應對各種突發情況本來就是秘書人員的一項必備技能。古語有言：養兵千日，用兵一時。說的就是功夫要下在平常，用的時候不會著急忙慌。如果秘書平時積累的少、經驗欠缺，這種臨時會議領導發言材料的撰寫就會翻車，成為制約自身發展的桎梏。

　　領導講話是領導參與公務活動的一種方式，是實施領導職能的重要途徑。在某些場合，領導即興講話，不需要講話稿；但在正式場合，一般需要事先擬寫好講話稿或講話提綱來提高講話質量。當然，一般而言，這種臨時會議發生的機率還是比較低的。真的要發生了，我們不能著急，要果斷出擊，快速應對。作為一個從事辦公室工作13年的老秘來說，我職業生涯中也曾遇到過幾次類似事件，這裡分享一下心得。

一、平時要善於積累，各種材料分門別類整理。辦公室電腦要存一份，隨身碟也要存一份（應對外出中的突發事件），手機也要存一些各種場合下的發言材料（以備應急使用）。

二、分五步快速草擬發言材料。

第一步，“看兩篇寫一篇”蒐集資料。 寫作之前，可以先找兩篇。第一篇，要找以往領導在類似活動中的總結講話。因為每種型別的講話，都有著相對固定的套路和邏輯，這篇，解決的是“形似”的問題，就是結構、語言風格要像。第二篇，要找上級領導機關或者同級其他機關活動總結大會上的講話。因為每種內容的講話，在一定時期內，都有著相對固定的內容要求，這篇，解決的是“神似”的問題，就是最基本的內容、方向要準。找出這“兩篇”，透過學習和模仿，之後寫出來的，最起碼在結構上、內容上不會出現大的偏差。 　

第二步，“換位思考”琢磨內容。 替領導起草講話稿，當然要站在領導的角度去思考問題，學會“換位思考”是最基本的方法。可以從以下五個角度來思考： 1.領導應該講什麼？就是在這次總結大會上領導應該強調的內容、要求等。 2.檔案起草的部門期待領導講什麼？就是有關部門對於這項工作的考慮，希望透過領導講話傳遞出的工作訊號。 3.聽眾希望聽到什麼？講話都是有物件、有聽眾的，聽眾對領導的講話往往都有具體期盼，或是答疑解惑，或是肯定表揚，或是明確思路等，應該將聽眾的需求反映在領導講話之中。4.領導本人想講什麼？每位領導講話都有一貫的思路、風格，也有近期關注的重點、強調的要點等。 5.上級希望領導講什麼？每項工作都應該按照上級領導機關的部署和要求開展，科學地傳遞上級的要求也是講話的題中應有之義。 　　

在綜合各個角度之後，重新回到最初始的問題——在這樣的場合，領導應該講什麼？這並不是簡單的迴歸，而是採取螺旋式上升方式，否定之否定，站在更高的平臺去重新思考，以對的主體內容有較為充分的把握。

第三步，“閉上眼睛”擬定提綱。 講話開寫之前，要起草提綱。起草提綱要在掌握基本素材、充分思考的基礎上，合上參考，合上各類材料，越過紙面看實質，閉上眼睛想清楚，合上書本寫提綱。要切忌“找”提綱，翻閱各類材料，這裡摘一個意思，那裡找一個想法。擬定提綱，最起碼要寫到二級，想得清楚的地方要寫到三級。 　　

第四步，“一氣呵成”起草。 長期用電腦寫作，很多人往往養成“先寫容易的”和“複製貼上”的習慣。好的講話稿應做到文氣貫通，如果先寫材料豐富的、容易的、想清楚的，會使看上去是“拼湊”出來的，而不是“寫”出來的。這是寫作的大忌。因此，在寫作的培養階段，就要形成一個良好的寫作習慣，想清楚、寫清楚，按照提綱，從頭到尾寫下來、順下來。 　　正常的起草過程，我們一般還有第五步，也就是最重要的一步，“逼著自己”反覆修改。因為只有30分鐘，時間已經不等人了， 這裡就要學會取巧，尋找之前類似的發言材料，結合領導語言風格、上級要求，快速擬出提綱，時間允許的話，對內容進行快速微調，時間不允許，就果斷處之後，交領導審閱即可。

