【番茄工作法】是簡單易行的時間管理方法，是由弗朗西斯科·西里洛於1992年創立的一種相對於GTD(Get Things Done)更微觀的時間管理方法。

使用番茄工作法，選擇一個待完成的任務，將番茄時間設為25分鐘，專注工作，中途不允許做任何與該任務無關的事，直到番茄時鐘響起，然後在紙上畫一個X短暫休息一下（5分鐘就行），每4個番茄時段多休息一會兒。番茄工作法極大地提高了工作的效率，還會有意想不到的成就感。

【四象限法則】就是用十字畫出一個四個區域的圖，橫向代表事情的緊急性，縱向代表這項工作的重要程度。然後根據橫向和縱向的區分，分為，重要且緊急，重要不緊急，不重要不緊急，緊急但不重要四個部分。下面分別舉例說明這四個部分：

這裡的工作基本是要優先去做的，比如有具體時間點的工作，就要在當時的時間去完成的工作。這個一般是公司的一些會議，或者還有一些是突發的事件。還包括有時候領導會突然交代一個事情讓你馬上去處理，還不如有些工作如果你不去做的話，別人也沒法完成的事情。

這類的事情往往不是短時間完成的，會是一個比較長一點的時間，或者短時間看不到效果的，比如為了做好工作，自己去學習相關的專業知識，還有透過工作以外的時間去結交一些相關的行業中的人脈等，還包括一些做重要事件之前的準備的工作。比如計劃下個月的工作，制定下半年的業績目標，以及本月的月會相關流程等等。

這種情況下，事情一般是突發的，突入起來的，你都沒有時間準備的工作，比如電話響了，領導突然安排你做的比較急的，但是又不重要的事情，跟工作相關度不大的。還不如有個行業的交流會讓你去參加，再比如有個大學裡面的教授講座，講公司管理相關制度的，還有些是你本身不想做，但是別人希望你參加的聚會等。

這類的工作在日常生活中也有很多，比如臨時的QQ訊息，不重要的簡訊，網頁彈出的廣告內容。一些對工作來說沒有價值的，或者沒有什麼意義的工作。比如整理下書桌，給辦公室的花花草草澆澆水，看下最近的朋友圈，跟同事們聊一下八卦娛樂等等。

知道了時間管理的四象限法則，根據法則你就會知道哪些事情應該馬上去處理，哪些工作可以緩幾天再做也沒有關係。知道了工作重要程度和緊急程度，就能很好的把工作按照先後順序排列，也就能根據工作的發生時間做好規劃。

你在工作中，是不是會經常覺得工作內容很多，時間又不夠用，經常忙中出錯。可能在給老闆、給客戶彙報時拿錯了材料，可能有一筆重要的費用事到臨頭才發現沒走申請。你可能會覺得，這些都是小事，再認真、仔細一點就能解決。

但事實上，像這樣的問題，在很大程度上，並不是我們不夠細心導致的，而是我們不知道，如何才能把手頭工作組織得井然有序，或者說，我們缺乏一套指導自己如何做事、如何工作的體系，以至於顧此失彼，忙中出錯。

那該怎麼做呢？《精益工作法》這本書的作者，建議我們不妨學習一下世界頂級大廚的經驗。你看，頂級大廚的餐廳一般口碑都很好，從來不缺人流，每天要處理數以百計的訂單。再有，吃飯這種事，客人都是踩著飯點扎堆來，餓著肚子等上菜，菜上得稍微慢點，就會提出抗議。

所以，大廚要面對的任務量之多，時間壓力之大，放到職場上其實是非常罕見的。考慮到後廚不富裕的人手、侷促又嘈雜的環境、容易過期的食材這些眾多不利的因素，當大廚的還能讓所有的客人，都及時地吃上精美的飯菜，讓人們慕名而來，滿意而歸。這裡邊值得我們學習的太多了。

也正因為後廚工作這樣的特點，這個歷史悠久的行業，發展出了一整套堪稱精緻的工作哲學，叫做“精益部署”。既然是工作哲學，那就註定了精益部署來源於廚房，又超脫於廚房。它包含的價值準則和行為規範，完全可以用來指導其他行業的人們，尤其是如何在時間緊、任務重、資源有限的條件下，依然能夠像世界頂級大廚那樣遊刃有餘，不僅少犯錯，還能把工作做到卓越。

