根據一項調查結果：美國上班族每週平均參加十個會議，約佔每週工作時間一到一天半，經理人每週有一半以上時間在開會，上班族普遍認為平均一半的會議時間是浪費的。在我們公司，翻開每個人的日程表，都會看到很多會議安排，特別是各級管理人員，會議更頻繁，有時候甚至是“趕場”——一下午連續開三個會對部門經理來說並不很罕見。

如此可見，會議已成為企業管理溝通的一個重要方式，是人們工作的一部分，人們把大多數的時間都花費在會議上，但會議的效果總是不盡如人意。所以，如何有效傳遞資訊，高效溝通，提高會議效率，一直是大家比較關注的一個話題。

提高會議效率，其實就包含著科學管理會議的問題。

科學地管理會議比減少會議更迫切，更重要，更有針對性、指導性和可操作性。發言講話能夠突出主題，不“穿靴戴帽”，能夠做到意盡言止、條理清楚、內容精煉的講話即使講80分鐘也有必要，而東拉西扯，漫無邊際的講話只能扼殺會議的形象和生命力，即使多講一分鐘也是一種煎熬。

根據我大學以來擔任秘書部幹事、主席團專職秘書和主席團成員三個職位，三個角度看出會議效率低表現在以下幾方面：

1. 不能明確會議目的性，容易形成多中心會；

2. 會議只是為了走形式；

3. 主持會議的人、發言人，會前準備不充分，會前沒溝通，而且主持人缺乏引導控制會議的能力；

4. 參與會議者缺乏效率觀念，不準時出席。

5. 重複。重複內容發言，眾多陪會者重複表態；

6. 對於許多問題反覆研究，卻不能形成決議；

7. 彙報不得要領，像流水賬；

8. 發通知之後沒有確認收通知人是否收到，沒有跟催、提醒，導致會上不見人；

9. 與會者收到通知後不給予重視，不能參加不事先請假；

10. 會議時間、地點沒確認好，有衝突，等等。

所有問題都嚴重影響了會議的效率與效果。

只有出現以下幾種情況才可以考慮開會：

1. 必須依靠集思廣益才能解決的問題

2. 按常規步驟來不及決定的事情；

3. 需要作出決定的事；

4. 發生重大變革和實行新方法時；

5 .會議對參加者具有訓練價值和激勵作用，或容易在會議上接受的決定。

以上的問題其實廣泛的存在與廣大企事業單位中，面對日益激烈的競爭環境，我們必須提高會議效率，以適應市場的快速發展。以下我在學習《現代秘書學》以及總結自己工作經驗後得出的一點小小心得。一個成功而高效的會議需要具備如下要素：

第一、 明確會議目的。

召開會議一般有三個目的：溝通、協調和決策。針對會議目的我們應選擇不同的參加人並準備相應的資料。許多會議失敗就是因為沒有明確的會議目標，或者在討論中跑到了別的主題。這就要求會議組織者時刻將跑題的人員拉回到會議討論的主題上，也要求與會者清醒的記住會議的目標。此外，會議目標應該是儘可能具體的表述，而非模稜兩可的陳述。目的明確也能明晰責任，這也有利於跟蹤會議結果落實情況。

第二、 準確確定人員。

會議的參加人員數量要適度，不能太多，層級不能相差太遠，否則不可能做到暢所欲言、各抒己見。

（同時，相關秘書該做好以下幾個方面：

1、根據組織者提供的參會人員名單，打電話協調時間，預定會議室。

2、發會議通知，明確參會人員、時間、地點。

3、通知發出之後適當時間打電話確認參會人員都收到了通知而且保證能參加。

4、會議時間到了之後確認人是否到齊，答應到沒到的，打電話跟催。）

第三、會議時間的選擇。

會議應該選在與會人員有充分時間和精力的時段，而那些使與會人員沒有心思參會

議應該嚴格遵守時間限制，比如說一個半小時結束，就應該控制在一個半小時之內，

力而變得不積極，而以後會議中，他們也會對會議時間置若罔聞，很難遵守了。

第四、會前形成議程。

要在會議之前建立清楚的會議議程，在會前分發各參會人員，使與會人員瞭解回議的意義、目的、會議程式及相關事項，有充分的時間準備相關的資料。

第五、會前充分準備。

會議是需要精心準備的，即使對於非常緊急召開的臨時會議，也是如此。參加會議前根據得到的會議議程作充分的準備，準備會議備忘錄，並提前發放給與會者，好讓他們提前準備，如果討論的內容是報告或是建議書，則應該附在備忘錄的後邊，一併提交給與會者。備忘錄的內容應該至少包括：會議的議題、討論的要點、要形成的結果、參會人員（如果他們相互之間不熟悉，應該附上簡歷）、會議時間以及會議預計召開多長時間等。如要在會上發言不但要準備發言材料，還要設想別人可能會提出的問題並作好準備。

