在企業中,流程設計是一件非常複雜、非常重要而同時因為會動某些人的乳酪往往會出力不討好的工作,需要一把手全程介入才能有效推行。
從最簡單的角度或者我們經常熟悉的角度來講,流程是一種工序的傳遞鏈條或者說流程是對工作動作的描述,流程的作用是為了更清晰的達成方向,方向對了實現結果也只是時間問題。
舉個例子,以前我曾經協管過一家裝修公司HR部門,有一次我需要下級招聘部門在兩個月內招聘學生100名以滿足公司未來發展需要,我將招聘經理找過來,告訴他我們需要達到的目標,當時招聘經理第一反應是,這怎麼可能,因為我們之前最多一月也就招聘三十號,你現在增編了三倍多,我不可能完成!那這時我引導他的就是:我們先討論下,我們怎麼幹用什麼策略可以達到目標。比如是不是可以提前去學校做做宣傳,是否可以找有影響力的學生當做企業大使,是否可以提前公關或者贊助個籃球賽提高下知名度等等
到了這一步還是不行,因為可能他並不知道該怎麼做,那麼我需要做什麼?設計前後順序,確定流程以保障結果的達成,比如我們應該首先做好預算,然後根據預算購買禮品,然後再聯絡公關確定傳送方式;再比如宣講流程可以是先制定宣講PPT,同步報名宣講會,再準備宣講物料和人員組織分工,最後進行宣講等等
所以,從上面案例我們可以看出,流程出現的節點在於:首先我們有了一個目標(2個月招聘100人),在這個目標下我們想到了很多的策略,根據策略我們想到了我們需要乾的很多事情以及牽扯到的很多人,最後我們根據實際情況設計了具體操作流程確保工作完成。
那麼,這是針對其中的一件小事情我們得出的結論,現在讓我們回到你問的問題,“如何進行流程設計”,我想準確的說,你應該是問,“企業中我應該如何進行流程設計”?
在企業中如果想要更好的進行流程設計,必須要依次確定如下問題:
1、公司使命、遠景、價值觀和戰略:
公司的使命告訴我們存在的理由,價值觀告訴我們對與錯,遠景告訴我們未來想成為什麼,而戰略告訴我們如何實現我們的願景,
2、分析公司價值鏈流程
公司行業不同所創造價值的方式不同,企業從最簡單的角度分析就是輸入和輸出的過程,企業透過輸入原材料,依據運營管控創造價值,最後輸出成品獲得價值報酬,所以分析公司的價值鏈,是為後續工作開展做出準備。
3、確定公司組織架構:
公司的組織架構基本可以分為直線式、職能式、直線職能式、矩陣式等等,而無論組織如何複雜,一定不會拋離兩個主線,那就是橫向的價值流和縱向的權利流,透過縱橫交錯,形成公司的組織架構;組織架構承擔第1條中的戰略,也承擔第2條的價值創造。
4、設計公司基本流程:
結合責權利劃分,依據公司實際戰略的分配以及職能板塊職責劃分,來明確形成公司的流程,以期望透過流程設計來實現組織目標,來開源節流,來提高效率等等,從流程設計角度,無論何中工作,他都標準作業程式(SOP),以確保目標戰略達成。
設計流程是一件很複雜的體系工程,並不能透過一兩篇文章就能講明白,想要驗證你設計的流程是否符合標準,最簡單的辦法就是在設計流程後,透過以下幾個問題,來驗證,如果如下問題有沒做到的,就需要重新細化;如果都能做到,那麼恭喜你,基礎流程問題不大了,再要做的就是不斷調整以期望動態平衡了。
在企業中,流程設計是一件非常複雜、非常重要而同時因為會動某些人的乳酪往往會出力不討好的工作,需要一把手全程介入才能有效推行。
一、首先,為什麼要進行流程設計:從最簡單的角度或者我們經常熟悉的角度來講,流程是一種工序的傳遞鏈條或者說流程是對工作動作的描述,流程的作用是為了更清晰的達成方向,方向對了實現結果也只是時間問題。
舉個例子,以前我曾經協管過一家裝修公司HR部門,有一次我需要下級招聘部門在兩個月內招聘學生100名以滿足公司未來發展需要,我將招聘經理找過來,告訴他我們需要達到的目標,當時招聘經理第一反應是,這怎麼可能,因為我們之前最多一月也就招聘三十號,你現在增編了三倍多,我不可能完成!那這時我引導他的就是:我們先討論下,我們怎麼幹用什麼策略可以達到目標。比如是不是可以提前去學校做做宣傳,是否可以找有影響力的學生當做企業大使,是否可以提前公關或者贊助個籃球賽提高下知名度等等
到了這一步還是不行,因為可能他並不知道該怎麼做,那麼我需要做什麼?設計前後順序,確定流程以保障結果的達成,比如我們應該首先做好預算,然後根據預算購買禮品,然後再聯絡公關確定傳送方式;再比如宣講流程可以是先制定宣講PPT,同步報名宣講會,再準備宣講物料和人員組織分工,最後進行宣講等等
所以,從上面案例我們可以看出,流程出現的節點在於:首先我們有了一個目標(2個月招聘100人),在這個目標下我們想到了很多的策略,根據策略我們想到了我們需要乾的很多事情以及牽扯到的很多人,最後我們根據實際情況設計了具體操作流程確保工作完成。
那麼,這是針對其中的一件小事情我們得出的結論,現在讓我們回到你問的問題,“如何進行流程設計”,我想準確的說,你應該是問,“企業中我應該如何進行流程設計”?