最後說一點，因為時間比較短，要做到出精品是不現實的，基本滿足會議要求就是完美，領導也會認可你的付出的。

黨政機關從事文字材料工作10年。只要從事過文字材料工作的都知道，30分鐘另起爐灶新起草一篇發言稿是不可能的，所以這與其說考驗的是秘書的文字功底和材料水平，不如說考驗的是情況掌握水平、材料儲備量和隨機應變能力。

臨時召開的會議，一般是聽取某個事件、某個方面、某個專題的情況介紹，不會是很正式的嚴肅的會議，正式嚴肅的會議都需要提前準備的，因此這決定了材料情況真實、資料準確、條理清晰、觀點正確即可，對文字需要、邏輯層次等要求相對較低。同時，一般領導也會同步思考準備，因此你所提供的材料，更多是基本情況和素材，如果多人開會，領導還可利用你的材料進行深加工再準備。

要想符合要求，動筆前需要迅速做三件事：一是瞭解開會背景和目的，瞭解領導意圖和主要想法，直接和領導對接，一般領導也會當面交代，把住核心意思。二是瞭解參會人員，即發言是對誰講、有誰聽，聽的人到底想要了解什麼，做到有的放矢。三是聯絡相關職能部門，派人迅速集中辦公，方便核實情況，核查資料。之後開始動筆。

第一步，迅速搭出框架結構，分出幾個層次。彙報發生問題的，一般是事情概況、原因分析及教訓、改進措施；介紹某項工作的，一般是目前進展情況、存在問題、下步打算等，談認識體會的，一般談對主題的看法、對自己的啟示、對落實的打算等，把思路理清楚。

第二步，尋找素材填充。這就考驗平時材料的積累能力和情況掌握能力。從事文秘工作的，一定要養成收集整理材料的習慣，一方面是收集各類期刊雜誌的好文章，下載後分門別類存起來；另一方面是領導各類講話材料和單位情況材料，凡有講話有彙報有介紹，都找過來存起來，有空多學習多掌握，需要的時候，能夠隨時記得放在哪裡，隨時調出來。這時候，只需要把相關材料調出來整合起來就好，主要是用領導以前講過的東西，一般都不會錯。

第三，核准資料情況。在邊組合材料的同時，讓召集過來的業務部門人員迅速核實資料情況，隨時提出意見，隨時進行修改。

最後，組織人分頭進行校對即可。

材料人，應急是工作常態，關鍵在平時積累。

一句話“穿靴戴帽”。這是搞這種突發的材料的最快捷的方法。我給你提供一個模板，可以適當套用。

基本上分三步走：

開頭（講目的，講意義，講感謝）

中間（講方法，講想法，講要求）

結尾（提希望，做表態）。

如何穿靴戴帽。

戴帽：根據領導臨時會議的主題內容，進行一個開頭。

一般要看會議召開的兩種情況，一種屬於工作部署、專案執行之前的工作安排類的會議；另外一種屬於總結會，比如觀摩、各類活動結束之後的總結會。

下面，我分別給大家做範例，也可以用這個當模板，進行修改套用。

開頭戴帽模板1：觀摩、各類活動結束之後的發言開頭。

今天這次觀摩活動對我們單位來說是一次難得的學習先進、尋找差距的機會。我們透過這次觀摩受益匪淺，深受啟發，同時也感受到了壓力。 透過對先進企業的觀摩，我們深刻的認識到，我們的管理還存在著一定的差距，我們將以此次觀摩為契機，認真學習好的做法和經驗，狠抓落實，努力提升現場管理標準，我們將從以下幾方面開展工作。

