會議是統一思路的方式，基於這種情況，有二點：

1.提高會議效率

2.縮短會議時間

不管是否有空，基於以上二點，都要參加。

【人力管理啟示錄】分析：

領導希望我們幫忙組織會議就是希望我們能夠把大家的時間協調一致，儘量讓大家都能夠在同一時間以各種形式參會。大家都在自己的日程表上，肯定面對有員工有空，有員工沒空的情況，這就是需要會議組織者發揮所能的時刻到了。根據會議重要性的優先順序，是不是需要各位員工協調出日程表的時間來參會。優先順序高的會議，無論如何都需要排在工作日程前來參加，優先順序低的會議，可以在大家都由空的時間，再組織開會。這是會議組織者的技巧。下面我們就一起看看如何組織會議，以及如何讓會議高效。

大家為什麼不愛開會呢？

因為有很多會議的效率太低，我們常說開會的人基本不幹事，幹事的人基本不開會，其實這句話也是有道理的。上會的事不一定要真幹，真乾的事不一定要上會，花了很多時間用來參加與我們不直接相關的會議，反而耽誤我們正常的工作日程安排。那麼組織高效會議就成了會議組織者的技巧。

什麼時候需要組織會議？

會議是非常有效率的資訊傳達方式

如果拋棄低效形式主義的會議，會議是非常高效的資訊傳遞方式，比如我們需要把同一個資訊迅速傳遞滴團隊成員，並得到團隊對此資訊的建議反饋，這時候最需要的就是會議。

會議的作用是團隊合作

會議是希望將複雜的資訊以最快速的方式傳播出去，並得到即時反饋。在團隊合作為王的時代，會議就變得更重要，能在會議中當面說就不需要間接傳遞資訊，會議能夠把資訊發給參會人員，並得到快速即時回覆。也有很多會議是分階段展開的，這就更需要會議組織者的高效合作。

組織會議的要素有哪些？

我們搞清楚會議的作用了，就回到題目再看具體情況。本題目的關鍵點就在於如何組織參會人，幫助協調他們和領導的時間。除了會議時間之外還有其他要素嗎？

會議主題、會議重要級別、會議時間、參會人員、會議形式、會議地點等。

會議組織者需要在會議前把會議的如上要素都提前瞭解清楚，以便參會人員會議前都能做到心中有數。

我們需要把會議要素都融入到如何組織高效會議當中，下面我逐一介紹。

高效會議應該包含哪些特徵？

高效會議需要包含如下內容：資訊集中、反應迅速、互動多、會議結果明確、解決問題。

資訊集中

會議組織者需要提醒參會的人，把會議可能使用的資訊在會議前得到有效組織，在會議中隨著議題可以快速提取使用，正所謂有備而來，不打無準備會議。誰知道領導突然會問些什麼問題，想象一下這個場景，我們小手緊張得一直髮抖，卻不知道怎麼回答，只能在領導親切的目光注目下，有話說不出，被大家嫌棄。

{注意事項}

會議中有時候需要播放PPT簡報，有時候這也不一定是好的表達方式。當一個PPT開始播放時，人們的思維也會被變換的圖片所吸引而限制發散性的思考。但是開會的目的難道不是為了討論工作計劃嗎？幻燈片這種容易分散精力的展示方法已經開始被很多管理者嫌棄了，亞馬遜、雅虎、Facebook等公司的CEO帶頭摒棄繁複的演示方法。我們就需要謹慎根據會議主題考慮是否需要PPT。

反映快速

組織者需要請參會的人，要在會議前就把議題和相關的問題都理一遍，需要把可能方案、解決辦法、可能發生的情況、設計理念、潛在問題、客觀情況等等都要有所準備。會議需要參會人員都集中反映和參與，避免會議中耗費大家共同的時間。為了不消耗團隊成員的時間，就要提前做好準備。

互動多

會議的過程不是一言堂，需要我們都參與，我們要把自己的想法積極貢獻出去，會議組織者需要透過組織形式和流程給參會人員交流的時間，有時候會議需要很快速，沒有主持人，那麼我們可能更需要平等積極的發言，會議組織者不要把會議風格搞得太嚴肅，所以活躍的發言氛圍很重要，無論是會議主持人還是會議組織者都要把控好。互動多很重要，只有多參與，多發言才能避免一個人說，其他人聽著的情況。