我們先看第一部分，精益工作法的時空觀，也就是說，該如何利用好我們的工作時間和工作環境。

先來問你一個問題：你覺得對於一個大廚來說，他把哪項工作職責幹好最為重要呢？相信很多人的第一反應是，那肯定是做菜好吃最重要。但實際上，在大廚眼中，在他眾多的工作職責中，烹飪工作只能排第二，誰排第一呢？準備工作排第一。

因為餐廳的選單中，隱含著大廚對顧客的一個重要承諾，那就是“按需供餐”。什麼意思呢？就是說，選單上邊的東西隨便點，你能點我就能做。要履行這個承諾，做到“按需供餐”，大廚一般在頭天晚上工作結束後，就會讓所有助手們，著手製定第二天的計劃。否則，等顧客點了菜，你發現這兒缺了個食材，那兒缺了個調料，留到跟前兒現準備，那是絕對來不及的。

第二天的計劃都包含哪些東西呢？這裡邊會寫清楚明天需要用到的工具、食材，供餐前用到哪些，供餐中又用到哪些。由於後廚中的灶位分很多種，有燒烤、炒菜、煎炸、甜點、開胃菜等等。對於每個灶位來說，他們都需要做哪些操作，這些操作的先後順序是什麼，每一步操作大概需要多久。如果是準備宴會，會具體到幾點幾分切片、幾點幾分裝盤，這些都需要寫清楚。精確到這個程度，一個合格的行動計劃才算是完成了。

這是大廚們做的計劃。相比之下，反倒是很多高學歷、高收入的白領，在開啟新的一天工作時，沒有任何計劃可言。每天早晨匆匆趕到辦公室，臨時做決定，矇頭就幹，幹到哪兒算哪兒。其實，很多人都曾經嘗試著制定每天的工作計劃，打卻很難嚴格地去執行，最後不得不放棄。之所以會出現這種情況，可能是因為他們陷入了一些誤區。

第一個誤區，是把工作計劃，等同於列清單。很多人在做計劃時，只是單純地把要做的事情，逐條記錄下來，形成一個流水賬一樣的待辦事項清單。問題是，越忙的人，清單越長，一眼望過去幾十條、上百條記錄，頭都大了。它不僅不能起到任何計劃的作用，反而會增加你的心理負擔，恨不得永遠不想再開啟它、面對它。實際上，你列好的那些工作清單、待辦事項，充其量只是一個毛坯。想要嚴格執行，你還需要對清單進行深加工，最終形成一個精確的行動時間表，這才是一個完整的工作計劃。

你可能會說，我也知道每天的工作計劃應該是一個時間表的樣子，問題是清單裡那麼多記錄，我先幹哪個後幹哪個呢？好像挺為難的。這就是第二個誤區，我們很多人，會把清單裡的事項，混在一起進行排序，特別容易混亂。

我們不妨來看看大廚是怎麼做計劃的。前邊我們提到了，大廚會把待辦事項，分配到後廚的每個灶位上，燒烤這邊的待辦事項組成一個排序，煎炸的待辦事項又組成另一個排序。我們也可以想象自己手下有若干個灶位可以利用。比如說，對於一名銷售來說，他擁有的三個灶位，可能就叫做內部溝通、拜訪客戶，還有學習產品。三個灶位幾乎可以承接他所有的待辦事項。這就相當於把待辦事項分成了三類。分類之後再排序，哪些客戶要優先拜訪，哪些產品要優先學習，這個邏輯就容易理清了。

接下來，你只需要把每個灶位上，排在最前的幾件事放進時間表裡就可以了。這意味著，你的關注範圍一下從幾十條、上百條記錄縮小到十幾條，局面豁然開朗。不過，把這十幾件事放進時間表的時候，有不少人也會感到很糾結。放在哪個時間段呢？每件事都需要琢磨半天。這是我們要說的第三個誤區，缺少時間慣例的指導。想要提高工作的效率，有必要讓自己擁有這種“時間慣例”。

