怎樣開會才有效率？我個人的理解和看法是這決定於單位領導的個人作風特點；我喜歡那種領導作風乾練，口才和表達藝術高超，在會場上能把聽眾吸引住，這樣的領導開的會肯定效率高。這就象寫一篇文章的作者優秀不優秀一樣，好作者寫出的文章不在篇幅長短，而在它的精彩程度，他能把讀者寫的讓你笑你就笑，讓你哭你就悲，使讀者情緒起伏。一個好的領導，開會不用寫講稿，就自列個提綱，開會開宗明意，自由發揮，抓住重點，使聽會者感覺是一場精彩的演講，沒有厭會感，感覺沒聽夠，如果能開會達到這種水平，那這個會議就是個成功的會議。效率就可想而知了。

在企業裡，開會的目的本來是指引工作方向，使工作更有效率的開展，但實際上會議繁雜而無效是很多人經常抱怨的話題。如何有效地提高開會質量呢?

　　“要開好會，最重要的是有明確的流程規範!”而規範，從如何寫會議通知和會議記錄開始。

　　(1)做好會議前的網路通知

　　會議通知共有九個專案：會議目的、時間地點、參與者、會議型別、與會者分工模式、預計進行流程、最後的決策方式，還有預計的產出結果，以及上次開會決議事項的完成情況。會議召集人在會前一週，要將會議主題的相關資料上網，以供與會者下載。

　　(2)確保會議準時開始

　　沒有要等誰來才能開會這回事。如果連續要參加兩場會議，那麼兩場會議之間，須保留十分鐘空當，以確保開完第一場會後，能準時參加第二場會議。

　　(3)會議中有人把關主題、有人計時

　　(4)會議結束前五分鐘，主席要重複最後的開會結論與確認任務。

　　(5)會議後20小時內鬚髮出記錄

　　會議記錄應把決策方向、決議後的待辦事項、相關負責人與完成時間等資訊都整理清楚，逐點列出後在開完會後20小時內，傳給與會者與相關負責人。接到會議記錄後無異議，與會者就該依照會議結論執行。最好還能把當初的決策邏輯記錄下來，這可協助未來大家在檢討舊決策或是做新決策時，有更多資料可參考追溯，效益會更大。

職場有一句話說得很好，凡事“日清日畢，日清日高”，與會“會而有議，議而有決”。這句話中已經鮮明的指出了基本的論調與方向，即：如何得到開會的執行效率問題。

作為一名出色的管理者都知道，我們有很多的管理工作都是透過各種型別的會議去布達與協調才可以得以圓滿完成的。作為職場管理者，我們有很多事務的執行力都是透過開會解決的。提高開會效率的6個要點，拿來與大家探討並且分享如下：

假如你踏入職場已經有幾年的時間，假如讓你總結工作體會，你可能得出的結論是：每天上班，幹得最多的一件事兒就是，開會。至於不同行業不同公司的區別，不過就是開不同的會而已。

的確，開會正在成為我們主要的工作方式。公司裡各個部門，大大小小的事兒，很容易一說起來就走到那一步了：來，我們開個會吧。此外還有跟客戶開了數不清的會，半夜裡跟國外開的電話會以及枯燥冗長的培訓會，更別提為開會而做的那些數不清的PPT了。

在公司裡，會議是一個有效的溝通和解決問題的渠道。通常來說，它可以分為三種，資訊分享型、提出問題型和解決問題型。工作中常常有很多的任務不可能憑個人去完成，需要多部門協同合作，這些合作勢必要透過會議來協調展開。

但對個人來說，每個會議的重要程度不盡相同。有時，你可能在一個會議中是決策者的身份，而在另一個會議中只是一個附和型角色。當你感覺到每天都在疲於開會，正常工作無暇順利進行時，你就必須對是否參加某些會議做出選擇。

是的，並非所有的會都要去開。權衡的依據是基於優先順序判斷，對於一些不重要、不緊急或者附和型活動可以選擇不參加。而一旦選擇了參加會議，每個人都希望會議效果最大化。但往往，幾小時的會議開下來，除了頭暈腦脹，沒有一點實質性進展。比如財務主管和市場主管在某個問題上，爭論不休，下一個議題中行政主管想要提出的問題直到會議結束前都無法開口，直到會議結束三個人的問題都沒解決。

那麼，給大家的建議是，一次成功有效的會議在各環節應該都是進行了充分準備的。所以一個好的會議發起者應該在會前瞭解會議目的，選對合適的參與者，並做好充分的準備。會後還要做好跟蹤反饋，使會議結果有效進行。在開會的過程中，還需實時注意減少資訊損耗、解決衝突等不少的技巧運用。

1

選擇性開會

並不是所有的會都必須參加。選擇參加會議的前提是做好時間管理。首先要對重要的工作先預留好時間，保證不會被打擾。實在遇到工作與會議、會議與會議發生衝突，就需做出取捨判斷。一般來說，10分鐘左右的短會基本都可以參加一下，有助增進交流。如果比較長，就要進行利益考量。

依據優先順序選擇是一種不錯的方式。優先級別的排序不妨參照：企業優先>部門優先>上司優先>重要、緊急的事。至於一些不重要、不緊急或者複合型活動可以選擇不參加。不過事情重要與否的判斷還是來自每個人的價值取向。在沒法得到標準答案時不妨從老闆那裡得到指導。

2

充分的會前準備

一次成功的會議缺不了細緻的準備。會前的準備是多方面的。首先建議會前先將資訊資料分發給會議參與者閱讀。這樣既能節約會上閱讀資料的時間，也能使他們在會前就會議議題進行充足思考。