開頭戴帽模板2：檢查組檢查後，被查單位的發言開頭

感謝檢查組的各位領導，各位老師，你們辛苦了！感謝在這期間對我們管理工作的指導和幫助，感謝給我們提出了寶貴的意見和建議。我們也非常珍惜這次提高管理水平的機會，透過這次檢查也暴露了我們在管理中的薄弱環節及有待提升的方方面面，這是一次務實的、有效的、及時的幫促。所提的問題，我們將認真整改，所提的管理建議，我們將結合我們的實際，認真對待。我們將從提升現場管理水平的實際出發，認真分析存在問題，找出存在的差距，切實找準短板、補齊短板，把這次檢查作為提升能力、規範管理的一個切入口。我們將透過以下幾方面強化管理工作。

開頭帶帽模板3：工作部署、專案運作之前的發言

為了強化公司管理，推動管理上臺階，我們在充分調研的基礎上，結合公司管理實際，召開今天的會議，目的就是統一思想，明確重點，責任到人，將上級的管理要求，落到實處。下面，我講一下具體的要求。

中間：主體，一般就是具體的做法或者具體的管理要求。因為是發言材料，所以言簡意賅，有個框架性的即可。這需要根據不同的會議內容去擬稿。一般列出幾條就好。下面，舉例說明。

模板一：講想法和做法

一是完善現場各類標識、提示牌。目前公司已經著手做了現場的各類標識牌和提示牌。今天透過觀摩，*廠的****車間的*****這個標識（提示牌）我們在前期的工作中還沒有考慮到，這個也適用於我們的車間，回去後，我們將會繼續完善。

二是完善現場各加工區域的作業區域的管理。今天透過現場的觀摩，**公司的流水線作業我們現在還沒有條件實現，但是可以作為我們後期努力的一個方向或者管理提升的一個突破口，我們將在後期思考我們在流程管理上存在的問題，積極借鑑**公司成熟的管理經驗，提升我們現場流程管理水平。

三是進一步規範現場的管理記錄。透過今天的觀摩，有些記錄值得我們借鑑，體系執行及質量管理的各類記錄，適用性比較強，我也都拍了圖片，後期將結合我們的實際，進一步健全我們的管理資料。

四是強化員工培訓，提升員工操作技能。透過上半年我們培訓工作的開展，員工在安全意識的提升及崗位技能操作能力上都有所提升，後期將繼續開展紮實、有效的培訓。同時，借鑑**公司培訓工作中的管理經驗，促使培訓工作更有效。

模板二：提要求

一、統籌規劃，加強領導。會後，要結合各自的情況，成立領導小組，制定執行大表，明確時間節點，責任到人，工作落實單位。

二、務求實效，詳細策劃。各部門要結合今天的會議要求，制定問題解決方案，真對目前的問題，充分調研市場，對比分析，研判趨勢，詳細策劃後期的重點工作。

穿靴：也就是結尾，一般都是做表態、提希望。

模板一：

我們將按照領導要求，按照檢查組的要求，認真做好落實，召開專題會，制定切實可行的提升措施，紮紮實實體現管理水平。還請領導和檢查組放心，透過這次檢查，我們各級管理人員在意識上、行動上都會有提升和改進，我們會繼續按照公司的統一部署，落實管理職責，強化管理，加大創新，全力做好後期的工作。

模板二：

我希望，各部門能夠按照公司的統一部署，紮實這次會議的相關管理要求，齊心協力，

以更大的決心、更強的力度、更實的措施把工作做好，確保公司的生產經營目標得以實現。

小結：一個簡單的發言材料，一般也就具有這三部分。上面的例子，可以作為簡單的參考，文字，沒有經過仔細的考究。所以，具體還要結合業務特點及會議的目的、級別、發言人的身份及發言人的想法而定。作為文書，手頭可以參考的資料有會議通知，工作總結等，充分利用好這些資源，30分鐘還是可以寫出一篇不錯的發言稿的。