什麼意思呢？簡單來說，就是用特定的時間，做特定的事情。比如說，你在晚上9點後受到的外界干擾較少，有利於你將頭腦沉浸在一些創造性的工作中，那麼你就可以把它作為一個工作慣例。但凡遇到寫作、閱讀的事情，你會優先考慮把它們交給這個慣例來執行，安排在9點之後這個特定的時間段。相反，有些時間段，你覺得更適合完成一些，需要和別人協作的工作。一般來說，每天剛上班的頭30分鐘，最適合處理一些合作類的事情，比如，轉發客戶郵件給你的老闆，請他安排相關人員跟進；把需求發給合作方，請合作方出設計方案。在上班的第一時間輕輕推動一下，然後等待結果和反饋就可以了。

如果把制定計劃的範圍擴大到生活中，你還可以設定親子時間，設定做家務的時間等等。當然了，慣例的設計沒有固定的型別，完全取決於你自身的需要。當你的時間表上確定了大量的慣例，你就有了一個可以重複使用的框架，判斷哪些事適合放在哪個時間段，會變得非常簡單。

除了時間安排之外，大廚們的精益工作法，還有一個很重要的因素，那就是對於工作空間的管理。

當一位廚師面朝灶臺，準備做菜的時候，他站立的位置，其實大有講究：食材一般擺放在廚師的右側後方，按照入鍋的順序或者裝盤的順序排列。而做菜的工具，一般擺放在廚師的左側後方，擺放的位置每天都要保持不變，閉著眼也能找得到。廚師站在灶位、食材和工具這個三角形的中心，一旦烹飪啟動，他可以保持雙腳原地不動地把菜做完，中間沒有任何不必要的停頓。

不但如此，這樣安排空間，還能在很大程度上保證，工具用完後放回到它們應該在的位置上，做菜時產生的廢料，會及時出現在垃圾桶中，手上的汙漬，會在第一時間清理乾淨。總之，大廚會要求自己邊幹邊清理，始終把工作環境保持在最佳狀態上。

我們平時在辦公室處理的那些工作，它們並不像做菜，有那麼多的重複性動作，這就在很大程度上，讓我們低估了空間的價值，甚至平時根本就不去認真地考慮這一點。花上幾分鐘尋找一件重要的物品，花幾個小時重寫某個丟失的檔案，相信大多數人都有過類似的經歷。這就是缺乏空間管理的表現。工位雜亂往往意味著頭腦混亂，這會讓你時不時犯一些低階錯誤。相反，整潔有序的空間，會帶來愉悅和平靜，讓你在應付各項工作時更加從容。所以，辦公室的空間管理絕不是可有可無的。

具體怎麼做呢？舉個例子，你工作時用的電腦，可能是辦公室最重要的工作空間之一。我們都知道，要把不同的檔案、資料，存入不同的硬碟，不同的資料夾中，方便下次找到。這是我們都會做的。

但問題是，一旦出現了新的物品、新的文件、新的資訊，隨著這些內容越來越複雜，越來越混亂，你應該怎麼辦？最好的處理方式，當然是該歸檔的立刻歸檔，該刪除的立刻刪除，該扔掉的立刻扔掉。但很多時候我們不能這麼做，因為這些東西往往和我們近期的工作有關，有的暫時處理不了，有的還得之後覆盤。這就導致，我們的工作空間，會在很大程度上被打亂。

怎麼做呢？精益工作法給我們的建議是：為每個空間都指定一箇中轉站。比如，辦公桌上放一個專門承接新物品的盒子，電腦中指定一個專門存放新文件的資料夾。如此一來，新進來的物品和文件就不會被你隨手亂擺亂放，打亂原本設計好的空間佈局。除了這兩個中轉站，你還需要用到，咱們前邊提到的“待辦事項清單”。每天下班前，你都應該抽出時間，挨個檢查你的記錄本、郵箱、微信、釘釘甚至是手機相簿，看看空間裡有沒有新增加的待辦事項，是不是已經不重不漏地轉移到清單裡。待辦事項清單就是一個通向工作計劃的中轉站。

所以，中轉站起的是收集和封存的作用，保證空間本身始終處在整潔有序的狀態中。接下來，你的注意力只需要放在這幾個中轉站的身上就可以了。那中轉站會不會越來越龐大呢？其實也不會啦。隨著待辦事項清單的內容不斷轉化為工作計劃並得到處理，中轉站裡存放的東西會被逐漸消耗掉。