從時間管理的角度，會議組織者應該在會前設計好每個日程需要討論的時間，以便給會議的每部分議程留足討論時間。會前還得將會議日程安排告知與會者，免得貌似無窮無盡的會議時間讓他們失去耐心。在進行全球連線會議時還要格外注意不同時區的時差，儘量將所有與會者都調節到一個都相對方便的時間點。

在準備需要高層參與的決策性會議前，可以先一對一地安排幾次非正式會議。與高層決策者做事先溝通，瞭解協調各方的利益點，減少正式會議上的分歧。同時不妨運用一些心理分析技巧，例如市場部喜歡宏觀，財務部注重細節。對外國人先做前景預期再具體分析，對中國人先分析現狀再做預期效果會更好。

3

明確開會的目的

公司人常覺得開會沒效率，是因為對於這個會議對自己的要求是什麼，需要自己達到什麼樣的目的還不清楚就去參加了。所以，會議發起者讓參會者明確會議目地至關重要，目的明確是有效的前提。

4

找對的人開會

當遇到邀請某位重要決策者，但他另派手下來開會時，得先弄清列席者的授權級別。如果他表示需要做決策時“得先回去問老闆”，建議立刻結束會議，不要浪費時間。否則難保，其他決策者現場敲定結果，卻要在缺席者事後提出不同意見時耗時地進行新一輪反覆討論。

5

讓各方明白利益點

參加會議的人產生對會議的消極態度的一個重要原因是他認為“這事兒與我無關”。而任何工作都是以利益為前提出發的，只有讓每個人清楚在這次會議中自己的利益點他才會對會議的內容提起興趣。這種情況在開跨部門的會時候尤為常見，所以這時候更需要清楚告知各部門領導人這個會議對其的利益點。否則就算會議發起者覺得請對了人，但對方卻並不一定認為自己來對了。

可能第一次開會各部門經理還參加一下，但開著開著人全換成了秘書或者藉故請假不見了。這時候的解決辦法就是，在能確保會議確實與對方有緊密利益聯絡時，可以直接找到該部門經理的更上級領導，告訴他們這個會議對於他們部門的利益點。因為很有可能某個部門經理沒有意識到這件事與他們部門的相關性，但是他們的領導從更高的角度會更清晰地看到相關性。

不過這時候需要特別注意方式方法，也要參考具體的公司文化，避免最後陷入兩邊不討好的被動局面。

6

別忘了會後跟進

在會上把問題討論出結果並不代表完事兒了。對許多參加會議的人來說，會後若沒有一個總結性的紀要來提醒一下，就跟沒開過那個會一樣。因此最好的結尾是對整場會議進行總結，並且對會議中所佈置的各項任務給出明確的時間節點。這既有助於理清整場會議思路，也方便接下來的工作進行。

而在會後，一個認真的會議發起者還應該將會議的內容按主次整理好，透過郵件或其他形式分發給與會者。這封郵件非常重要，它首先是校對會議中的資訊是否被正確理解，其次就是確保每個人都知道問題的核心和解決思路是什麼。會議發起者還可以透過與會者對郵件的反饋採**議的相關資訊，這首先能幫助確認該次會議達到了什麼效果，其次還有助於提高今後開會的效率。

值得注意的是，一個會議最終能收到什麼成效，往往很大程度上取決於會後跟進的速度和力度。

夜裡總是開會的現象已經很常見了，上到管理決策層，下到一線執行人員，開會到深夜已是常態，更有甚者需要通宵達旦。多人力、高強度的會議如能解決實際問題自然也值得，大部分會議無法得出有效解決方案早已是普遍現象。花費大量時間開一場沒有結果的會恐怕是造成“夜總會”的原因。建立有效的溝通體系，使用正確的溝通方法和高效的工具對開會效率絕對是指數級別的提升。

開會不是目的，提出解決方案才有意義。有效的會議通常包含明確會議主題、確定主持人、敲定時間、談行動方案而非問題、覆盤及補充等5個元素。正確的方法僅保證有效方案的輸出，選對工具才是高效的關鍵，雲影片會議系統作為網際網路時代組織內、外部溝通的基礎通訊工具，能高效、便捷的解決網路環境下各種溝通痛點。正確的方法和高效的工具該如何結合呢？

明確會議主題

何為主題？就是組織會議的目的，也就是發起人希望透過會議的討論得出的結論或方案。議題不宜貪多，每次會議設定一個問題最佳，最多不能超過兩個。議題確定後提前1-2天發給與會者，充分的會前準備是能否得出方案的基礎，也是高效率的關鍵。利用雲影片會議系統預約功能發起會議邀請，議題和時間直觀展現在邀請卡顯著位置，與會者還能將會議新增到日程中，保證各方按時參加。

確定主持人

通常情況下會議的組織者、協調者順帶承擔了主持人的工作，其實不然，主持人一定要是本次會議所解決問題的負責人，只有他最看重會後的解決方案，其他人做主持更關心過程是否順利。明確責任後還應給予主持人最大力度的支援，即使領導也必須全力配合，保證會議朝著解決問題的方向進行。雲影片會議系統擁有豐富的會控功能，全體靜音、會議鎖定、發言排序、會議點名等全部完美支援，還有豐富的互動功能作為輔助，主持人使用主持會議功能即可便捷把控會議全域性。