只能列個發言的大致內容，完整的發言稿是搞不定的，30分鐘，光碼字才能碼多少，還得看材料，提煉內容，組織層次

這個任務對沒有經驗的人來說會比較恐慌，不過只要是對會議有經驗的人就知道該如何做。

首先我們要明白，所有會議都有流程，臨時會議也是如此。

作為秘書，你理應知曉公司的會議流程。當你列出流程後，你自然就明白自己該做什麼工作。一般來說，臨時會議涉及的內容並不會太多，所以我覺得30分鐘應該是可以準備妥當的。

以下是我根據自己的經驗給出的建議，供你參考：

1、向領導詢問本次會議的相關內容。

既然是幫領導準備發言材料，那麼我們第一時間找到領導，否則你根本不知道究竟要做什麼。

找到領導後，要向他諮詢幾個問題：

（1）本次會議的主題。

（2）本次會議需要參會的人員。

（3）領導需要發言的主要內容。

（4）領導需要準備的資料。

至此，會議的大致內容就明朗了。

2、發通知。

一般都有範本，只要修改主要內容即可。

會議通知通常包含以下要素：

（1）會議主題。

（2）會議主持人。

（3）參會人員。包含會議相關人員及會議紀要人員。

（4）會議紀律。比如參會人員要簽到，把手機調靜音，中途不能無故離場，不許遲到早退、不許交頭接耳等。

（5）會議時長。

3、備齊會議所需材料。

有些會議需要展示部分材料，比如PPT、文件、圖片、物品等，你需要快速備齊這些資料。如果涉及資料過多，要學會找同事們幫忙，否則你將沒有空餘時間去幫領導準備發言稿。

4、幫領導完善發言稿。

領導已經有過多次的會議經驗，他知道自己該說什麼，所以無需把發言稿寫得非常詳細。你只需要準備以下幾點：

（1）開場白。比如會議主題，會議要求，會議時長、需發言人員等，在會議第一時間和大家說明。

（2）闡述會議內容。這一條領導已經準備得很完善，你只需把流程寫好即可。

（3）詢問參會人員的意見及建議。

（4）參會人員輪流發言（如有需要）。

（5）結束語。結束語包含後續要求、工作跟進等，如果細心的領導，還可以安排會後清理會議室人員，做到有始有終。

以上就是臨時會議的所有流程及秘書的工作，因為每個企業的要求和標準不盡相同，所以你可以根據企業自身需要進行增減、修改。

-End-

先拆借問題，三個關鍵詞：

秘書+臨時會議+發言材料

解答這個問題就要回答下面四個問題：

怎麼算是合格的秘書？

作為領導的秘書，意味著幾乎時刻在領導身邊。對於領導的一些重要觀點、理念，管理上的價值觀，應該做到心中有數。

大部分情況下應該能預見到領導對某一業務的總體觀點，說是領導肚子裡的蛔蟲也不為過。

要做到比領導自己還要了解他。

臨時會議有什麼特點？

臨時會議說明是緊急非重要會議，往往具有以下幾個特點：

參會人員的不確定性，臨時為了溝通某些事項，人員不一定都齊，那麼只要當時能來參會的相關業務人員，都會叫上，確保傳達的全面和討論的充分。會議主題的應急性，毫無計劃，卻要召開，說明某些事項必需即刻傳達或討論。會議過程的發散性，既然是臨時的，討論問題必然缺少計劃，過程中容易跑偏主題，方向性不足。這種發言材料需要哪些基本要素？時間。領導大約需要講多久，根據講話時長確定講稿篇幅。背景。雖然是臨時會議，也有一個相對確定的主題，根據背景確定講稿基調，是號召、動員，還是傳達、宣貫。框架結構。這是最體現秘書水平的地方，在30分鐘內迅速明確框架，做到結構有條理、內容不遺漏。