以上講的是精益工作法的時空觀。當然，“精益工作法”還有一項很重要的內容，那就是真正做到“全身心投入”。你可能會覺得，“全身心投入”，我們每天都會說，聽起來也挺空泛的。但事實上，想要真正做到這一點，並不容易。接下來，我們就來看看，“精益工作法”在這方面，能給我們帶來怎樣的啟示。

首先，想要做到“全身心投入”，很重要的一個因素是，恰如其分的覺知。

所謂的“覺知”，說的是透過你的五種感官“眼耳鼻舌身”從環境中收集資訊。這是我們每時每刻都在做的事。那為什麼要強調“恰如其分”這四個字呢？我們還說後廚的情況，通常菜鳥廚師在覺知上可能會遇到兩種障礙，一種是過於敏感。想想看，眼前火苗翻騰、人來人往，耳邊金屬碰撞、叮叮噹噹，空氣悶熱潮溼，還要承受調料氣味的衝擊，讓人感覺腦袋都要裂開了。另一種呢，是過於麻木。只顧手頭的事情，忘記了自己是整個後廚系統的一部分。烤箱完成工作的滴滴的聲音，其他廚師喊他的聲音，他經常感受不到、接收不到。這些有用的資訊淹沒在了一片嘈雜中。

這兩種都是很正常的反應。但是有經驗的大廚能夠克服這些障礙。他能夠遮蔽干擾，對亂七八糟的資訊充耳不聞，視而不見，專注地進入深度工作的狀態。與此同時，他還能在多個感官、多個頻道上及時、準確地捕捉到真正重要的訊號。他需要聽到印表機“吱吱”地送來新的訂單，來自前廳服務員的緊急呼叫。他還需要用味覺判斷菜裡會不會少用了一種規定的輔料，用嗅覺發現空氣中是不是瀰漫了不正常的氣味，用眼睛監督廚師的操作是不是規範。這就是恰如其分的覺知。

要培養這樣的覺知力，一定是長年累月訓練出來的功夫，回到辦公室的場景，辦公室對覺知力的要求和後廚相差甚遠。不過，在辦公室你同樣需要這種恰當篩選資訊的能力。

你可以盤點一下，你在哪些方面需要增強覺知？比如，有沒有因為你禁止了郵箱的彈窗提醒，遲遲沒看到老闆給你發的郵件？那麼你可能需要給老闆設定成VIP郵件，讓他享受隨時隨地在電腦和手機上同時彈窗的待遇。再比如，有沒有在用微信的時候發現聊錯了群，帶來尷尬和損失？那麼你可能需要給重要的微信群設定成特殊的背景圖片，給你足夠的視覺提示。這些都是你提升覺知力的方式。

更重要的是，你需要想一想，有哪些方面你應該減少覺知的，或者說你平常都會遇到哪些干擾？可能是手機的APP通知，可能是電腦上的網站，也可能是辦公室裡大聲說話的同事，或者是你內心對某件事的憂慮和幻想。

你需要看看這些干擾中哪些是可控的，哪些是不可控的。如果是可控的，你可以採取什麼措施。我們平時工作的時候，最常見的干擾源，主要是手機和電腦這些電子裝置，你可能總是忍不住拿出來翻一翻，看看有沒有新的郵件、新的熱搜、新的訊息。對此，你可以試試下邊這個名叫“潛水艇”的方法。首先，在手機上設定一個每小時響一次的鬧鐘，之後建立一份檢查清單，列出所有你忍不住想翻看的內容，微信、微博、郵箱，但凡平常讓你欲罷不能地開啟看一下的軟體全都寫上。下一步，關閉手機和電腦的網路連線，去做你真正想做的事情。一小時後鬧鐘響了，好，拿起清單，挨個檢查這些內容，是不是有了新的推送。如果有，給自己5-10分鐘時間做出快速的處理，過後再次進入斷開網路連線的狀態。這個方法就像是在模擬一艘定時下沉、定時上浮的潛水艇。如果你覺得一小時的間隔有點長，也可以設得短一點，總之，目的是讓你既有排除干擾的時間，也能和外界保持資訊上的連線。透過這種方式，幫助你朝著恰如其分的覺知前進。