敲定時間

單位時間內完成事情的多少決定了效率的高低，高效開會離不開時間規劃。敲定開始和結束、發言、與會者達成共識、行動方案確定等每個節點的時間，並依據議題留出適當的靈活時間，總規劃完成後共享給每位與會者。因採用雲會議室的方式，各方使用手機、電腦、會議終端等在網路環境下就能進行高畫質影片會議，所以基本避免了因人員缺席而改變計劃的情況，行業領先的音影片演算法和全球分散式雲部署，保證了與會人員在任意角落都能享受沉浸式會議體驗。

談行動方案而非問題

正如上面所說，會議的核心是解決問題、提出方案，每位與會者都只能針對行動方案發表觀點，不能只提出問題、表明態度而不給出解決方案。會議開始後，主持人可以發起互動白板，在最明顯位置寫下提示語，提醒每位參與者圍繞解決問題的方法發言。系統還支撐投屏功能，思維導圖、EXCEL、PPT等軟體和圖片、文件均能共享展示。收集所有觀點後並按實際業務需求篩選排序，根據優先順序討論解決方案，找到一套所有人都能達成共識的方案。

覆盤及補充

一般會議到此就結束了，但得出的方案可能並不完善。一套經得起推敲的有效解決方案離不開及時覆盤和補充修改。融合了語音識別技術的雲影片會議系統能根據錄播影片自動生成文字版會議紀要，將紀要、方案等共享給每位參會成員，重新審視方案，如有新方案則綜合評估。如對現有方案有補充，則討論整合。經過覆盤和補充調整後的方案更成熟、漏洞更少，輸出最終版執行即可。

遵循上述原則配合雲影片會議系統輕鬆解決開會效率低的痛點，小魚易連是一家採用雲計算實現多方影片會議及影片業務應用的雲影片生態系統公司，一直致力於為企業提供高效溝通解決方案。根據真實業務需求開發了影片會議、智慧培訓、溝通會商、遠端招聘、溝通會商、影片客服等應用場景。現在還升級了服務標準，能為客戶提供個性化完整影片應用解決方案。

開會，最重要的就是要有明確的主題和自己預設的達成目標。否則，開會就會成為扯皮的時間，另外，開會必須要明確與會者的需求，在開會前就要預估各方的利益是否有平衡點，當然，開會的組織者也必須有很強的統籌協調能力才可以讓會議更有效率。

開會要有效率，會議組織者要特別清晰一個詞，叫做"會議成本"！

每個參會的人，一般都是公司的骨幹，他們的待遇都不會低，每個分鐘的工作時間的成本，也不會低！

會議組織者要特別清楚，會議參與人越多，會議時間越長，會議成本就越高！

因此，提高會議效率，刻不容緩！

這個"提高會議效率"的認知和意識有了，才有接下來的具體方法。

首先，要提高會議效率，核心是要明確會議的目標。清晰本次會議目標，是為了資訊釋出，統一思想？還是為了溝通解決問題？

其次，會議組織者在明確會議目標後，圍繞會議目標，慎重選擇會議主題、會議議題、參會人員、會議流程和會議時間！

①會議目標要清晰，不能多。最多不超過三個！

②會議主題要簡要，要能清晰表達會議目標。

④慎重選擇參會人員！每個人的時間都是有價值的，不能為了追求無過錯，就把不太相關的人也拉入開會！

⑤再就是特別建議：控時！會議能短，就千萬不要長！會議能不開，就不要開！每次會議的成本，都是很高的！

而且，越長的會議，到後面，效果越差！

最後，會議時，要有會議記錄，也要有會議決議！同時，在會議後，必須對會議決議做跟進和反饋！確保會議真正有成效！

追求效率的話很簡單。找出問題。解決問題。可是要是不僅僅要效率。還要質量的話就要看你自己對你工作的理解。把下面的工作安排給對口的人。不要掃地的安排去接牆。這樣會影響工作的效率。跟好工作的進度。

1、確定會議主題，和最終要達到的結果，會議過程圍繞主題，尋找結果。

2、提前指定會議開始時間和結束時間。

4、總結會議結果的同時總結會議的過程存在的問題，下次會議改進

你好我來回答下這個問題，要想會議有效率首先要明白會議的意義，會議本質意義如果理解偏了，會議的作用也就隨之失去。

會而不議、議而不決、決而不行、行而無果。是企業的最大浪費！會議的意義：

會議是指有組織、有領導、有目的的議事活動，它是在限定的時間和地點，按照一定的程式進行的。會議一般包括議論、決定、行動3 個要素。因此，必須做到會而有議、議而有決、決而有行，否則就是閒談或議論，不能成為會議。會議是一種普遍的社會現象，幾乎有組織的地方都會有會議，會議的主要功能包括決策、控制、協調和教育等功能。

所謂會議，是指人們懷著各自相同或不同的目的，圍繞一個共同的主題，進行資訊交流或聚會、商討的活動。一次會議的利益主體主要有主辦者、承辦者和與會者（許多時候還有演講人），其主要內容是與會者之間進行思想或資訊的交流。

會議是人們為了解決某個共同的問題或出於不同的目的聚集在一起進行討論、交流的活動，它往往伴隨著一定規模的人員流動和消費。作為會展業的重要組成部分，大型會議特別是國際性會議在提升城市形象、促進市政建設、創造經濟效益等方面具有特殊的作用。

其實日常開會不是目的，提出解決方案才有意義。有效的會議通常包含明確會議主題、確定負責人、敲定時間、談行動方案而非問題、覆盤或PDCA的迴圈法及補充等6個元素。

一: 明確會議主題

何為主題？就是組織會議的目的，也就是發起人希望透過會議的討論得出的結論或方案。議題不宜貪多，每次會議設定一個問題最佳，最多不能超過兩個。議題確定後提前1-2天發給與會者，充分的會前準備是能否得出方案的基礎，也是高效率的關鍵。利用雲影片會議系統預約功能發起會議邀請，議題和時間直觀展現在邀請卡顯著位置，與會者還能將會議新增到日程中，保證各方按時參加。