從以上三個方面出發，平時多思考、多總結，相信能寫出令領導滿意、令同僚刮目相看的講稿。

畢竟，功夫在平時。

以我的經驗看，首先，要在日常工作中認真收集能夠得到的一切資訊。包括領導講話習慣、工作方向與重點，存在電腦或行動硬碟內以備不時之需。將所有彙報材料或講話在電腦中分為兩個資料夾存放，以便隨時取用。

其次，要在接到通知的第一時間，瞭解會議的主題，與領導溝通，講話重點及要求。

第三，從電腦上摘取資料與資料，用之前的彙報材料模板為基礎，快速寫出四到五個題目。

第四，開始往裡面寫入之前收集好的內容，變換語句和資料。在寫好一頁的同時，安排其他人幫你校對文稿。

一、一般思維，靠日積月累的功夫，領導平時的講話，上級檔案材料，所處行業或單位的日常工作套路等等，這都需要平時多留心，日積月累攢下來的資本，才能在短時間完成領導需要的講話稿。

二、開拓思維，一定要學會藉助別人的智慧，現在網際網路這麼發達，有什麼材料不能從網上下載呢，有時候只需要改改時間，改改稱呼，完成一篇稿件分分鐘的事。

三、實事求是，都當領導了話還不知道怎麼說？怎麼領導別人啊？靠秘書領導別人哪？牛逼領導開會都是不需要稿子的！替領導寫講話稿，你會把領導慣壞的！

要想在短時間內準備好資料的話

首先，要在接到通知的第一時間，

瞭解會議的主題，

並與參會領導溝通，

掌握其講話重點及要求。

其次，快速起草

最後，找領導確認

其實任何事情都是一樣的，

要想在短時間內快速對應，

就要在平時多學習，

多練習，

多準備。

庖丁解牛，手熟而已。

我2009年到辦公室工作，2014年開始為領導寫講話之類的材料。題主所說的30分鐘內準備一篇臨時講話稿的情況不多見，但如果遇到這種情況如何應對，我認為要做到以下幾點。

一、弄清會議的背景。就是為什麼要開這個會議，為了解決什麼問題。一般情況下，領導安排開會都有目的，或是主動開會，或是被動開會。主動開會就是領導謀劃的工作要向下安排部署。主動開會一般不會這麼緊急，都是謀劃多日，各項工作都準備好了才開會的，但也有特殊情況。比如，領導去視察一個專案，視察後感覺與原來的計劃有較大出入或是專案進度相對滯後，需要緊急重新安排等。被動開會一般是上級下發了緊急通知，要抓緊時間落實，或是發生了突發事件、緊急輿情，需要緊急應對。不管是主動開會還是被動開會，作為領導講話的撰寫人一定要弄清會議背景，才能有的放矢。

二、弄清參會的物件。就是哪些人參加會議，領導的講話是對誰講的，會議一共有幾個人講話，你為其撰寫講話稿的那位領導在幾個講話領導中的位置。先說講話物件，是小範圍還是大範圍，是下級單位一把手還是副職來參會講話稿用語都不一樣。如果是小範圍下級單位一把手參會，所安排工作的重要性可一筆帶過，主要說措施，是可以增加詢問環節，現場完善後最後形成會議決議執行。如果是大範圍，除了措施以外，還要突出所安排工作的重要性和執行結果獎懲措施。如果你為其撰稿的領導是這次會議講話的主要領導，你就可以放開寫，把保證完成工作的狠話說一些。如果你為其撰稿的領導是這次會議講話的副職，在他講話後還有主要領導講話，那你就寫工作安排和落實措施，強調的部分由主要領導總結，不能越位。

三、弄清領導的想法。就是領導想從哪幾個方面講，你就圍繞他提的觀點進行闡述和完善。其實就是擴寫作文，只不過擴寫的比較多。領導提論點，你負責找論據補充。在領導提出要講的幾個點後，你要及時把自己擴寫的想法彙報給他，看是否可行，省的寫完了發現跑題了。

四、和有關單位辦公室主任加強聯絡。在平時多積累素材，多掌握情況的同時，要多和領導分管單位的辦公室，尤其是辦公室主任加強聯絡，在你需要有關情況的時候，他們能在最短的時間內提供。