大廚全身心投入方法，還有一點，那就是“務必完成”的心態。

一道菜，只要開始加工，大廚會爭取在最短的時間內把它做完，送到顧客的餐桌上。不會出現這樣的情況：這道菜的工序進行了一半，停下說我先做下一道。下一道菜還沒裝盤，哎，又把前兩道菜晾在一旁跑去做第三道菜。聽起來很可笑對嗎，哪個大廚要是這麼幹，可能當天就被解僱了。事實上，我們有很多人幾乎每天都在幹類似的事情。一封郵件寫了一半，一時間不知道怎麼說，存成草稿，回頭有心情了再寫；一個方案有了初稿，需要找幾個人一起把方案定下來，算了，手頭專案那麼多，先忙點別的，下週再組織研討會不遲。這就是欠缺了“務必完成”的心態。

雖然辦公室的表格、文字不像食材那樣存在腐爛的風險，但是欠缺“完成”的心態仍然有嚴重的危害。不妨回憶一下，有多少工作是撂下之後再沒撿起來的？直到你的老闆、你的客戶忍無可忍地來提醒你，或者約好的時間節點馬上就要截止，你才慌慌張張地把那個半成品調出來走完剩餘的幾步。站在其他人的角度看，你已經做了多少不重要，90%和0%沒有太大區別，都屬於未交付、未完成的狀態。再有，如果這項工作只是你個人的一個想法，沒有人來督促你完成，會不會就永遠擱置了呢？

另外，欠缺完成的心態會讓你開啟過多的任務，造成工作空間的擁擠和混亂。同時它還會佔據你的思想，每次想到這麼多沒完成的事，心頭都掠過一絲焦慮，讓你承受額外的壓力。

那麼，怎麼培養務必完成的心態呢？關鍵是要分析導致你做事難以完成的障礙是什麼。有可能是你過度自信，盲目樂觀，總是低估剩餘部分需要花費的時間。有可能是你野心勃勃，甚至是有點急功近利，喜歡把很多件事同時往前推進，認為這樣比一件件做來得要快。也可能是完美主義傾向，工作當然要追求卓越，但卓越不是完美，而是高質量的完成。除了警惕這些內在的心理障礙，外在的障礙也會有，比如你的領導經常不拍板、不回覆；你的同事經常請你幫忙，你礙於面子放下自己的事跑去幫助他們。這就需要你想辦法透過溝通，排除這些障礙，為完成工作創造一個好的條件。

當然，很多辦公室工作不像大廚做菜那樣，可以在短時間內一氣呵成。假如你手頭的工作需要2個小時，距離下班只剩下1個小時，你該怎麼辦呢？這時候你需要提前做出判斷，考慮好是現在就停下來，還是再往前多做一點呢？如果這項工作可以分解成多個子任務，最好能在一項子任務結束後停手。注意，無論如何都不要忙活到最後一刻，匆匆忙忙地關上電腦拎包就走。正確的做法是在下班前留出足夠的時間，用來對工作現場進行鎖定。工作現場的鎖定包括這些方面：派得上的資料收納在一起，儲存在特定的位置，其餘的資料歸檔或者刪除；明確下次推進時要做的第一件事，放到待辦事項清單裡，進入第二天的工作計劃；如果你的老闆和客戶密切關注這項工作的進展，發訊息通知他們最新的情況；如果你有搭檔，告訴他接下來有哪些需要他配合的地方。做完這些，你會有更迫切的願望繼續推動這項工作，一直到它徹底完成。這才是“務必完成”的心態。

好，這本《精益工作法》就為你介紹到這裡。

為了適應餐廳後廚的工作環境和工作特點，世界頂級大廚形成了一套完整的價值準則和行為規範，我們可以將其借鑑到辦公室工作中，稱為精益工作法。如果用這種方法來指導日常工作，你的這一天可能會怎麼度過呢？

在晚上離開辦公室前，你會整理你的工位，使用中轉站工具，把所有的工作空間恢復到最佳狀態上。這個過程會有一批新的待辦事項從郵件、微信、記錄本等各處彙總到你的清單中。根據自己的工作內容，你對待辦事項進行了排序。緊接著，你從中選取了排名比較靠前的10件事，放入了第二天的時間表中。到此為止，你花了大約半個小時的時間，就已經擁有了最佳的工作空間和詳細的工作計劃。

