想用Excel做資料分析當然好了，為什麼呢？方便啊，要知道excel的一些功能還是非常強大的，快捷鍵什麼的都超級好用。

下面我們一起看看它有哪些技巧可以很好的做報表！

學會一些小技能：

一、快速輸入n個0

做表格的時候，總會遇到很多的數字，有的數字後面的0真是多的不得了，還不能抱保證不出錯，這樣做就可以。

二、加密Excel文件

還怕文件被別人偷看，可以給文件加個密，這樣除了自己，只有有密碼才能看哦！

三、列印檔案你還煩惱不能轉換檔案格式？這是一款操作簡單、功能強大的PDF印表機軟體。軟體透過虛擬列印的方式，可快速將doc、txt、jpg等多種格式文件輸出為PDF格式檔案，幫助使用者輕鬆解決文件轉換難題。

學會利用快捷鍵：

一、強制換行

在Excel單元格中輸入大段文字，使用她可以在任意位置換行。

二、單元格區域填充

用當前輸入項填充選定的單元格區域，如果有多個區域需要輸入同樣的資料，用她就對了。

三、輸入當前日期

四、輸入當前時間

因為冒號：需要使用Shift鍵才能輸入，所以需要三個鍵。

五、單元格格式

彈出單元格格式對話方塊。

用Excel做資料分析有點勉為其難～雖然有很多大神將Excel的功能庫用到了極致，但是對於普通人來說，這些操作性很低。

拿簡單的線性規劃來說吧，Excel提供的擴充套件功能中有專門的線性規劃分析，可是操作起來效果不太理想，若有現成的數學模型就更好了。

我覺得Excel主要用途為資料處理及資料統計工作，資料記錄和儲存可以使用微軟的access，資料分析可以使用spss，水晶易表及數學軟體MATLAB～大家所說的資料透視表透檢視，我覺得還是屬於資料處理的範疇～

　　我覺得應該是：

　　1、你應該掌握一些基本的資料分析的方法，以及知道自己希望分析工具能夠給你帶了什麼；

　　2、要能夠基本知道自己目前的資料分析需要在什麼層次或則範疇：比如一般、專業或者是製造業還是零售業，又如是歷史資料分析還是為了預測分析等等。

　　有了上面的認識，可以介入EXCLE的學習。

　　一、對EXCEL初級使用者來說，對資料分析的作用是：

　　運用其表格功能及一般的運算規則提高報表製作及計算的效率。

　　二、對於進階使用者來說，EXCEL對資料分析的作用是：

　　學習函式及公式，能夠進行1、複雜的運算，2、複雜的邏輯關係判斷；3、建立具有一般智慧化的互動報表及模型。

　　提高資料分析的效率、深度與廣度

　　三、對於高階使用者，EXCEL對資料分析的作用是：

　　進行VBA的開發，能夠完成程式級開發才能夠完成資料分析，能夠進行數十萬級資料的運算（需要VBA開發擴充套件資料庫容量，已經有人實現數億條資料的匯入及分析），建立更為智慧化和強大的資料分析模型；

　　四、對於開發級使用者，EXCEL對資料分析的作用是：

　　開發EXCLE所沒有或者完善EXCEL的功能及外掛，大大拓展EXCEL的使用範圍，與其他各種資料庫互動等等。這個是程式開發級別的，幾乎都能夠實現，尤其是2003後，OFFICE已經到了令人髮指的地步。

每個人都會有機會進行資料展示，為什麼別人展示永遠獲得正視，而我的展示永遠只有自己願意去看，別人在看手機？難道我不知道尊重，非也；只是你展示的是“夢想與現實”中“現實”的一面，別人展示的是“夢想”的一面。

第一步是對錶格進行粗略的修飾調整，思維：行高、列寬、對齊方式、表格線等；

使用“套用表格格式”、“條件格式”之後看資料不再枯燥無味，而且還更有看頭。“條件格式”可以將篩選條件轉換為顏色視覺化，從而達到一目瞭然的效果。

第一個技巧，①“套用表格格式”。方法：任一單元格→開始→套用表格格式。

②“條件格式”，方法：選中單元格區域→開始→條件格式。

條件1：高於平均值

條件2：資料條

條件3：色階

條件4：圖示集

第二個技巧：養成修飾圖表的思維。這次舉例柱形圖的修飾例子，其他希望大家動用類似的方法進行模擬實踐。

步驟一：根據銷售資料建立柱狀圖，建立方法可參考。選擇資料來源→插入→柱狀圖→選擇資料來源→編輯座標

步驟三：美化圖表。

知乎諶斌：

多動腦

EXCEL只是個工具。你的目的不是玩轉EXCEL，你的目是資料分析。就比如做社交網站，什麼樣的使用者是活躍使用者？哪些使用者行為資料能拿出來參考？活躍使用者的各項行為資料，你看出哪些關聯性？這都是要動腦。