二、確定主持人

通常情況下會議的組織者、協調者順帶承擔了主持人的工作，其實不然，主持人一定要是本次會議所解決問題的負責人，只有他最看重會後的解決方案，其他人做主持更關心過程是否順利。明確責任後還應給予主持人最大力度的支援，即使領導也必須全力配合，保證會議朝著解決問題的方向進行。雲影片會議系統擁有豐富的會控功能，全體靜音、會議鎖定、發言排序、會議點名等全部完美支援，還有豐富的互動功能作為輔助，主持人使用主持會議功能即可便捷把控會議全域性。

三、定時間

單位時間內完成事情的多少決定了效率的高低，高效開會離不開時間規劃。敲定開始和結束、發言、與會者達成共識、行動方案確定等每個節點的時間，並依據議題留出適當的靈活時間，總規劃完成後共享給每位與會者。

三、談行動方案而非問題

正如上面所說，會議的核心是解決問題、提出方案，每位與會者都只能針對行動方案發表觀點，不能只提出問題、表明態度而不給出解決方案。會議開始後，主持人可以發起互動白板，在最明顯位置寫下提示語，提醒每位參與者圍繞解決問題的方法發言。文件均能共享展示。收集所有觀點後並按實際業務需求篩選排序，根據優先順序討論解決方案，找到一套所有人都能達成共識的方案。

四、結果補充

一般會議到此就結束了，但得出的方案可能並不完善。一套經得起推敲的有效解決方案離不開及時覆盤和補充修改。做好會議紀要，將紀要、方案等共享給每位參會成員，重新審視方案，如有新方案則綜合評估。如對現有方案有補充，則討論整合。經過覆盤補充調整後的方案更成熟、漏洞更少，輸出最終版執行即可。

五、PDCA迴圈法

根據問題指定解決措施，制定完成時間計劃，如到時間未完成重新根據目前問題制定措施。遵循上述原則輕鬆解決開會效率低的痛點。

事事有人做，事事有人管，事事追節點。

我覺得解決開會效率的問題需要三步走。

第1步：搞清楚什麼是效率？

效率就是在單位時間內會議的質量。也就是，從會議的時間和會議達到的效果，兩個維度來衡量，而不能單獨把會議時間短，或者是會議效果好，當作是開會效率的指標。

我經歷過兩個會議。第1個會，會議主持人只用了不到5分鐘時間，就把會開完了，但是他只是籠統地講了一下開會的目的是什麼，要求大家會後怎麼做。結果會後，大家雖然知道了開會的目的，但還是不明白應該怎麼做。第2個會，會議主持人用了將近15分鐘，他開頭就講：“員工a本月完成了工作指標的50%，b完成了40%，c完成了10%。”然後把三個人的工作經驗梳理了一下，最後，給大家佈置了會後的工作任務。

哪個會議的質量高，效率也高呢？當然是第2個會議。

第2步，為了提高效率，時間和質量怎麼來把握？

這時，一定要考慮好時間、會議質量、人的承受限度三個因素。

時間過短，可能會議的內容都沒有研究透徹，參會人員也不能很好地理解會議事項。時間過長，參會人員可能出現疲勞，效果反倒也不好。所以，一般會議不要超過50分鐘為好。這個時間是大多數人所能夠承受的限度，可以保證參會人的參與度。

那怎樣確保會議的質量呢？最直接的體現，就是會議的中心議題，數量要適當！當然，也不是越少越好，要根據議題的難易程度和參會人的接受程度來把控。如果能夠預期大家會很快地討論透過，那麼議題就可以多一些。如果能夠預期會出現激烈的討論，那議題就少一些。

第3步，對會議的細節要做到位。

例行性的工作，就是要做好會前通知，明確會議內容，參會人員，會議時間、地點等等。在具體的操作過程中，還要注意幾點：

我是無悔在青春，以上個人見解，供參考。

一、會前

要明確會議的主題、會議的目標會、會議的時間參會人員、時間、地點。提前通知以備準備會議的相關資料；

二、會中

1、要注意主題，會議比不討而是確認，以免偏題；

2、會議議題不能多，一般不超過三個；

3、時效！會議能短，每次會議的成本，都是很高的；

4、會議要有會議記錄，要形成會議決議；

三、會後

1、在會議後，必須對會議決議做跟進和反饋；

2、可能的話納入考核；

開會更有效率最重要的是提前通知會議人員開會的時間、地點，重點提示不要遲到！

如何開會：在會議最開始的時候，主持者最好按照之間發會議人員的郵件重申一下會議需要解決的問題和達到的目的，然後逐項引導大家共同商定問題的解決辦法。

過程中：主持者和會議人員都要學會的是溝通的本領，包括認真傾聽、保證自己正確理解他人的觀點以及不著急去反駁別人。

在會議中，請務必保證自己在批評或者反駁他人意見之前，自己是正確理解了別人的意思的。主持者要比其他人更注重對會議的記錄以及即時的梳理，在希望得出最後的解決辦法的時候，最好按照問題的邏輯順序重申一下已經發表過的觀點，保證是沒有錯誤理解的。最後大家統一意見，回去著手佈置相關工作和實施。