第二天早晨，你從容地來到辦公室，按照工作計劃的安排，全身心地投入到了工作中。先是用了30分鐘，完成了一些需要與別人合作的工作，處理了一些事務性的工作。之後，你採用潛水艇的方式，設定了一小時的鬧鐘，關閉了手機和電腦的網路連線，保證自己的覺知不受到過多的干擾，全身心地投入到一項任務中，比如專注書寫一份專案方案。一小時後鬧鐘響起，你暫時從全身心投入的工作中浮出來，快速地收拾了桌面，檢查了郵箱和手機，把兩封剛收到的郵件加入了待辦事項清單中。

10分鐘的快速處理後，你回到剛才的任務，專注工作。距離約定的部門會議只剩下半小時的時間，專案方案還沒有完成，你決定把工作的斷點就設定在這裡。帶著務必完成的心態，你花了點時間用來鎖定專案方案的工作現場，著重記錄了你當下的思路，以及接下來的注意事項，這讓你在下午可以堅定地繼續推進這項工作。下午下班前，你終於順利地完成了這個專案方案。

清點今天的工作計劃，你發現10件事完成了9件。這個完成的情況還是很令人滿意的。剩餘的那1件怎麼辦呢？沒關係，你已經開始再次清理工作空間，著手製定下一天的工作計劃。

這就是“精益工作法”的一天。如果你對這種工作方法感興趣，覺得還挺實用，不妨也實踐一下。

關於時間管理，我一共看了十幾本書，其中價值很高的幾本是：《高效能人士的七個習慣》、《吃掉那隻青蛙》、《番茄工作法》、《單核工作法》、《搞定》《小強升職記》。

但是我讀完這些書之後，覺得很多理論其實都是相同的。總結起來就是以下這四點：

在工作之前，我們必須要了解工作的目標是什麼。也就是說，對於你而言，工作的目的是什麼。只有找到這個具體目標，你才能開始安排你的時間。

找到目標之後，要思考完成哪些任務才能夠實現目標呢？然後將這些任務全部羅列出來。

羅列之後，要將這些任務按照重要性排序。排序的時候，可以利用時間管理矩陣來思考。也就是將任務按照重要緊急、重要不緊急、緊急不重要和不緊急不重要來分類。然後先完成重要且緊急的事情。然後將更多的時間都聚焦到重要不緊急的事情上面。或者將重要不緊急的任務拆分到每天的日程裡，這樣才不能讓重要不緊急的事情變成重要緊急的。

找到要事之後，可以使用番茄工作法或者單核工作法來執行工作。所謂番茄工作法就是每工作２５分鐘就休息５分鐘。完成四個番茄鍾時，可以休息２０分鐘到半個小時。

所謂單核工作法就是利用快捷清單和全景鬧鐘，在單核時段只專注清單中的一項任務，直到全景鬧鐘結束。一個單核時段結束後，切換到全景時段，並且思考“拉金問題”：此時此刻，我的時間最好用來做什麼？

這兩種時間管理工作各有自己的優勢，大家也可以結合在一起，製作成專屬自己的時間管理工具。

每天最主要的事情，就是吃掉最大最醜的青蛙。也就是最重要最艱鉅的任務。我們只要吃掉最大的青蛙，我們就能夠掌握全域性。

所以總結一下，時間管理的核心就是聚焦精力，找到能夠實現目標的最重要的任務，然後克服一切困難完成它。

不請自來。

對於時間管理這個事情，因為工作關係，我有一些心得。

我在一個小學教書，是班主任，同時承擔了學校營養餐管理工作，後勤工作，學校的安全工作，學生的紀律，衛生管理，還有學籍，國有資產等。

這樣日常工作中，具體是我非常繁多。開學誰要給老師發勞保:毛巾，香皂，洗衣粉，工作用品，筆記本兒，教案，稿紙，紅藍圓珠筆，中性筆。需要給學生髮放課本，作業本。

我是這樣安排的:首先把要辦的事件在頭腦總和之上列上清單，並根據實際情況確定出事件的重要和緊急程度然後確定順序，依次辦理。

剛開學，學生到校之後是要打掃衛生的，我利用這個當間兒，首先發放教師的教案，筆，好筆記本。這東西發放完之後，看到學生還沒有坐定，就有發放了老師的勞保用品。

第二，這是充分利用人員之間的關聯性，減少自己，跑腿通知的次數。在發放老師的時候，順便提醒老師，一會兒找學生到指定地方領取課本。這時就開始逐班讓學生來領取課本。一個班級領完了，就讓這班的學生通知相鄰的班級，這樣刺激，就少跑腿了。