會議結果明確

會議都要有結果，沒有結果的會議也要儘快追個結果而不是不了了之，領導擺譜問問情況，假裝關心工作，一群人圍著領導拍馬屁的，這都是為開會而生的領導，上會討論的事也一定不是要真乾的工作，真乾的工作也上不了這樣的會議。現在公司做了很多控制這樣形式的會議，就設定了很多硬性條件，比如很多公司的小會議室不設定座椅，站著開會也許會加速討論和解決問題。會議組織者需要會前把會議目標通知下去，以討論出結果為目標。

解決問題

會議有高級別領導參加，那麼好不容易請大領導參加，就需要快速拍板，以求儘快推動跨部門，甚至是跨集團的工作，這比發郵件解決問題要更有力度，會議組織者需要把議題通知到領導，會議前請領導知悉大致議題，而不是會議中給領導一個大大的surprise，這樣的驚喜雖然不是天天有，但是領導可能不太喜歡，萬一驚喜變驚嚇了呢？

如何讓會議更有效率？

問題緊急程度和問題需要提前知會領導和參會人員。可以把會議優先順序分為高、中、低三級。如果會議優先順序高，這樣可以幫助會議組織者優先安排各自時間，把大家的時間集中起來，以最快速的時間一起參會，如果有異地辦公或者出差等形式，會議組織者也儘量提供更高效的遠端參會形式。如果會議優先順序低，那麼參會人員並不需要高覆蓋率，可以請代表參會，會後轉達到位即可。

組織會議的原則：

為了讓會議更有效，我們應該在公司組織會議的工作中注意以下原則，才不會讓會議流於形式，最終大家都認為會議除了耽誤時間沒有任何用處，所以一定要把握好會議的原則。

1-避免過多的人參會，人多的會議很難出結果，人多的會議決策必然緩慢；資訊交換次數多，決策過程自然慢；

2-解決小問題不要開大會，解決大問題要請最密切相關的人參加小規模會議，快速決策，馬上出結果。

4-所有會議上的互動過的資訊都需要被重視，會下不要私下胡亂猜測，開誠佈公的會議很重要，也是企業文化的一部分，如果會議上不說真話，私下竊竊私語，這個公司一定是個很官僚的，山頭主義嚴重的公司。

5-會議儘量有效，不要拖住幹事兒的人太久，還是要根據會議優先順序，控制好會議時長，並允許多種靈活會議形式，增加會議效率。比如公司辦公區分散，辦公樓多，那麼大家趕到一個會議室開會就要很多時間消耗在開會的路上，甚至是出差趕會議，那麼這麼多人花了這麼多時間到底值不值呢？會議組織者事先就要考慮清楚。所以會議要把形式多樣性，便利性。

6-對於開放性主題的會議，需要把會議框架事先定好，在公司培養良好的結構化思維。明確目標，集思廣益的，那麼就需要鼓勵參會的人員廣泛發表意見，會議主持風格要積極，會議形式要有很多有趣的會議形式，小茶點、咖啡、茶等，可以幫助參會人員放鬆，也可以促進大家發言。

這樣的開放性會議需要取消採用點名簽到，這會讓參會者感到壓抑。會前點名讓大家覺得這是一種被操控的感覺，參會積極性一定受到挫折。

7-會議紀要簡潔、精要。有任務、有目標、有負責人。會議紀要會幫助大家明確會議分工，也方便參會人員去跟進會後的工作進展，任務完成情況等等。明確各自參會人員的任務，明確執行和落地方向，都需要在會議紀要中明確出來。會議紀要一般以會後郵件的形式傳送參會人員。收件人按照職級高低，抄送領導也要按照職級高低。會議紀要主題突出、簡要、必要時附上方案或者流程、設計圖等。

會議紀要有一點重要的地方就是，會議紀要需要有跟進會議後續的人。任何工作都要有明確的完成期限，和進度表。

關於開會，有個九段秘書工作法：老闆說要開個會，一段秘書只會發通知；二段秘書會打電話給每個參與的人確認；三段秘書會提前檢查是不是每個人能就位；四段秘書會在會前檢查所有裝置；五段秘書會給參與會議的所有人提前發材料，以便真正落實會議精神；六段秘書會做好會議成果的備份；七段秘書會確保會議上的決議得到了執行；八段秘書會定期跟蹤會議決議的執行情況；九段秘書會把上述的所有任務做成標準和流程。