會議後：主持者還是非常需要將會議的內容按主次整理好，再次發給與會者郵件。這樣能大大的提高工作效率。

一個非常好的問題！

根據多年的會議經驗，我覺得“開會”本身是一個“系列”動作！

首先，確定“議題”。

組織會議的人，必須明確“問題”是什麼？看似簡單的問題，實則困難無比。好多會議無果，是因為沒有找到真正的“問題”！

簡單說，“問題”是現實情況和預計目標的“差距”，這才是問題，不要搞錯了！

其次，確定“參會人員”。

人員一定是相關人員，無關的人來，他們會搗亂，相關的沒來，他們會推責。確定好人員，才能開好會。

再次，做好“會議通知”。

通知裡明確“議題”和“參會人員”外，寫明時間，讓參會人員有充分的時間準備，開會才有效率！

會議不能“一言堂”，一定要允許別人發表自己的看法，不能主觀認為只有自己的對！

再次，要有“結果”。

會議一定在最後要有一個結果，這個結果包涵：完成一件事的效果，完成的時間，有誰來完成，誰來監督。

最後，會後“行動”！

會議開完了，但“會議”行為並沒有完成，盯住“監督人”監督“執行人”完成，“會議”動作才算完成！

END

這個和公司執行力，公司賦予的許可權和個人能力有關。最重要的是公司執行力，公司執行力很強的話，其中一個特點就是賞罰分明，這樣個人就會有壓力，不敢隨便扯皮，否則一個專案因為他的原因導致延遲的話，那麼他本人就會承擔責任，這種公司開會的話，目標很明確，每個人分配到明確的任務和明確的完成時間，而個人任務完成的話，需要在會上當眾展示，如果到時間沒有完成的話需要給出足夠的理由。而如果公司執行力不強的話，就麻煩了，反正做的再差公司不會處罰，那個人就沒有動力去做，這時候開再多的會也沒有用，反正開會就是扯皮，完不成也拿他沒辦法。沒有執行力的 公司，其實大家都在混日子，開會就是扯皮，那對個人來說只能跟著混日子，別想指望透過提高開會效率來完成任務。

1. 會前要明確通知

開會前一定要跟相關人員通知好，這樣可以讓大家知道時間安排，以便合理安排自己的時間，而且也不會開會的時候找不到人。

2. 開會內容要清楚

3. 要闡明會議結果

4. 一定要有時間觀念

開會是最花時間的，你可以發現開會佔用了大量的時間，所以一定要控制好時間，並不是說開會，然後就一直開，需要把握時間段，比如這個會議規定開多久，到了時間就要停下來，可以再約定一個時間開。

5. 開會要讓大家都參與進來

開會不是一個人的事，也不是一群人的事，而是所有人的事，既然叫了這麼多人一起開會，那麼就需要調動所有人的積極性，讓大家都努力的參與進來，這樣的會議才會更加有效果，才叫做集思廣益。

職場中，日常的會議都表現出了那些負面現象呢？

1.收到會議通知，員工就開始抱怨公司會議多，埋怨開會耽誤自己的工作或私事兒。

2.開會時，總是有人姍姍來遲，一問緣由，基本上都是因為工作纏身，無法及時脫身。

3.會議中，基本上都是領導在臺上嘰裡呱啦的講著，底下是眾生百態：有的員工微笑面對領導，聽的很認真，積極回答領導提出的問題；有的員工始終低著頭，會議中從來沒有看見他們抬起過頭；有的員工你看他貌似在會議本上記載著什麼，其實，十有八九，不是在本子上塗圈圈，就是在本子上畫卡通人物；也有員工，相鄰而坐的不知道在竊竊私語著什麼……

4. 由於工作未完成，遇到領導批評，員工們都會默默的低下頭，像一個個做錯事的孩子。

5.領導批評完，讓員工發言，此時，會議室寂靜無聲，基本上是沒有人敢出大氣的，若是遇到一個發言的，你若留心觀察，很多人好似鬆了一口氣。

6.當主持人宣佈會議結束時，你會聽到很多人長出了一口氣，面部表情也舒緩了不少。

以上這6點場景，是很多公司會議中最常見的表現，這些情景令很多管理者或會議組織者很是頭疼！會議開了很多，但問題似乎沒有解決多少。根據此場景，我將針對怎樣開會才有效率這個問題展開分析，力求找出其中的原因，對症下藥，以幫助有類似問題的公司管理者。

一、為了提高會議的效率，先要明白什麼是 “會議”？

古今中外，會議是一種普遍的社會現象，只要有組織的地方，都會有會議的發生。

會議是指有組織、有領導、有目的的議事活動，它是在限定的時間和地點，按照一定的程式進行的。

會議一般包括3個要素：

1.議事

一般情況下，公司的會議有例行會議和以解決當前問題為目的的會議。

從例行會議和以解決當前問題為目的的會議形式中看出，會議的第一個要素是以“議事”為前提的。

2.決定

如果一場會議，從開始到結束，沒有針對發生的問題，提出一個可行性的解決方案，這個會議肯定無疑，它是無效的。

這就要求會議的組織者，在開會前，一定要明確會議的“主題”，這個主題就是今天與會人員所要討論的話題，針對這個話題，要透過討論，拿出一個最終的解決方案。所以，會議的第二要素就是“決定”。

3.執行力

在管理界盛傳著這樣一句話：“一流的方案，遭遇三流的執行力，是有氣無力；三流的方案，遇到一流的執行力，是運力打氣。”