五、手機上安裝一個圖片轉文字軟體。有時候開會的內容是緊急部署上級安排的工作，而他們發過來的是紙質的材料，手動打字根本來不及，這時候如果有了圖片轉文字的軟體，就可以快速的把紙質材料輸入成電子材料，編輯省時省力。

六、熟練各種講話稿寫法套路。不同場合的講話稿會有不同。就以安排工作性質的會議講話稿為例。先寫會議背景，後邊依次是安排這項工作的意義和重要性，具體的工作措施，工作要求，獎罰手段。

能要求30分鐘後用稿的肯定是緊急會議，倉促之間除非領導御用長期跟隨的老筆桿子能信手拈來，其他誰也搞不定的。即使你馬上了解情況、詢問領導意圖、聯絡相關單位時間根本來不及，倉促之間成稿多半也不合領導心意。這種會議多半是針對某些事件的，如果你領導對下開，一般不會有這情況，應該早有安排，有也是臨時排程或要求下屬單位彙報，不需要講話稿，這種會簡單講下要求就好。如果你領導是去參加上面會議，可能根據大領導時間安排有調整才倉促之間召開的，發言材料也就是彙報類，一般也就是資料加分析、現狀加困難，成績加謀劃。寫材料單位情況你應該都瞭解，唯一需要注意的是和上級領導下設辦公室主任搞好關係，接到通知，第一時間電話過去，瞭解大領導開會目的，方向才是對的，否則錦繡文章天花亂墜，大領導想的東，你領導唸的你寫的西就很難達到效果。這就是為啥有很多領導開會把下面人寫的材料扔一邊，自己講的原因。知道會議召開原因加自己單位現狀，綜合分析，容易讓你領導和大領導在想法上產生共鳴，接下來再提困難就容易被接受。開會不只是彙報講話，作為下級領導更多的是工作出彩和資源博弈，寫材料難就難在寫材料的人資訊封閉，對上不了解大趨勢，對下你不瞭解單位情況，拍腦袋寫不出實東西，這與筆桿子在單位普遍地位不高有很大關係。領導當場大白話說的都比你三天三夜寫的水平高，為啥？資訊的不對等造成的佔位差距，他不一定比你水平高，他知道的多分析的就到位，他和他領導接觸多瞭解上層想法話就到位，點子就對號，你不在那個位置你永遠不會了解，所以和一些人處好關係對你寫材料還是有好處的，大領導想推一件事情，你領導去了畫龍點睛和唱反調哪個好呢？咱也不知道，咱也不敢問，作為領導參謀助手寫材料只是很小一部分而已。

會議發言稿分領導主旨發言還是給上級領導彙報發言兩種，領導又分行政單位還是企業領導兩種，單位性質不同發言內容也不同，因此，當秘書就象醫生，必須學會當全科醫生。企業秘書要懂得和掌握企業各工種的基本內容和最近資料和生產情況，行政單位秘書要熟知工農商各行業的具體情況，要成為各行業的內行人，這樣，寫出的稿子既專業又有實據。領導的發言稿這要看什麼型別會議，大型會議主旨發言半個小時是些不出來的，臨時小型會議只可給他寫個提綱性的發言就行了，大不過秘書在小題內準備一些具體數字，剩餘的就讓領導自己發揮了，不需要照本喧科地念叨，如這樣唸叨反倒會引起與會人員感覺乏味，無趣，沒水平，個人在不出提綱內容範圍內發揮好了，使人爰聽，感覺此人水平不一般，給領導填色，何樂而不為呢。一但遇上那種沒水平的懶領導，你就得給人家寫成發言稿，至於效果如何咱秘書就管不了啦。