你們公司真奇怪，領導要開會，還要徵求下面員工的同意？還需要和下面員工商量會議時間？恕我直言，你們領導是“吃素”的嗎？領導的威嚴何在！

而你僅接到領導告訴你一個命令：XXX時間通知員工來開會。就愣頭愣腦的去執行了，你的工作能力也實在是堪憂。

假設情況一：領導在公司德高望重，領導讓你去通知某某來開會，他說他沒空。正常的做法是他自己給領導打電話請假，而不是讓你為他想怎麼辦，這和你有關係嗎？

領導讓你通知某某來開會，又不是讓你“抬”著某某一定要來，他有沒有空，是他的問題，你只要把領導的工作傳達到了，那就是你的工作已經完成，來不來是他的問題，只要你保留了你通知到位的證據，他也沒有辦法狡辯，把責任推到你的身上。

假設情況二：領導屬於剛上任，下面的人還不服他，讓你去通知員工來開會，並要求你讓他們一定要參會。

這種情況很常見，一個空降到某個部門的領導，某些盯著這個位置很久的人，發現位置被他佔了，心存不滿故意給這個領導難堪。

這種情況下你作為上下溝通的橋樑，是最受氣的。上面的領導交代任務你完不成，必然被批評，下面的人把對領導的不滿，發洩到你的頭上，你作為一個“夾心餅乾”上下不是人，開展起工作來非常難受，這種情況就需要你動點腦子，來作為上下溝通的調和劑。

在你接到領導交代任務的時候，你該把任務理解透，在去執行，如你一般直接去找下面員工傳達任務，當然會遇到你說的，有些人沒空有些人有空，而你又不知道如何處理的情況

雖然我們提倡給領導提問題的時候，是帶著解決的方案，而不是給領導製造問題，但如果你在沒有理解領導任務的前提下就去執行領導的任務，更是給領導製造問題。

就如文中所說，有些人說他沒空參加，這時你該怎麼辦？你直接和領導說：XXX說他沒空來參會。你這樣不是直接找罵嗎？

那麼在領導佈置任務的時候，你就該想到這些問題，如果沒人來，你該怎麼辦？除了通知他們來開會，還有什麼特別需要交代的事情。

比如領導說：小明，下午通知部門的幾個主管3點鐘過來開會。

接到這種指令，如果你傻乎乎的像接到聖旨一樣去找到主管，肯定會被懟的體無完膚。如果主管問你：開什麼會？重不重要？能不能缺席？你要怎麼回答，你自己都不知道，回答錯了那不是得罪人嗎？

所以在你做事情之前，首先應該清楚事情的重要性，及一些具體的細節，這樣你做起事情來，才可能得心應手，不至於手忙腳亂，讓接受你通知的人一頭霧水，而你也僅僅是個傳聲筒，並沒有起到多大的作用。

當然你並不是領導，會議的細節不可能告訴你，那麼你至少要把會議的大體議程弄清楚，到底會議重不重要，能不能缺席，缺席了該怎麼辦？領導是不是要求所有人必須參會，請假該和誰說。

你也該分析一下領導，這個領導平時都是這樣，開會經常有人不來，還是他只是一個空降來的，他明知道有人會不來，只是想透過你給他自己找個臺階下，還是想讓你幫他解決這個問題，你只有把領導的想法摸透了，才能確定下一步該怎麼做。

小結：

當接受到上級領導給我們佈置任務的時候，我們應該從領導的話裡瞭解到一些基本資訊。當你對一些細節沒有了解清楚的時候，可以大膽的把問題向領導提出來。

就比如題中的例子，如果有人沒空參加，需不需要給領導請假，如何請假，是直接打電話給領導溝通，還是需要透過你儘量說服他來參會。

不能簡單的領導說：你去通知XXX來參加會議。而你去和XXX說：領導讓你來參加會議。

如果是我假設的情況一，領導威信大，下面的人不敢不參加會議，那你這樣說還沒有問題。如果是下面的人故意給領導難堪，找藉口不來參加，你作為一個通知的人，就會被領導認為是通知不到位，工作能力不行，而下面的人也在等著看你的笑話。