恰恰在現實中，很多情況下，當會議作出一個行動方案時，就會因為這樣或那樣的原因，往往夭折在執行的路上。這表明，從會議開始到決議出爐，都是失敗的！

所以，好的會議決定，還需要強有力的行動力來保駕護航。即會議的第三個要素是“執行力”。

因此，會議必須做到會而有議、議而有決、決而有行，否則就是閒談或議論，不能稱之為會議。

會議的主要功能包括一下3各方面：

1.決策

高層會議，是由企業各個高層管理人員參與的，在會議中，大家針對企業的發展提出一些戰略上的決策，然後由會議主持者做出最終的戰略決策。

基層會議，是由企業所有員工參與的會議，目的就是為了將高層會議已經制定好的戰略決策進行公佈，讓所有員工領會公司戰略意圖，知道接下來的工作如何去做。

所以，企業會議的第一大功能是“決策”功能。

2.控制

公司的戰略決策在執行的過程中，可能會因為內部的矛盾和外界的干擾因素，導致戰略方向有偏移，為了能夠將這種偏移及時的拉回到正常的軌道，企業就要進行一定的會議糾偏。

此時，會議的目的就是為了“控制執行偏移”。所以，企業會議的第二大功能簡單的概括為“控制”。

3.協調

企業在執行的過程中，由於人與人之間要發生一定的關係，參與工作的人對生產資料都有一定的要求。此時，就會發生各種人際矛盾，資源需求矛盾等。

這就需要企業的管理者對此做出協調，如果是個別現象，則可以找當事人進行一對一協調，如果是普遍性，比較嚴重的問題，這就需要管理者透過組織會議，以會議的形式進行人際關係的協調、資源的協調等。

所以，企業會議的第三大功能就是“協調”功能。

【小結】：

只有明白了會議的3要素和3功能，才能明白會議的真正的目的和作用，以便更好的指導會議組織者準備好會議，開好會議，監督執行好會議。

二、在會議中，會議組織者和會議的參與者，分別扮演了什麼樣的角色？

為什麼很多情況下，會議的參與者都表現出了很多負面的現象呢？這是作為會議的組織者或主持者需要深思的問題。

在會議中，會議的組織者或主持者與會議的參與者，他們分別扮演了不同的角色，正是因為這兩種不同的角色思考問題的角度不同，才導致了會議的低效。

那麼，在會議中，會議組織者和會議的參與者，都分別扮演了什麼樣的角色？

會議組織者扮演了以下3種角色：

1.決策宣佈者

所有公司大的決策，都是透過會議進行宣佈的，員工只有透過參加到公司的會議中，在會議主持者的解說下，才能夠明白公司的決策，然後根據公司的戰略決策來指導自己平時的工作。

2.政令釋出者

公司制定出的各項政策，和釋出各項命令，要想得到員工的支援和貫徹實施，最有效的方式就是透過召開會議的形式，將政令逐級釋出出去，號召大家執行。

3.指導者

每一個公司在運營的過程中，都會產生各種問題，一旦這種問題影響了企業的整個運營時，公司就要透過會議來進行指導糾偏。

會議參與者扮演了以下2種角色：

1.決策、政令的接收者

各級員工作為會議參與者，必然要在會議中去認真的聽取公司制定出的戰略決策和各項政策指令。在這個過程中，作為會議參與者的各級員工，一定要準確的理解會議的內容，只有準確的理解以後，才能作為後續規範工作和改進工作的主要依據。

2.會議精神的執行者

在會議中，會議的組織者會將公司的各項決策和政令進行詳細的解說，作為會議參與者的各級員工，一定要詳細的將會議中有關自己工作的內容記錄下來，以作為接下來工作的主要指導精神。

【小結】：

作為會議的組織者，只要明白會議中雙方各自所扮演的角色，才能夠在組織會議前，站在一個合理的角度去思考和準備會議內容，以求最終能透過會議來解決實際工作中所遇到的問題。

三、作為會議組織者，在組織會議時，關注的焦點和行為原則有那些？

一場會議是否有效，就要看會議的組織者在會議前，會議中，會議後有沒有準確的關注焦點和行為原則。

會議組織者，在會議的整個過程中，應該將自己的關注焦點放在以下幾個方面：

1.會議主題是否有價值

很多情況下，為什麼好多會議的組織者感覺會議乾巴巴的，似乎提不起會議參與者的興趣。這是為什麼呢？是因為會議的主題，也就是“議題”，對會議的參與者來說沒有價值或者價值性不太大。

比如，一個銷售公司，業績不好，老闆認為是銷售人員不夠努力，所以就組織全體銷售人員開打氣會，實則，銷售人員業績不好，是因為對產品知識不熟悉和銷售技巧欠缺所導致，而你開打氣會，就有些驢唇不對馬嘴了。

所以，作為會議的組織者，一定要在會前認真的去了解問題發生的根源，然後確定出對症的議題，這樣做，才能夠使會議對會議參與者有價值。

2.會議中如何讓會議參與者更好的理解和接受

在開會的時候，很多領導者是官腔十足，滿口的專業名詞，致使很多會議參與者不知其說的是什麼，一臉蒙圈！會議結束後，也不知道今天的會議到底是為了什麼。這就等於開了一場無效的會議。

針對這個問題，會議的組織者一定要在會議中，用最通俗的語言將會議的議題明確的表達出來，讓更多的會議參與者準確的理解，徹底的明白，才能夠讓他們在會議結束後知道該怎麼去幹。