這種臨時性材料撰是對文秘人員應急能力和寫作基本功的一個重大考驗。我認為主要從以下三個步驟做起，迅速形成完整的材料，這個時候數量更優於質量。一是迅速形成結構。這種講話稿不用考慮標題，要根據會議內容列出講話稿結構。開頭主要是根據會議主題和講話人的職位進行總起寫一段。正文一般分為三大點就行了，列好三個小標題。最後一段總結鼓勁之類的話結束。二是迅速查詢素材。列好結構標題好，把平時存在電腦的一些素材填進去。如無素材，根據會議主題組織文字。三是迅速修改文字。文章都是改出來的，雖然時間短，但也要迅速修改，看有沒有錯別字，是否通順等，起睡要閱讀一到兩遍方可定稿給領導。另外還有一點是要有強大的心理素質，遇到這種急性材料不要緊張，要沉著應對。

以我的經驗，關鍵在於平時的材料積累。短時間內準備好領導的發言材料，一是熟悉會議的主題，瞭解領導的大致想法。二是搭建好發言材料的框架，第一部分是對這次會議的總體描述，對會議小結，第二部分具體的想法、意見及相關要求，分層次列明提綱，第三部分提一些建議及相關工作的佈置。材料的關鍵，不能空洞，要有資料、有內容，切忌抄襲，切合實際，能夠準備表達領導的意圖和想法。

發言材料本身就考驗寫作功底，臨時會議材料就更考驗秘書水平了。對於新秘書來說，因為文字功底積累不夠，可以找找之前類似的材料結合會議主題修改修改，如果是老秘書經驗豐富，應該迅速領會會議意圖，列出發言材料提綱，收集素材進行充實，造成文稿起草工作。

秘書一枚……

1、考慮到是臨時會議，那麼首先要做的就是找出日常會議記錄模版，快速整理出來空白版本，與會人員和時間快速更新。

2、會議內容依據日常事務進行重點內容或事項的記錄，並且要記錄發言人以及領導指示。

4、會議結束後迅速補齊文字編輯，整理資料，並重新檢查複核。

5、轉交領導確認。

附：多參與，多整理，多用心，會做好的。

無論是企業還是機關事業單位，開大會都是有計劃安排的，相關秘書處室就會根據計劃給領導排行程、踩任務，包括準備發言材料，原則上最晚也要提前一天準備完畢，極少出現在開會前半小時要求準備發言材料的事情。哪怕有，一般也是協調會、座談會等臨時性會議，這樣規格的會議一般會要求準備相應的工作材料、輔助閱讀材料等配套材料，但很少要求準備領導講話發言材料。能夠當上領導，都是有兩把刷子的人，應付這樣的臨時會議信手拈來，完全沒必要準備講話稿。

可是如果真出現了這樣的情況，領導要求會前準備發言材料，該怎麼準備？

此時，作為領導的秘書，頭腦一定要非常清醒，對會議本身要有一個最基本、準確的判斷。首先，領導在會前要求你準備發言材料，而且只留給你短短的30分鐘，他肯定知道時間緊，但他還是把事情交給你，讓你去準備，說明領導對你非常信任，也是對你能力的肯定；其次，也證明領導對這個會議非常重視，他希望在會議上講得更有條理，或者不希望在會上留下什麼口舌，想採用正式點的講話方式去應對，否則不會如此興師動眾讓你準備講話稿。建立在這個判斷的基礎上，在寫講話稿時，你就要做到以下幾點：

第一，要弄清楚會議的目的

包括參會人員、會議的背景和所要達到的效果，綜合各方面資訊，對會議本身做基本的判斷。必要的情況下，可以直接詢問領導對會議有什麼要求，需要強調什麼，有什麼建議。會議馬上就要召開，時間緊任務重，領導也清楚，此時沒有必要揣摩領導心思，單刀直入詢問是最好的方式，對此，領導應該也能理解。人性點的領導，可能不等你去問，他也會交待一些基本的講話點。