精品課程：磨劍之作，七週成“師”！秦路主講，七週成為資料分析師https://edu.hellobi.com/course/205

快捷鍵

Excel的快捷鍵很多，以下主要是能提高效率：

Crtl+方向鍵，對單元格游標快速移動，移動到資料邊緣（空格位置）。

Crtl+Shift+方向鍵，對單元格快讀框選，選擇到資料邊緣（空格位置）。

Ctrrl+空格鍵，選定整列。

Shift+空格鍵，選定整行。

Ctrl+A，選擇整張表內容。

Alt+Enter，換行。

Ctrl+Enter，以當前單元格為始，往下填充資料和函式。

Ctrl+S，快讀儲存，你懂的。

Ctrl+Z，撤回當前操作。

如果是效率達人，可以學習更多快捷鍵。Mac使用者的ctrl一般需要用command替換。

格式轉換

Excel的格式及轉換很容易忽略，但格式會如影隨形伴隨資料分析者的一切場景，是後續SQL和Python資料型別的基礎。

通常我們將Excel格式分為數值、文字、時間。

數值常見整數型 Int和小數/浮點型 Float。兩者的界限很模糊。在SQL和Python中，則會牽扯的複雜，涉及運算效率，計算精度等。

文字分為中文和英文，儲存位元組，字元長度不同。中文很容易遇到編碼問題，尤其是Python2。Win和Mac環境也有差異。大家遇到的亂碼一般都屬於中文編碼錯誤。

時間格式在Excel中可以和數值直接互換，也能用加減法進行天數換算。

時間格式有不同表達。例如2016年11月11日，2016/11/11，2016-11-11等。當資料來源多就會變得混亂。我們可以用自定義格式規範時間。

這裡瞭解一下時間格式的概念，列舉是一些較通用的範例（不同程式語言還是有差異的）。

YYYY代表通配的四位數年格式

MM代表通配的兩位數月格式

DD代表通配的兩位數日格式

HH代表通配的的兩位數小時（24小時）格式

hh代表通配的兩位數小（12小時制）格式

mm代表通配的兩位數分格式

ss代表通配的兩位數秒格式

例如2016/11/11可以寫成：yyyy/MM/dd

2016-11-11 23:59:59可以寫成：yyyy-MM-dd HH:mm:ss

陣列

陣列很多人都不會用到，甚至不知道有這個功能。依舊是資料分析越往後用到越多，它類似R語言的Array和Python的List。

陣列由多個元素組成。普通函式的計算結果是一個值，陣列類函式的計算結果返回多個值。

陣列用大括號表示，當函式中使用到陣列，應該用Ctrl+Shift+Enter輸入，不然會報錯。

先看陣列的最基礎使用。選擇A1:D1區域，輸入={1,2,3,4}。記住是大括號。然後Ctrl+Shift+Enter。我們發現數組裡的四個值被分別傳到四個單元格中，這是陣列的獨有用法。

我們再來看一下陣列和函式的應用。利用{}，我們能做到1匹配a，2匹配b，3匹配c。也就是一一對應。專業說法是Mapping。

=lookup(查詢值,{1,2,3},{"a","b","c"})

Excel的陣列有同樣強大的玩法，大家可以搜尋學習，提高一定的效率。但是Python的陣列更為強大，重點就不放在這塊了。

分列

Excel可以將多個單元格的內容合併，但是不擅長拆分。分列功能可以將某一列按照特定規則拆分。常常用來進行資料清洗。

上文我有一列地區的資料，我想要將市和區分成兩列。通常做法是可以用mid和find函式查詢“市”擷取字元。但最快做法就是用“市”分列。

出一個思考題，如果市和區都存在應該如何分列？

SQL和Python中有類似的spilt ( )函式。

合併單元個格

單元格作為報表整理使用，除非是最終輸出格式，例如列印。否則不要隨意合併單元格。

一旦使用合併單元格，絕大多數函式都不能正常使用，影響批次的資料處理和格式轉換。合併單元格也會造成Python和SQL的讀取錯誤。

資料透視表

資料透視表是非常強大的功能，當初學會時驚為天人。

資料透視表的主要功能是將資料聚合，按照各子段進行sum( )，count( )的運算。

此時會新建一個Sheet，這是資料透視表的優點，將原始資料和彙總計算資料分離。

資料透視表的核心思想是聚合運算，將欄位名相同的資料聚合起來，所謂數以類分。

列和行的設定，則是按不同軸向展現資料。簡單說，你想要什麼結構的報表，就用什麼樣的拖拽方式。

聚合功能有一點類似SQL中的gorup by，python中則有更為強大的pandas.pivot_table( )。

一種資料清洗和檢驗的快速方式。想要驗證某一列有多少個唯一值，或者資料清洗，都可以使用。

功能類似SQL中的distinct ,python中的set。

條件格式

條件格式可以當作資料視覺化的應用。如果我們要使用函式在大量資料中找出前三的值，可能會用到rank( )函式，排序，然後過濾出1，2，3。

用條件格式則是另外一種快速方法，直接用顏色標出，非常直觀。

凍結首行首列

Excel的首行一般是各欄位名Header，俗稱表頭，當行數和列數過多的時候，觀察資料比較麻煩。我們可以透過固定住首行，方便瀏覽和操作。

Header是一個較為重要的概念。在Python和R中，read_csv函式，會有一個專門的引數header=true，來判斷是否讀取表頭作為columns的名字。