第六、廣泛收集資訊。

第七、遵守會議時間。

第八、會議的注意事項應儘量避免

會議主義事項有以下幾個：

1. 保證會議要有內容，明確要解決的問題。開門見山，直奔主題；

2. 及時開會。在得到重要情報或要要求作出決策時應立即召開，以保證有充分的時間採取行動；

3. 會議的重要原則是議事不議人。不要輕易按照少數服從多數的原則確定最後方案；

4. 會議要創造出一種寬鬆、坦誠的氣氛，有利於思想的交流與溝通，提高會議效率；

5. 會議結束前要做總結，建議行動方案，明確責任和規定期限。不能落實的會議是無效的。

第九、做好會議記錄。

會議結束後，要及時形成一個準確完整的會議紀要，會議的各項決議有具體執行人員及完成期限。如決議的完成需要多方資源共同參與，要在決議記錄中明確分工和要求，避免互相推諉，影響決議的完成。

第十、會後跟蹤決議。

會議的目的就是為了達成共識，解決問題。因此要建立會議事後追蹤制度，對會議議定事項進行跟蹤;如有特殊情況也可及時發現並進行調整，確保各項會議決議都能按時按要求完成。

生命有限而會議無限。提高會議效率，對於提高整個企業的工作效率，節省時間、人力等資源，可以使得企業能更好地整合資源，以最低的成本產生最大效益。是故作為現代管理最重要的溝通方式，會議的成敗影響著企業決策的效率、執行的效率以及整個企業文化的健康發展。我相信，如果管理者能夠在會議管理中遵守上述的八個要素，並按其要求組織會議，會議效率將會大大提高。其實，以上的理論在實踐的時候還是需要根據實際情況作出相應調整的，如何活用理論，結合實際情況，才是提高會議效率的關鍵所在。

會議效率高不高，關鍵看領導！領導務實，大家彙報都簡潔，領導務虛，大家都廢話連篇。君不見那次開會不是領導講話佔據了大半時間？生產機會無非是安排工作，解決問題。時間太長，首先是制度問題，職責不分明，相互推諉，拖延會議時間。其次是會議準備不足，沒有提前將討論內容告知大家，開會時才知道會議主題，臨場發言自然不能一針見血。三是容易跑偏。會議上總有人能從會議主題展開論述，往往脫離主題而不自知，領導尤其如此！

又開會?嘆氣……即使簡短高效的會議也有浪費時間和無意義爭吵的時候。幸運的話，這些時間會被參與者利用當作中場休息;否則，他們的精力會被逐漸耗盡。

作為一名領導或群主，你主持會議時有沒有遇到過這些場景：

你講得熱血沸騰，聽眾卻無動於衷，似懂非懂？

說好的集思廣益，結果依然是一個人在唱獨角戲？

會上各執己見，無法達成共識。嘴巴上勉強達成一致，行動上卻仍各行其是。

如果你也和我一樣有如此的經歷，那今天這篇文章，就是送給你的解藥！

一般來說，10位與會人員中有3位性格外向，善於壟斷話語權;3位謹言慎行，嘗試發表意見;另外4位則沉默不語。“每個人其實有很多話想說，但卻說不出口，”貝納爾·瑪麗·西蓋說，“這直接導致他們的無能和拒絕參與，而真正原因就是缺乏一位能夠給予每個人發言機會的明智領導。”

1958年美國心理學家威爾·舒茨(Will Schutz)提出個人在集體中的3大需求：參與需求(感覺到自己的位置)、控制需求(感覺到自己有影響力)和開放需求(能夠和他人建立親密聯絡)。

如果這些需求沒有被滿足，它們就會轉變成恐懼：害怕不再屬於集體、害怕自己的能力不被承認、害怕提出可能被集體批判的觀點。所以，每個人都是依賴他人和會議程序使自己的觀點變得有價值。

可以向非暴力溝通工作坊(CNV)借鑑一些經驗：尊重發言順序，不隨意插話;敢於說“我”，而不是用“大家”和“你”來開頭;不受任何批評和判斷的影響，發表自己的意見;認真聆聽別人的發言，不主觀推斷言外之意。