那麼當領導定一個時間開會，可是有的員工有空有的沒空，而領導又希望你能讓他們都來參會的時候，你就該發揮你的智慧，透過以下幾個方法，讓沒空的人都準時來參會。

如果給你佈置任務的領導，是一個空降來的領導，下面有人不服，或者是一個平時不受手下尊重的領導，他釋出的開會通知，就會出現有人不當回事，以沒空為由進行推脫。

你作為一個會議的通知人，讓所有人都能來參會，就是你應該完成的任務，也是體現你應對這些突發狀況的能力，能不能把這些人叫來，決定了你在領導心中的工作能力的強弱，也決定了你之後是否會被領導重用的前提。

小明認為，在職場中最能激發大家積極性的事情就是利益，那麼首先可以從利益入手。

方法一：透過利益相關性，讓他們沒空變成有空

職場中的利益無外乎兩點：1、金錢。2、權力。抓住對方的這兩點需求，就能讓他們沒空變成有空。

例項一：周主管，下午3點王總召集大家開會討論這一季度的績效分配問題，對各個主管業績進行評定及打分，會議結果下午就需要直接報總公司進行審批，如果您沒空參加，王總只能以您上次上報的資料進行評分了。

這個通知話術很明確，給你們主管各自的績效進行打分和分錢，你不來，給多給少就是王總定了。而且是下午開完會就直接給總公司審批，事後你連上訴的機會都沒有，你來不來？

我相信絕大多數的人，都不會和錢過不去。尤其是這種在大會上拿到明面上決定的事情，事後你要說別人故意整你，你也說不過去，是你自己不來，自己放棄機會的嘛！

他們之所以會來，原因也很簡單，因為很多大公司都有營業區域，就是說這個部門的人不能到其他部門的區域開展工作，我曾經就見過因為一個店鋪歸哪個部門的區域，兩個主管差點打起來。

這句話暗含的意思也很明顯，營業區域在大會上訂下來，你來參加還能商量，你不來讓別人搶去了，你可別怪我。

沒有哪個公司是一個鐵桶一塊，各部門間都會存在利益衝突，就是靠他們之間的利益矛盾，來引起他們的重視。

也許你會說不來參會在會後會反對你的領導這個決定，但那是不可能的，因為區域劃給了別的主管，既得利益者必然會出來幫你的領導說話，因為他也不想自己到手的利益飛了。

透過他們之間的互相猜忌，達到鉗制他們的目的，除非他們所有人都聯合起來不參會，那麼只要有幾個人來參會，其他人必然不敢輕視，也不願意讓自己的利益受損。

小結：

這個方法的關鍵點就是要你瞭解這個會議的真正目的，你才能透過利益相關性讓其他沒空的人來參加，這就是我一直強調的，你要和你的領導溝通好，這個會議的大概方向是什麼，如果單單接到一個會議通知，就傻乎乎的去通知別人，那麼肯定不會得到滿意的答覆，你也會因為“這樣一件小事都做不好”，被領導認為是一個“沒用”的人。

當然，會議內容是什麼就說什麼，千萬不要因為迫切的想完成領導交代的任務，瞎編內容出來。瞎編內容這次也許大家都來了，但你會成為大家的“敵人”，你以後要開展工作就更難了。

實事求是的把情況告訴大家，透過利益相關性引導他們自由想象，來不來就讓他們自己衡量輕重了。

方法二：透過權威性，讓沒空的人變為有空

什麼叫權威性？就是在職場中可以“壓得住”他們的人。

領導要組織開會，既然有人說他沒空，由此可見你們領導並不能壓住下面這些人，否則肯定不會有人敢以“沒空”為藉口拒絕。

這種時候就需要一個“壓得住”的人來為你的領導站臺，比如領導的領導作為嘉賓參會。

比如你的領導是部門經理，那麼副總經理或者總經理來為他“站臺”，哪個手下敢不來？除非真的有急事。因為他不給你的領導面子，也會給總經理面子。有人敢得罪自己的直接領導，但不一定敢得罪更高的領導，因為他的晉升甚至前途，都掌握在這個人手裡，巴不得天天在總經理面前露臉，又如何會錯過這個機會？