作為秘書，做事情最強調分寸，什麼時間做什麼事，要有基本的認識。有時候，可以做領導肚子裡的蛔蟲，揣摩領導的心思做一些工作安排，一來避免了事事請示的尷尬，二來也可以顯示自己的能力和判斷，讓領導今後更加放心地將事情交辦於你；有時候，特別是碰到急事難事時，也沒必要藏著掖著，該問的要問，不能因為怕給領導留下“不明上意”的壞印象，而擅做主張下決定，曲解領導的意圖，導致局面無可收拾。一旦這樣做，一回兩回可能沒事，久了，遲早出事，到時你的秘書也當到頭了。

第二，要釐清講話的重點

臨時性會議的講話，最忌繁文縟節，正確的開啟方式是一竿子插到底，直奔主題，沒必要想常規的講話那樣都搞“三段論”，開頭講提高站位，要認識到什麼工作的重要性，接下來講多粗並舉，提高什麼工作的緊迫感，最後講加強領導，強化什麼工作的責任心等等，這些都是常規套路，用在常規時間沒問題，在特殊情況下不見得管用。

準備這種臨時會議的講話，開頭講兩句會議的背景，帶出會議主題，之後直接寫兩大部分內容即可：第一，會議要解決的問題，把領導交代你要在會議上講的事情，結合自己平時跟領導對他在一些問題上看法，分條分段，一二三平鋪直述點出來，講話要一針見血，問題要直指要害；第二，強調抓執行抓落實的重要性。提出了問題，就要解決，重點就在抓執行上，把這個問題寫實寫透，上升到政治高度、經濟社會發展高度、責任心高度等等，都是必要的強調，提綱挈領地列舉出來即可。

第三，要注意講話的字數

類似的臨時講話稿，掐頭去尾一些常規的套話、空話、沒有意義的話，提綱式地完成，字數最好不要超過2000字，控制在4頁紙以內（內容三號字型）。這樣紙面文字領導大概可以講個10-15分鐘，加上領導自己的發揮，以及一些互動的交流，會議總體控制在45分鐘到一個小時以內最為妥當。如果是重要事項，會議可以延長，討論環節可以增加，但講話材料不宜拉長，否則容易產生邏輯上的問題，顯得囉嗦不著重點。

如果已經有類似的材料，只需要重新整合一下，經驗豐富的秘書可以完成，但是必須有如下幾個要求：

第一，會議要求

所有的會議都有對應的會議要求，材料體現的內容要怎麼樣分配也是有規定好的，只要我們不需要在另外收集材料，素材已經有，就是把放在的位置還有部分措辭修改，這樣就基礎材料就準備好了。

第二，瞭解聽取會議的領導的要求

上級在佈置這些工作的時候，就會有第一點所列明的要求，但是同步非常重要的就是，參加這個會議的大領導的要求。有些領導要求要非常的準確，遣詞造句。有些領導關注的是資料的內容，或者呈現的方式，所以只要有了素材，再把形式，就是外表，按照領導的要求包裝一下，這樣才能讓這份會議材料更加完美。

第三，熟手工

而且如上的兩點，還必須有一個熟手的技工來解決，就是秘書。這個秘書最少要在這個公司工作兩年以上。這樣就能熟練的找到需要的材料，就像一個經驗豐富的廚師一樣，將手頭的食材做一道好菜。

首先，你要搞清楚臨時會議的主題

作為秘書工作，最重要的素質就是要有敏捷的思維和反應速度。給領導準備發言材料當然要明白會議的主題。知道是個什麼內容的會議，便於你對症下藥準備材料。

其次，你要知道領導的講話特點。

他平時的講話風格，是概括一點面面俱到的，還是隻抓重點問題講的。瞭解這個，你才能做到準備的材料適合並且高效。

再次，你還要有清晰的思路，能幫助他把材料理清，用到哪些方面的論據，哪些方面的資料，都給他一次性準備好。同時，你要有文字和稿件加工的水平，列出要點。

最後，作為秘書千萬不要把自己對事情的看法加進去，也就是主觀的東西不能要。所有的材料都應該是客觀的事務性的東西。