開好工作會議流程

1 只彙報結果，不講述過程

如果參會人員較多，每個成員只需要彙報自己工作的結果，不需要講述完成任務的方法和具體過程。這樣，一方面足夠管理層和相關人員瞭解到專案的進展情況，另一方面也節省了所有參會者的時間開銷。如果管理層或者相關人員對一些結果有異議，就可以私下找到對應的人員去詳細諮詢和討論，而無須佔用所有參會者的公共時間。

一般彙報方式如下：

“解決掉2個bug，分別是A和B”

“聯絡了3個客戶，2個客戶有意向，1個表示不需要”

“銷售目標完成了85%，下個月預計可以全部完成”

“專案的版本5.2.1於昨天下午上線，下一版還在功能測試階段”

2 開會之前明確主題和要解決的問題

只有明確主題和要解決的問題，參會人員才能集中精力於核心的問題，而不會出現跑題，溜號，散漫的問題。一旦發現話題出現偏移，會議主持者要及時幫助參會人員明確本次例會的目的，節省掉無關話題所浪費的時間。

要解決的問題必須是可以執行的，不可以是模糊的或者空洞的。比如，“開發一個網站”，“寫一本小說”，此類任務過於龐大，是無法在一次例會上分配給具體的人員，或者討論出明確細節的。因此，大任務的拆解工作應該在會前由具體人員完成，然後拿到會上彙報和接受反饋即可。

所有浪費時間的工作都可以在會前或者會後完成，會上不做長時間的思考和查閱資料的瑣事。

3 控制時長

很多會議之所以讓人厭煩的原因是：過於冗長。一些參與人員已經彙報完畢還需要耗費時間聽其他過於細節的討論，甚至是爭執，浪費了工作的時間和休息的時間。長期低效的會議會消磨成員的心智，造成團隊的渙散，喪失信心。因此，會議主持人員要及時發現浪費例會時間的事件，並避免類似事件頻繁的發生。一般簡單的例會要控制在半個小時以內，小團隊的例會時間則要更少至15分鐘左右。

4 做會議紀錄和筆記

公司有遇到以下管理難題嗎？

1、企業越做越大，老闆越做越累

2、總經理做經理的事，經理做員工的事，員工做思想鬥爭

3、高層思想不統一，各自為政相互拆臺

4、產品廣告投入越來越大，回報率越來越低，競爭越來越大

5、員工用錯誤的方法工作，得罪顧客，損失利潤

6、是不是部門之間相互推諉，人人規避風險

7、虛假“團結”，老闆說一，高層馬上說一，有異議也不提

8、企業發展沒人才，有了人才留不住

9、員工沒有主人翁思想，毫不在乎企業成本，隨意浪費

10、人情化嚴重，寧可放棄企業利益，也要做好人

11、消費者越來越難伺候，難以成為忠實顧客

12、同樣的會議天天開，同樣的錯誤天天犯

13、高層要求太多，中層理由太多，基層藉口太多

14、只注重產品生產，無計劃、無目標地銷售產品

15、員工缺乏忠誠度，沒能力就“混”，有能力就“走”