通知的時候也有技巧，不需要徵求他們的意見，以一種不能拒絕的姿態向他們通告會議時間就行了。

周主管，下午3點王經理召集大家開會，總經理也會親臨現場指導工作，王經理交代，大家不要遲到了。

用更高職級的人物來說事，讓人覺得這是一件不可拒絕的事情，並沒有商量的餘地。

有時候在職場中，就該強勢一點，即使你只是代領導傳話，也要做出一副“狐假虎威”的樣子來，一個老好人在職場中，並不會受到大家的尊重和喜愛，反而更容易被人欺負，讓你工作起來處處受阻。

當然不是讓你平時做人也“狐假虎威”，讓人覺得你就是領導的一個“小馬仔”，而是讓你做事的時候，拿出強硬的態度，告訴對方我是“奉旨行事”，為難我就是為難你自己。

總結

領導通知開會，有人說沒空，我覺得很大程度上就是這個人並沒有把領導“放在眼裡”，因為正常情況下領導是釋出任務的人，下屬只有執行的份，沒有討價還價的份。

當出現領導通知開會，有人說沒空的時候，就是考驗你作為一個領導的下屬的工作能力的時候，做得好了就能得到領導的賞識，連有人說沒空你都處理不好，那證明你的能力也就一般般了。

先和領導溝通參會的要求，並分析好當前的狀況（比如是不是空降來的領導，大家故意藉口不來參會，給這個領導下馬威），透過小明分享的兩點。

1、利益相關性

2、權威性

讓這些沒空的人，變為有空。

職場說簡單也簡單，說複雜也複雜，就看你了不瞭解職場的核心，在我的理解中一直都是“利益”。

因為在這十幾年職場生活中，我遇到過很多水火不容的兩個主管，就是曾經因為一點利益衝突，發誓老死不相往來。也遇到過自稱老死不相往來的兩個人，在利益面前“面和心不合”，但不管怎樣，他們還是一起聯手做成了事。

這個問題我來回答你 ，因為以前我也是在工廠裡面上班的 ，領導 要是定這個時間來開會 ，除非是你非常急的事情 ，沒有空過來 ，那你就要提前跟領導說 ，其實就算一般的小事情 ，你都要放下手中的工作過來開會 ，領導為什麼要開會 ，肯定是因為上面有什麼事情要傳達到下面 ，這樣的工作才能順利地展開 ，所以說一定要過來開會 ，這是我個人的觀點

領導應該尊重員工的工作安排。如果要開會，應提前告知員工，以便做好時間安排，員工應重視領導的會議，盡力安排時間參加。如果領導是臨時召集員工開會，則不宜強行打亂員工的工作安排，允許員工安排替代性人選參加。

如果領導定一個時間開會，可是有的員工有空有的沒空，怎麼辦？

作為經常開會的我完全有資格回答這個問題。會議分很多種，題主所說的會議，應該是某個單位或某個公司的全體人員會。這種會議，如無特殊要求，是可以請假的。當然要視具體情況而定。

第二種，是傳達某行政部門對公司的下達的行政性指令。比如，安監部門對公司的關於加強安全生產工作的最新通知，要求公司面對某個時期特別需要關注的安全事項，進行排查檢查。一般來講，這種會議必到的是與安全生產相關的領導和工作人員，因為這些人是安全生產管理或監工作的執行者；其他人員需要知道，並執行有關規章制度就可以。這種會議，相關人員必須到場，其他人員如有特殊原因，可以請假，並由相關分管領導告之會議相關內容。

第三種，是特殊的、重大重要的會議，要求人人到場。比如決定公司前途命運的重要會議，需要每人都有簽到，有對重大事項的意見，有對公司有關決策是否同意等重要內容。這種會議，要求全體人員必須參會，如實在不能參加，比如因身體健康等絕對特殊原因，必須向公司作出請假，並在徵得公司領導同意的前提下，委託有關人員代替自己履行相關的職責、權力、義務（如代替簽到、劃票、同意與否等）。

總之，對領導來講，除非事關每個員工的重要事項，對遇有特殊情況的員工，應該允許請假的。

領導定時間開會，肯定都會提前通知好，讓員工提前把自己的時間騰出來參加，準確的說應該老闆說什麼時候開會，員工就得什麼時候有時間，一切聽從老闆的指揮，除了非常特殊的情況以外。