二、其次,應該如何進行流程設計?在企業中如果想要更好的進行流程設計,必須要依次確定如下問題:
1、公司使命、遠景、價值觀和戰略:
公司的使命告訴我們存在的理由,價值觀告訴我們對與錯,遠景告訴我們未來想成為什麼,而戰略告訴我們如何實現我們的願景,
2、分析公司價值鏈流程
公司行業不同所創造價值的方式不同,企業從最簡單的角度分析就是輸入和輸出的過程,企業透過輸入原材料,依據運營管控創造價值,最後輸出成品獲得價值報酬,所以分析公司的價值鏈,是為後續工作開展做出準備。
3、確定公司組織架構:
公司的組織架構基本可以分為直線式、職能式、直線職能式、矩陣式等等,而無論組織如何複雜,一定不會拋離兩個主線,那就是橫向的價值流和縱向的權利流,透過縱橫交錯,形成公司的組織架構;組織架構承擔第1條中的戰略,也承擔第2條的價值創造。
4、設計公司基本流程:
結合責權利劃分,依據公司實際戰略的分配以及職能板塊職責劃分,來明確形成公司的流程,以期望透過流程設計來實現組織目標,來開源節流,來提高效率等等,從流程設計角度,無論何中工作,他都標準作業程式(SOP),以確保目標戰略達成。
三、流程設計注意事項流程設計切勿一味追求SOP:就像是20:,80定論,我們不可能關注好所有事情,而任何事情都有重要緊急度的劃分,我們要做的事把最重要的做好,所以非戰略相關流程不必事無鉅細,所有事情都做到SOP。流程設計過於複雜:比如很多設計流程的人,會喜歡增加領導審批,如招聘報告確認需要領導審批,修改需要領導審批,甚至花一塊錢都需要領導審批等等。在流程設計環節有一句非常重要的話,那就是“流程增加一個環節,工作難度將加大一倍”,所以,流程設計需要考慮剔除冗餘環節、降低成本。流程需要考慮現實,不能丟擲現狀:比如要招聘設計師的案例,也許我們招聘負責人沒有過宣講經驗,而100人不能按時到位將影響公司發展,所以就不應該只是讓他去冒險,我們應該帶著他一起做,這樣才能符合現實注意責權利的平衡:不能太複雜導致也不能太簡單,簡單到無人監控就會容易出大亂子。。。總結驗收:設計流程是一件很複雜的體系工程,並不能透過一兩篇文章就能講明白,想要驗證你設計的流程是否符合標準,最簡單的辦法就是在設計流程後,透過以下幾個問題,來驗證,如果如下問題有沒做到的,就需要重新細化;如果都能做到,那麼恭喜你,基礎流程問題不大了,再要做的就是不斷調整以期望動態平衡了。
我們需要怎樣的流程來適應組織?如何透過流程的完善來規範管理?如何剔除冗餘環節、降低成本?如何簡化流程、提高效率?如何加強監督和制約,控制風險?如何合理銜接流程之間的介面?如何確保資訊流的相應匹配?如何清晰確定作業標準?