第三，充分藉助他人力量。我發完之後，我馬上從本班選了七八個頭腦清楚的學生，開始幫我分作業本。

我在黑板上列出各級的人數，在紙上列出各級說要發放的作業本種類和每種作業本每人的數量。然後安排每一個學生一次就查清一類本子的數量，按照我事先指定的年級位置放好。一類完成，在安排下一類。

徹底查清之後，就讓這些學生先把本班的作業帶上去，由組長領取發放。同時讓他們通知一個班的學生來領取。一班領完再通知下一班。

然後從中拿出剩餘的稿紙，發放老師所需。

至於其他比較零碎的工作，則利用一些零碎的時間迅速解決。

這就是我的時間管理的做法，對於大小分項分部，充分利用人員間的關係，逐步完成，對於零碎工作，利用時間的邊角餘料，快速完成。

之前，感覺事情很多，很雜，感覺瞎忙，有時候，手頭整在忙一件很重要的事，同事跑來加進來一件，打斷，有時候明明很重要的事，因為其他事情忙傻了，搞忘記了，結果後果嚴重。

前段時間，接觸了時間管理，開始學習，時間管理的方法和工具有很多，我現在在學習的是GTD、滴答清單和番茄鍾，

GTD的五大步驟是收集，處理，計劃，執行，回顧，根據目前學習的內容，這幾個步驟真是每個都很重要，每個都要認真執行，

1收集，按照書中的指南根據未完成事項清單，一條一條匹配，把所有的事整理一遍，結果整出169條，直接了，當然也包括平時腦子裡隨時冒出來的想法，都要先記進去，這個步驟的核心點是全，不能有遺漏，

2處理，就是分類，分門別類，我是按工作方式分的，下一步個人，下一步工作，等待，將來，參考資料，

3計劃，把分類好的事項，逐條編制完成時間，這一步是列入滴答清單，

4執行，一旦把事項列入清單，就必須按照時間完成相應時間段內的事項或者任務，

5回顧，就是反思，比如每週做一次，本週完成的事項的完成率，完成度，比如週三有兩個事項沒有按計劃完成，是因為其他事項的完成時間超出設定值，還是其它事項佔用，方便我們更合理的制定下週的計劃

作為辦公室的一名管理人員，每天忙於繁雜的事務性工作之中。一個公司管理的好於壞與辦公室人員的管理有著直接的關係，辦公室無小事，看似小事情個個都重要，上要執行領導的決策，完成領導交辦的各項任務，下要為基層提供優質的服務。做到上情下達，處理好各種關係和問題，急他人所急，想他人所想，辦公室是公司的形象視窗。

工作中，我們經常會感覺自己一直忙忙碌碌，但還是覺得時間不夠用，一大堆的事情需要我們做，上班的8小時不能完成我們手頭上的工作。那如何利用8小時做好辦公室的各項工作呢？這就需要合理的安排時間，做好工作的計劃。

1.安排工作的先後順序，依工作的輕重緩急來安排優先順序。先做緊迫而重要的事，再做不緊迫但很重要的事情，其次是緊迫而不重要的事，最後做不緊迫不重要的事。

2.制定每週工作計劃，本週需要完成的工作有哪幾項，確定完成的時間，再把任務細化到每天，每日在前一天下班時或第二天上班之前制定每日工作計劃，做到有計劃的開展工作，做到幾日事今日畢，不能拖延時間。

3.合理分配工作，靠單打獨鬥是很難取得成就的。大家分工合作才能在最短的時間內以有效的方式達成目標，把不同的工作分配給合適的人員去執行。

5.工作中遇到問題和困難要自己想辦法解決，不能有依賴和推諉扯皮現象、要充分做和問題的分析、預測和判斷，弄不清楚的事情要深入瞭解，做到工作周密。

6.日常多進行自查和總結，管理好自己的時間，發現有哪些可以提升的空間，不斷改進和完善自己，做到及時調整自己的工作方式，使自己的工作盡善盡美。

7.做有心人，多瞭解、多觀察辦公室各項工作，在完成自己份內工作的同時，做好辦公室工作總結的素材管理，培養自己全方位的管理能力，因辦公室涉及的工作內容較多，可提升自己的能力。