自定義下拉選單（資料有效性）

資料有效性是一種約束，針對單元格限制其輸入，也就是讓其只能固定幾個值。下拉選單是一種高階應用，透過允許下拉箭頭即可。

自定義名稱

自定義名稱是一個很好用的技巧，我們可以為一個區域，變數、或者陣列定義一個名稱。後續要經常使用的話，直接引用即可，無需再次定位。這是複用的概念。

我們將A1:A3區域命名為NUM。

直接使用=sum(NUM) ，等價於sum(A1:A3)。

新手們理解資料庫，可以將其想象成無數張表sheet。每一張表都有自己唯一的名字，就像上圖的NUM一樣。資料庫操作就是引用表名進行查詢、關聯等操作。使用sum，count等函式。

查詢公式錯誤

公式報錯也不知道錯在哪裡時候可以使用該功能，尤其是各類IF巢狀或者多表關聯，邏輯複雜時。查詢公式錯誤是逐步運算的，很方便定位。

分組和分級顯示

分組和分級顯示，常用在報表中，在報表行數多到一定程度時，透過分組達到快速切換和隱藏的目的。越是專業度的報表（諮詢、財務等），越可以學習這塊。在資料選單下。

分析工具庫

分析工具庫是高階分析的利器，包含很多統計計算，檢驗功能等工具。Excel是預設不安裝的，要安裝需要載入項，在工具選單下（不同版本安裝方式會有一點小差異）。

分析工具庫是統計包，規劃求解是計算最優解，類似決策樹。這兩者的分析方法以後詳細論述。

Mac似乎有閹割。

第三方應用

Excel是支援第三方外掛的，第三方外掛擁有非常強大的功能。甚至完成BI的工作。

應用商店裡微軟官方的Power系列都挺好。下圖就是Power Map。

第三方應用商店Mac沒有，非常可惜。Win使用者請用最新版本，2010以前是沒有外掛的。第三方應用是可以深學的，如果是傳統行業的資料分析師，需要專注學習，網際網路分析就不需要了。

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主要的Excel技巧和函式已經都教授給大家。Excel博大精深，有一句說的挺好，我們大部分實際用到的功能只有20%。熟練掌握這20%功能，日常工作足夠應付。重要的還是解決問題的能力。

一般來說，需要學習一些Excel相關基本知識，運用Excel進行資料分析，就需要六個步驟，這六個步驟分別是明確分析的目的和思路、做好資料收集工作、資料處理、資料分析、資料展現、資料分析報告。

在資料分析工作之前的要有明確的分析目的，這是因為只有明確資料局分析的目的，才不會偏離資料分析的方向，在確定資料分析的目的以後，還要梳理好資料分析的框架，在確定好分析框架的體系以後，還需要結合實際情況去進行搭建分析框架。這樣才能夠保證資料的完整性。

而資料收集工作就需要明確資料了來源，一般來說，資料收集的途徑有三種，第一種就是傳統的手工錄入資料，比如設定問卷調查表。第二種就是自動匯入網上的資料，第三種就是匯入文字資料。大家在進行資料收集工作的時候根據實際情況去進行資料收集方式的選擇。

我們再來說說資料處理工作，資料處理工作有三個階段，分別是資料清洗、資料加工、資料抽樣。資料清洗工作就是用函式法和篩選法或者條件格式發去處理重複資料。使用定位輸入或查詢替換找到空白或以錯誤識別符號顯示的單元格，最常用的是以樣本平均值代替缺失值，也可以用統計模型計算出來的值進行替換，或根據實際情況保留或刪除缺失資料。利用IF函式檢查錯誤或利用條件格式標記錯誤。而資料加工就有很多種方法，分別是資料抽取、資料計算、資料分組、資料轉換。而資料抽樣就是利用函式進行隨機抽樣。

接著我們說說資料分析，資料分析方法有很多，比如包括對比分析法、分組分析法、結構分析法、平均分析法、交叉分析法、綜合評價分析法、杜邦分析法、漏斗圖分析法等。而資料分析工具就是用Excel自帶的分析工具就可以了，而這個自帶的工具的功能是很強大的。

然後說說資料展現。一般情況下，能用圖說明問題的就不用表格，能用表格說明問題的就不用文字。所以，資料展現使用圖表是現在的主流方式，那麼圖表的作用是什麼呢？圖表的作用就是表達形象化、突出重點、體現專業化。經常用的圖表的型別有表格、餅圖、條形圖、柱形圖、折線圖、散點圖等。

最後就是資料分析的報告了，資料分析報告的要求就是需要有明確的結論，沒有明確結論的分析稱不上分析，同時也失去了報告的意義。

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