一、發現需求&解決需求

上班社群的助理加上主編最多的時候有8個人，為了所有的資料都可以儲存和共享，我們透過集體聊天，投票表決的方式，選定“印象筆記”這個筆記類APP。

左邊是我們共享的筆記，右邊是我對知識的分類整理選單，待繼續完善。

缺點：在團隊協作上，還是欠缺了一點。所有的資料必須要建立者授權才能檢視，一旦建立者誤刪，那麼很可能找不回資料。在資料共享上，很容易脫離我們建立的資料夾，對於被共享者來說檢視資料不夠明確和一目瞭然。

二、尋找改進方法和更好的替代品

近期，上班群找了一批新助理，準備在2017年，一起做點更有意義的事出來。現在我們需要做兩件事：一是對以前的活動進行復盤總結、整理資料，作為以後活動愛開展的經驗和模板；二是帶領新助理熟悉上班群和接下來的規劃，帶他們脫離陌生和不確定感，更快地融入我們這個小家庭。

為了更好地協作，使我們可以做得更好，我們需要更方便有效的軟體來輔助。正好我最近在看《社群營銷》這本書，發現秋葉大叔的團隊以及BM社群，都特別注重每次活動資料都按照一定的要求，彙總到資料庫，作為一筆寶貴的經驗和財富。

我把這個截圖發到了上班助理群裡，大家都支援這種方式，我們確實需要建立屬於我們的資料庫，以後就算我們這些人不在團隊了，但是這些資料可以儲存下來，作為參考。而且藉助這資料庫，也可以讓新人最快地瞭解我們。

三、幾款協作軟體的體驗心得

這三款是我和出走在半夏一起體驗得出的結論。

1、石墨--眾多大神推薦

石墨

頁面非常簡潔舒適，可以共享寫作、分類整理，還可以直接線上編輯，非常不錯。果然是眾多大神推薦的團隊協作工具，我非常喜歡。

收費

關鍵來了，免費的最多隻支援5個人同時協作，而我們不只5個人，而且我們優先考慮以免費的方式來實現要求，畢竟我們都是志願者，窮屌絲哈，所以這個排除了。

2、今目標

今目標

光一個介面就夠複雜了。不方便操作，功能太多，反而核心需求不突出。所以我們也排除了。

3、worktile

worktile

這款工具以前有免費的個人版，現在沒有了。只有企業版，免費體驗14天。我們也排除了。

四、再次明確核心目標、確定工具

明確核心需求

謝謝雁點一直跟我和出走在半夏溝通，他提醒我們，其實我們的核心要求就是“儲存”。對於之前整理的文章，其實後面修改的很少。交流這一塊，微信就可以完全實現了，其他軟體的交流不方便也不及時。在共享著一塊，我們只需要每個人都可以上傳和下載就可以實現我們的需求。

而且特別強調一點，線上編輯容易丟失，最好是本地上傳，更有保障。

我和默默進一步篩選，找到了四個軟體：有道、微雲、石墨、簡書。

最後綜合各方面的需求，我們確定了“微雲”這款網路隨身碟。我在今天，把以前的群聊總結全部都轉移到位了，為我們接下來的輸出，打好基礎。

微雲介面

介面非常簡潔，支援上傳檔案、資料夾、建立資料夾、新增筆記。剛好滿足我們的需求，而且很輕便。我們申請了一共公用的賬號，大家一起使用。

微雲

五、總結--抓住核心需求

在這麼多助理的共同努力下，我們確定了團隊協作的工具--微雲。這個過程我覺得值得分享給大家，看看我們是如何發現問題、提出問題、尋找解決方案、最終得出結論的。中間可能在選擇工具上有些許的偏差，但是在同伴的提醒下，我們更加聚焦在了“儲存”上，不要盲目擴大需求。

真的非常幸運，在簡書認識了這麼多朋友，同時還在上班這點事兒擔任社群管理員，讓我的生活有了這麼多驚喜和收穫。

再次感謝出走在半夏、雁點為本次團隊協作工具的確定貢獻了力量。

主要功能

基於團隊

專案管理

「專案」是團隊協作最主要的組織單元。一個專案即為一個目標，它既可以是一款軟體的開發，一部影片的製作，也可以是一次活動的策劃。

檔案共享

「檔案」是團隊成員共享資訊和資料的基本方式。透過「檔案」，團隊成員可以自由的上傳和下載團隊的專案經驗、規章制度、培訓材料、會議紀要等團隊資料。

任務安排

「任務」是團隊協作最重要，最基礎的元素。你可以將目標拆分成多個任務，明確責任人，實時跟進，徹底消滅資訊不對稱。透過「任務」，團隊成員對自己的工作內容一目瞭然，再粗心都不會遺忘工作。

