長道路上，每日相伴的長期相伴。

功能上滿足你的需求之外，外觀顏值方面也要滿足你的口味。比如市場上高顏值待辦清單軟體不少，有畫板型、石頭沙子漏斗型、太陽星球型等等，選擇喜歡一款長期使用。

當想到一個新點子時，待辦清單可以立即記錄；當不知道做什麼事情時，待辦清單可以提醒你接下來要做的事情以及優先順序，所以待辦清單應該要隨身方便攜帶。

如果你用紙質待辦清單，應該挑選一個口袋袖珍型本子。如果你用電子待辦清單，可以設定新增到通知選單（蘋果手機）、桌面外掛（安卓手機）或者快捷鍵（電腦）方便立即呼叫。

看一看你的待辦清單，上面記錄事情是否為可以執行的任務？還是僅僅為一些初步想法而已？

無論你待辦清單是青蛙要事專案，還是蝌蚪零碎瑣事，都應該是一系列或單個可以執行的下一步行動，它們都用明確的動詞開頭。

舉個栗子

- 確定今日文章選題；

- 列出文章大綱框架；

- 寫完文章初稿；

- 檢查文章修改措詞；

- 加上文章配圖。

有了待辦清單僅僅是第一步而已，要讓它發揮高效作用，別忘對照上述五個問題檢查。

當然有用啊，有些樓主寫的清單太籠統了，待辦清單寫的應該都是很明細的一件件事情。當事情特別多的時候是要把事情記下來的，因為一下子做不完。

dislike 把日程與待辦以最符合直覺的方式融合在了一起，既有日程工具的「時間感」，又兼顧了待辦工具的靈活性。

dislike 裡沒有顯式的日程和待辦的區分，只有「事件」的概念，非常符合日常生活的直覺。有什麼事情要記錄或提醒，隨便打幾個字就 ok，跟順手寫條便籤一樣方便。所有的設定專案（如：日期、時間、提醒等）都可填可不填，App 會自動調整介面呈現和功能互動。

建立的事件如果設定了具體日期，就會出現在時間線的對應位置。不設定日期，就會作為一項待辦事項處理，跟隨出現在「今天」的事件列表裡，直到標記完成為止。

而且在「時間感」的體驗營造上，dislike 比一般日程工具更符合直覺。

一般日程工具多以日曆的形式呈現，按月切換時存在一些認知負擔。dislike 不同，主頁就是一根時間線，線上每兩個點代表一天。

當待辦事項非常多的時候，我會選擇一條條寫下來。做完一條，便劃掉一條，這感覺非常得好。當事情都處理完，清單就會是廢紙一張，被我扔掉。除此以外，基本上不會怎麼用到清單了。

但是在看了多米尼克·洛羅的《沒有什麼是一張清單解決不了的》之後，我才發現，原來清單能夠使用的場景非常多，並不僅僅是拿來救急排序的。如何正確、有效地使用清單，這本書就給了一些答案。

多米尼克·洛羅在《沒有什麼是一張清單解決不了的》中分享了非常多的實用清單模板，比如送禮物清單，就給了我一些新思路。同時書中也言簡意賅地分享了許多關於清單的使用技巧。

多米尼克•洛羅是法國知名隨筆作家，旅居日本30多年，深受東方文化影響。從物質到精神層面，她推崇“少即是多”的生活模式。曾出版過《簡單的藝術》等暢銷書。

清單的簡練是我們化繁為簡所需要的重點。清單可以幫助我們刨除生活中的多餘資訊，只留下對我們來說最精幹的部分，一目瞭然。並且在羅列清單的過程中，也是我們思考的一個過程，分清事件的主次，並進行重點突破。像是遺願清單，大概就是重點中的重點了。

事後，用完的清單也不要隨便丟棄，進行整理，可以方便我們以後遇到相同情況時能夠以相同的方式快速應急，減少了重複思考的時間，並提高了效率。

很多人都很討厭的打掃衛生，多米尼克·洛羅的《沒有什麼是一張清單解決不了的》中就給出了建議：每日15分鐘家務5步法。每天花15分鐘打掃一下家裡最常用的部分，列下一系列流程，養成一個良好的習慣。也可以將家務分為每日打掃、每週打掃、每月打掃、每年打掃、請家政打掃的五個部分，循序漸進。非常適合需要打掃衛生的人。

我也把家裡囤著的護膚品清點了一遍，保證有兩套存貨能夠使用就可以了。其實，我更想把家裡的衣服清點一下，便於以後日常搭配，不能再隨便地買買買了，因為一些衣服雖然好看，但實際使用頻率非常低。

這世上好看東西多了去，但不可能件件都擁有。

工作中，需要分清任務的輕重緩急，需要分清自己努力的重點方向。生活中，也需要定期清理，否則多餘不必要的東西只會越來越多。

當然可能我自己也沒有說話的份，因為我的手機裡有四個資料夾，全都是攝影修圖的APP，但是開啟的頻率非常低，可還是捨不得刪，要自我反省。

但我能捨得外出旅遊的遺留物品了。比如手繪地圖和無關緊要的圖冊等等。因為塞的滿滿的一大包，回來後卻基本上沒有再開啟翻看過，徒佔空間。

作者多米尼克·洛羅曾經旅居日本，受其文化影響，在《沒有什麼是一張清單解決不了的》中也提到了手賬文化：不僅僅是個備忘錄，也是對生活的記錄，幫助減壓放鬆自己的身心。

作為一個也曾經買過一抽屜本子、也買過貼紙畫筆想要做手賬的人，最終還是迴歸了日記形式，三兩天記上三兩行文字。如果想要做出網上各路手賬大神那樣的手賬，還是需要對手賬的熱愛的。

但如果，只是作為一個清單目錄，那麼只要準備本子和筆就可以了。畢竟文具想要貴還是很貴的。我只是一個貧窮的文具愛好者，所以並沒有買過專門的手賬，試過Moleskine和燈塔，都各有優缺點。至於筆，還是百樂G-1中性筆就很好用了。鋼筆坑和墨水坑還是以後再說吧。當然，為了使得清單的條理清晰，也可以用顏色不一的紙張或是分頁板來進行歸類。當然，傾向電子化的人，也可以利用合適的APP。比如印象筆記。

不過最重要的一點，還是選擇對自己來說更為有用的清單進行列舉和收集，否則也只是給自己徒增工作量。

多米尼克·洛羅的《沒有什麼是一張清單解決不了的》可以幫助我們更加清晰地理解清單這一工具，以及其在生活中的種種作用，幫助我們物盡其用，還是可以看一看的。

畢竟，有時候，我們以為的“會用”並不是真正的“會用”。