16、只有老闆在的時候，企業才能正常運轉

17、規章制度在“能人”身上執行時拐彎變形

18、員工越來越多，效率越來越低

開會，是職場的日常。但是低效率的會議，不僅浪費團隊時間，而且無助於專案的推進。該如何高效地開會呢？

給你分享她關於高效開會的14條建議，供你參考。

1. 無論什麼身份，進會議室就要有腹稿，有準備度，有參與度，重要會議要事先有彩排。

2. 會議召集人要對所有硬體設施負責。一旦會議開始，就絕不再為裝置和場地問題浪費時間。

3. 不開務虛會，務虛可以在飯桌上進行，會議室只務實。

4. 自己絕不遲到。

5. 會議過程中不擺弄手機。除非負責陳述或者記錄，也不使用電腦。眼睛看著人，讓人們覺察到你的專注力。

6. 用建設性的態度提出不同意見。無論如何，不做意氣之爭。

7. 發言要貢獻資訊增量。沒有資訊增量的發言都是廢話。

8. 每場會議都要有清晰準確的目標感，圍繞目標促成行動。每件事，都要有明確的責任人和時間點。

10. 允許和鼓勵會議中20%以內的“扯閒篇”時間，那往往是湧現創新靈感的時刻。但記住，“扯閒篇”不是說和會議毫不相關的廢話，而一定是基於會議主題的發散。

12. 別動不動就“頭腦風暴”。大部分“頭腦風暴”都是因為沒人對這事兒負責。

13. 開會時，敢於並善於終結無實質意義的對話，直切主題，致力於達成行動共識。

14. 會議室裡，最有力度的一句話永遠都是：這件事我來吧！

朋友的部門的開會形式如下：

部門老大在會議正式開始之前，給每個人準備一份備忘錄，簡單說明會議的基本情況。會議開始的時候，所有人先別說話，先靜默地讀這份備忘錄。

據說這個方法的創始人是亞馬遜的貝索斯，他參加的會議，這段靜默時間居然能長達半個小時。

有的人很不理解，認為開會前，每個人都應事先準備，然後帶著對資訊的理解、帶著成熟的意見來開會。

對，但那是理想情況。在實際的世界裡，太多人的工作是被排滿的，他們壓根兒就沒時間準備。與其逼著他們在會議中“表演”已知情況、“表演”深思熟慮，還不如誠實一點，乾脆在開始的時候專門給員工一點時間，專注地瞭解情況，整理思路。這樣反而效率高。

有時候增進效率的方法也很簡單，就是放棄想當然，正視現實就好。

開會不是目的，提出解決方案才有意義。有效的會議通常包含明確會議主題、確定主持人、敲定時間、談行動方案而非問題、覆盤及補充等5個元素。正確的方法僅保證有效方案的輸出，選對工具才是高效的關鍵，雲影片會議系統作為網際網路時代組織內、外部溝通的基礎通訊工具，能高效、便捷的解決網路環境下各種溝通痛點。正確的方法和高效的工具該如何結合呢？

何為主題？就是組織會議的目的，也就是發起人希望透過會議的討論得出的結論或方案。議題不宜貪多，每次會議設定一個問題最佳，最多不能超過兩個。議題確定後提前1-2天發給與會者，充分的會前準備是能否得出方案的基礎，也是高效率的關鍵。利用雲影片會議系統預約功能發起會議邀請，議題和時間直觀展現在邀請卡顯著位置，與會者還能將會議新增到日程中，保證各方按時參加。

通常情況下會議的組織者、協調者順帶承擔了主持人的工作，其實不然，主持人一定要是本次會議所解決問題的負責人，只有他最看重會後的解決方案，其他人做主持更關心過程是否順利。明確責任後還應給予主持人最大力度的支援，即使領導也必須全力配合，保證會議朝著解決問題的方向進行。雲影片會議系統擁有豐富的會控功能，全體靜音、會議鎖定、發言排序、會議點名等全部完美支援，還有豐富的互動功能作為輔助，主持人使用主持會議功能即可便捷把控會議全域性。

敲定時間

單位時間內完成事情的多少決定了效率的高低，高效開會離不開時間規劃。敲定開始和結束、發言、與會者達成共識、行動方案確定等每個節點的時間，並依據議題留出適當的靈活時間，總規劃完成後共享給每位與會者。因採用雲會議室的方式，各方使用手機、電腦、會議終端等在網路環境下就能進行高畫質影片會議，所以基本避免了因人員缺席而改變計劃的情況，行業領先的音影片演算法和全球分散式雲部署，保證了與會人員在任意角落都能享受沉浸式會議體驗。

談行動方案而非問題

正如上面所說，會議的核心是解決問題、提出方案，每位與會者都只能針對行動方案發表觀點，不能只提出問題、表明態度而不給出解決方案。會議開始後，主持人可以發起互動白板，在最明顯位置寫下提示語，提醒每位參與者圍繞解決問題的方法發言。系統還支撐投屏功能，思維導圖、EXCEL、PPT等軟體和圖片、文件均能共享展示。收集所有觀點後並按實際業務需求篩選排序，根據優先順序討論解決方案，找到一套所有人都能達成共識的方案。

覆盤及補充

一般會議到此就結束了，但得出的方案可能並不完善。一套經得起推敲的有效解決方案離不開及時覆盤和補充修改。融合了語音識別技術的雲影片會議系統能根據錄播影片自動生成文字版會議紀要，將紀要、方案等共享給每位參會成員，重新審視方案，如有新方案則綜合評估。如對現有方案有補充，則討論整合。經過覆盤和補充調整後的方案更成熟、漏洞更少，輸出最終版執行即可。