移動審批

定位考勤

應用中心

提供多種功能應用拓展，你可以根據團隊具體需求，自由新增拓展需要的功能應用，滿足不同團隊的個性化需求。如工作彙報、工作筆記、活動等等；

安全方面

資料保護

賬號保護

運維安全

workless可量化的任務協作軟體，透過積分來衡量每個任務的任務量、難度和完成質量，最終合理量化每個協作創造的價值是workless的核心思想，詮釋了精準協作創造價值的理念，適合中小企業或者成長型企業使用，而且很安全。

功能如下：

一、任務管理

1、任務分為四個優先順序，其中A優先順序的任務有時效性考核要求，如超時會根據扣分配置產生連帶（連帶上級）扣分；

2、一個任務的角色包括髮布人、執行人、驗收人，其中執行人可以是多人，也可以在任務執行過程中指派新的執行人協作

3、預估任務量是最終驗收穫得積分的重要依據，釋出任務時需要客觀評估該任務的任務量，並儘可能精準。

4、任務執行獲得的積分=日基礎分*難度係數*完成質量*任務量，其中難度係數、完成質量由驗收人根據溝通和經驗主觀評定

二、任務的量化評分

1、執行人需要對A類任務特別關注，A類任務超時扣分=扣分日基礎分*超時天數，併產生連帶扣分，扣分日基礎分和連帶層級可設定；

2、執行人交付任務時提交執行任務的耗時，耗時是單獨做該任務所花費的時間，不是時間流逝的長度。耗時是驗收人最終核准任務量的參考；

3、驗收人主觀評定難度係數和完成質量，並根據執行人提交的耗時和釋出人填寫的預估任務量最終評定核准任務量，核准任務量應傾向預估任務量，適當參考執行人耗時，此後分數將自動計算出。

三、專案全域性管理

1、專案進度的全域性管控，清晰顯示專案包含的任務、動態、文件、檔案和進展；

2、線上建立專案文件，多人協作編輯檢視；

3、共享專案文件，並進行動態管理

四、透過積分量化任務

積分是執行任務產生成果的量化體現，workless提供積分管理工具，對任務、彙報等成果進行統計，形成積分排名，為團隊管理者提供資料依據。

workless適應不同的行業，30+行業在使用workless解決工作中的團隊協作問題、任務管理問題、專案協作問題。

1.smallPDF

一款功能全面的線上 PDF 工具。有網的地方就有檔案，有檔案的地方就有亂七八糟的格式。試過很多轉換器，限制檔案大小，沒有會員就超級慢速，轉換出的的檔案質量參差不齊……smallPDF對新手特別友好，就喜歡傻瓜式操作一站到底。

2.iSlide

一款非常火的PPT外掛，可以用來拓展PowerPoint軟體自身難以實現的功能，可能經常做PPT的人都知道。對於很多新使用者或者小白使用者，會有相見恨晚的感覺。如一鍵統一字型、段落；批次刪減文字；圖文一鍵對齊；PPT配色自動載入；PPT長圖。

3.藍湖

藍湖是一款高效的產品設計協作平臺，它無縫銜接產品、設計、研發流程，降低溝通成本，縮短研發週期，大大提高了大家工作效率。它支援市面上所有的設計檔案的匯入匯出，一個連結就可以線上瀏覽設計稿和原型圖，同時它保留了所有歷史版本，便於資訊沉澱和查詢，自動生成更新記錄，改動一目瞭然。

4.iconfont

iconfont是阿里媽媽MUX傾力打造的向量圖示管理、交流平臺。設計師將圖示上傳到iconfont平臺，使用者可以自定義下載多種格式的icon，同時支援將圖片轉換為字型，便於前段工程師自由調整與呼叫。

有檔期啊，好多明星也在用，團隊工作效率確實提高了不少，最重要的是它有實時監控功能，任何改動都會第一時間提醒到團隊每一位成員。