3.如何讓會議參與者在會後更好的去執行

為了提高會議的效率，會議的組織者可以事先針對會議中的問題，做好指導性方案，以便在會議的過程中，針對所要解決的問題給出一些合理化的建議，以供會議的參與者參考。

由於會議的組織者相比於會議的參與者來說，站的更高，看得更遠，在格局上有天然的優勢，所以，給出的一些建議也具有更加的合理性。

這樣做的最終目的，是為了讓會議參與者在會後能夠更好的去執行好各自的工作。

會議組織者，在會議的整個過程中，應該堅持以下幾點行為原則：

1.會前，要積極認真的籌備會議內容

我發現很多會議的組織者，尤其以老闆居多，他們在會議前一般都不會做什麼準備工作。要主題沒有主題，要會議準備稿，沒有會議準備稿。

2.會中，要做到合理的控場

很多情況下，可能參會的人員比較多，場面比較大，會議中所要講的問題又比較的尖銳和突出，在整個會議現場，不同的聲音非常的多。這就要求會議的組織者，在控制會議的場面上，要能夠利用合理的方式去控場。

在很多情況下，會議的組織者由於佔據主導地位，對於會議中不同的聲音，尤其是與自己觀點相悖的，就會用自己的權威去壓制。

在我認為，這種會議控場的方式是不科學，也不合理的。正確的方法是，保留不同的觀點和意見，而不做出任何的批判。這有點類似與“頭腦風暴”。接下來，根據公司目前的客觀實際情況，逐一的對每個意見和建議進行理論上的驗證，如果不合理的，可以當場排除掉，將合理的保留下來。

這樣做的話，既不會打擊會議參與者的積極性，也能夠使他們在以後的會議中充分的發揮主觀能動性，提出更多合理化的建議。

3.會後，要對會議所決議出的內容，進行執行上的監督檢查

為了能夠讓一個會議議題真正的結束，在會議形式結束後，作為會議的組織者，一定要根據會議中所提出的解決方案，對會議參與者進行執行上的監督檢查。只有這樣，才能夠保證會議效果的最大化。

【小結】：

要想使公司的每一場會議都能夠有效，作為會議的組織者，一定要將自己的關注焦點放在正確的點上，然後，堅持正確的行為原則，才能夠使公司的會議事半功倍。

1.會前要進行調研與核實，確定會議議題

企業的戰略決策和政令釋出，都是要有一定的依據的，而不是靠領導者坐在辦公室異想天開後，一拍腦門的奇想。

這就要求會議的組織者必須在召開會議前進行調研與核實，具體的辦法是先找到調研的關鍵物件，比如企業的各級管理者、專家性人群、績效優秀者和績效墊底者。透過這些人群能夠獲取更具有代表性的問題和資訊。

一般情況下，可以利用4W法來進行問題和資訊的調研獲取：

在什麼時間（When）和地點（Where），誰出（Who）現了什麼樣的問題（What）？

根據這個問題調研公式，可以獲取企業目前存在的問題，以便確定會議的核心議題。

2.合理的安排會議時間

根據一項調查發現：工作中，在浪費時間的列表上，會議總是居於首位，因為會議通常都沒有很好的組織和召開。

很多情況下，出於生產的考慮，會議的組織者為了不影響正常的工作，會將會議的時間安排在用餐時間或者下班時間。但是，在這兩個時間段內，員工都是飢腸轆轆，等著處理家務，根本就無心開會。

這樣話，會議上所宣佈的重要決策和政令，員工在一心二用的情況下，根本就記不準確或記憶不全面，最終導致執行上的不到位。會議可能會就某一個議題週而復始的迴圈下去。

3.注意控制會議的整個程序

此時，作為會議的組織者就要發揮控場的作用，根據事先調研所得的客觀實際情況，快速的將一些比較主觀和不切實際的建議進行合理化去除，留下可行性的建議。

這樣做的話，既能防止會議跑偏，又能快速的針對議題，得出合理化的結果。

4.做好會後監督執行工作

在會議組織者的行為原則中，要求其對會議所決議出的內容或釋出的政令，進行執行上的監督檢查。

在我個人認為，要想保證每一場會議都有效，必須在會後進行追蹤，在追蹤的過程中，去觀察會議上所決議的和釋出的政令有沒有落實到位。如果沒有落實到位，在現場能夠指導的就指導，不能指導的也可以開一個小範圍的會議再進行最佳化。對於那些執行的比較到位的人或者部門，要進行公開的表揚和獎勵，以促使那些跟不上腳步的人或部門。

唯有這樣，所召開的每一場會議才能夠算得上完美有效，才能夠真正的解決企業的問題。

【小結】：

會議有沒有必要召開，需要透過調研決定；合理的安排會議的時間，是會議高效進行的基礎；會議程序中的控制，是為了能夠讓會議按照正確的軌道進行；會後的監督執行工作，是為了保證會議的最終有效。

【總結】：

好的會議，首先，必須要有一個好的組織者，其次，組織者要明確什麼是“會議”，再次，會議的組織者要在會議的前前後後對準自己的焦點和堅持正確的行為原則，最後，會議的組織者要按照一定的程式和方法召開好會議。唯有這樣，才能夠提高會議的效率。

說起在公司開會，每個人都會有不同的感觸，而且這種感觸一言難盡：

1、同樣的會議天天開，同樣的錯誤天天犯；

2、會議許三多，高層要求太多，中層理由太多，基層藉口太多；

3、企業越做越大，會議越來越多，老闆越做越累，管理幹部也跟著受累；

4、虛假“團結”，老闆說一，高層馬上說一，議而不決、決而不行，行而無果；

5、會上部門之間相互推諉，人人規避風險，老闆買單；

6、員工缺乏忠誠度，沒能力就“混”，有能力就“走”；

7、老闆能說會道，管理很強勢，想法很多，方案很多，但卻沒人去落地

。。。。。。

在國內有的企業這樣開會：

8:00發出會議通知，要求就8:30開會，

參會人員8:45才稀稀拉拉到齊，人員到齊後，老闆表態講了30分鐘，然後，

李總接到客戶電話，服務客戶走了；

王總被催交付，回去處理問題，接著走了；

會議開到9:30，什麼結論也沒有，就散會了。

無效會議在工作中司空見慣，無效會議的形式，百花齊放。

那麼如何有效開好會？這是簡單而又複雜的課題，欲知詳情，請認真讀下文：

首先要有一個制度來保障會議有效管理。

一、要明確會議的目標目的到底是解決什麼問題，為什麼要開這個會？不開這個會行不行？

二、規範會議職責。

一個有效的會議要明確會議召集人、會議主持人、會議通知人、會議記錄人、參會人員、以及會議決議跟蹤人。

這裡注意細節：

每個會議參會人員未必是相同的，那麼對每個會議相關人員都要寫具體的姓名，不要寫張總，李總，容易誤解。一般情況下，會議通知應該提前1~2天發給相關人員，除了緊急事情，不要突然襲擊開會。會議結束後兩個工作日內形成會議紀要，要特別突出決議事項，應該明確各項決議事項的負責人、完成時間，並同時抄送給相關的責任人和會議參會人員。明確會議紀律和管理規則，獎罰分明，照章辦事。

其次，開會流程

1,提前1~2天發出會議通知，並知會到參會人員。

會議通知必須要明確：會議主題會議要解決的問題和相關議程。

會議的時間、地點，參會人員、主持人這些基本要素都要提前讓參會人員知曉。

2，會議主持人。

可以說會議主持人是一個有效會議的決定性因素。

在中小型民營企業，往往老闆精力比較旺盛習慣性會議他包攬主持。

其實，老闆主持好經營革新會和戰略規劃會就夠了。

真正適合做主持人的是專案經理或者對本項工作有起關鍵性作用的人。

我在外企工作的時候，就從來沒有見到老闆主持過會議。

技術會議由技術部負責人主持；經營管理會議由經營革新部主持；技術創新、提案改善、六西格瑪專案評審，也是有經營革新部主持；

而在民企往往老闆精力過剩，對啥都不滿意，

公司級事情無論大小一個人包攬會議主持，

對每個對每個部門都不滿意，開個會議搞得大家都像打霜的茄子，個個都不開心。

這就是不同會議主持人的差異。

3，開會的核心是解決問題的落地措施。

很多企業開會，各級幹部濟濟一堂，談想法、談看法，談完之後會議就結束了。

或者有的會議，老闆一個人從頭說到尾，其他人在聽演講，會議沒任何有效輸出和決議事項，讓老闆嘴巴爽了一把。

這些會議都缺了一個核心的東西，就是落地措施，這種會議不管開得如何的生動，都是神仙會。

參會人員還應該提前準備會議資料，會議資料儘量要資料化。

透過數理統計分析來推導結論，對事物的事實進行客觀的描述和分析，而且這種客觀的描述和分析是基於資料的統計，不是經驗的判斷，更不能是主觀的臆測。

在這裡，我推薦QC7手法，把7手法熟練的應用（具體學習，請另行詳細諮詢我），在國內大小的企業開會作資料統計分析夠用了。

QC7手法：

直方圖

排列圖（柏拉圖）

因果圖（魚骨圖）

散佈圖

檢查表

分層法

控制圖

然後，圍繞問題核心問題和議題透過“大腦風暴法”熱烈討論各自的落地措施，主持人和管理者容易犯的低階錯誤，不能組織各抒己見的會議氛圍，不同意見容易被否定和打斷，這恰恰是最優措施的火花

接著，對各項落地措施進行最優選擇評估。

管理水平比較高的企業，可以引進8D分析，作為團隊解決問題思維模式。

4,會議決議。

對選擇後的最優落地措施，確保落地執行到位。

行勝於言，不論多好的落地措施和方案不去落地，那就是等於0。

5,會議追蹤。

會議結束後，1~2天內會議記錄人員要把會議紀要形成文字記錄，並分發給相關人員。

對會議決議的各項落地措施，沒有遺漏的檢查、監督、執行到位的情況？

並及時反饋給措施的執行人，部門負責人和會議主持人；

問題關閉，PDCA迴圈持續改進，精益求精。

一個有效的會議必不可少的幾點：

1、合適的主持人，把控明確的核心問題與目標；

2、帶領參會人員，大腦風暴法、7頂帽子法等，各抒己見，思想火花四射；

3、基於客觀事實的資料統計分析，邏輯推理，科學論證，選定最優措施；

4、不注重會議形式，以會議解決問題為核心，追求措施落地，聚焦目標的達成；

5、精益求精，PDCA持續改進。

有效的會議，你準備好了嗎？

開會≠扯閒篇

老員工不喜歡開會，新上任的又特別喜歡開會，結果但是每次把會都開的沒有效率，沒有執行。

分享一個我們市場部經理有一個很清晰又簡單的會議邏輯。在他組織的會議上，基本聽不到於會議無關的“廢話”如果有跑題的苗頭，都會被他及時拉回主題，節省了時間又提高了效率，每個人都很清晰的知道各自接下來的任務。

他每次講話的結構都是：

先說結果及目標，基本一句話概括，時間控制在5秒內

再說步驟，第一第二第三，把框架捋順，基本也是10秒左右。

接下來分配參與配合的部門，每個部門的任務，各部門的反饋，及即將面對的困難，和互相協作的關鍵點。

尤其各部門的反饋最關鍵，開會不是為了“老闆說什麼就是什麼，老闆說怎麼幹，你就去執行

”開會≠“服從命令”