文章寫的不好，本人一直在努力。期盼大家的支援和關注。

1、強化目標機制

進一步明確你的目標，完成一件事要達到的目的，取得的效果。用達到目標後的效果（社會效益、經濟收益、個人成就感等）來激勵自身，提高完成任務的積極性。內因決定外因，當你對達到目標後產生的效果有足夠的渴望時，內心的力量會督促你遠離拖延。短而言之，就是“下決心”，決心做好一件事，才能有開始的動力。

2、養成良好習慣

有一個21天理論，當一件事連續做21天后，人們就會習慣這件事，就不會對做這件事產生第1天時的抗拒心理。同樣，在工作、生活中，把緊要的事情放在第一位，做完一件事再進行下一項，無論過程中有什麼吸引你的其他事情，也要保持注意力完全集中在你手上正在做的事，要連續穩定的完成你要做的，久而久之，養成習慣，也就不容易被外界干擾。

3、巧用效率工具

3-1番茄鍾工作法

番茄鍾，是把任務分成若干個30分鐘來完成，集中精力工作25分鐘後休息5分鐘，如此視作種一個"番茄"。哪怕工作沒有完成，也要定時休息，然後再進入下一個番茄時間。收穫4個"番茄"後，能休息15至30分鐘。

番茄鍾能夠有效的克服對龐大任務的恐懼和抗拒，把注意力集中在"當下"，能幫助人更好地集中精力、擺脫過去失敗的陰影和對"萬一任務完不成"的焦慮。

3-2 土豆工作法

土豆，就是“TO DO”，即做好“to do list”。把你要做的事情分解成若干小項，按照優先順序，列在清單上，完成一項就劃掉一個，這個辦法會讓人產生成就感，促使有信心去完成整個專案。

3-3 除此之外，還有系統的GTD方法、甘特圖專案管理法、吃青蛙工作法等等，也有很多的APP可以下載使用，大家可以根據自身特點去嘗試，找出最適合自己的。

4、做好大小覆盤

覆盤是圍棋中的一種學習方法，指的是在寫完一盤棋之後，要重新擺一遍，看看哪裡下得好，哪裡下得不好，對下得好和不好的，都要進行分析和推演。

同樣，覆盤理論可以運用在很多方面，尤其是個人計劃和專案推進上，在工作或者生活中，可以以時間為刻度進行周覆盤、月覆盤、季度覆盤、年度覆盤等；可以以進展為刻度進行專案籌備覆盤、前期覆盤、後期覆盤、專案完成後的總覆盤等。

覆盤意義在於把成功的經驗轉化為能力，把失敗的經驗轉化為閱歷，讓你未來的路更平坦，不會犯同樣的錯誤，掉進同樣的坑。覆盤也有助於把握時間節點，根據整體的時間要求，及時調整計劃，把握進展節奏。

我也是時間管理很差的人，看了《把時間當做朋友》知道所有問題的關鍵都在於自己，不管是定計劃，寫手帳，調鬧鐘，自己不去做不強迫自己，一切準備都是無用功。自律才能自由！

日常工作中，任務目標大多是已確定的了，在工作環境中人的注意力和行動力狀態相對好，所以其時間管理所消耗的意志力要比日常生活中的自我管理要低很多。

所以我把這個問題轉化一下，把重點放到具體操作尤其是對工作任務優先順序和對應時間的分配上。

按照四象限法則，把工作任務分為四類：重要緊急；重要不緊急；緊急不重要；不緊急不重要

（圖片來自日事清web版辦公軟體）

一般來說，佔據工作比重最大的應該是重要不緊急的內容，約60%；其次是重要且緊急的內容20%、緊急不重要15%和不緊急不重要5%。

具體落實不必過於拘泥於比例，但必須要領會四象限的用途：警惕投入過多的時間去做緊急重要的事，一般這就說明重要的事拖延到了不得不做的時候，長此以往就基本可以斷定拖延症晚期了。與之相對，我們要把更多的時間留給重要不緊急的事。想想生活和工作中，重要而不緊急的事可以有哪些？是不是投報比會更加可觀？

任務優先順序確定好了，接下來就可以拆分目標了。

首先明確任務目標，把任務拆解成幾個符合自己工作習慣的部分。比如完成一篇文稿的編譯，首先要對材料的領域和內容有所瞭解，就需要去尋找和建立自己的素材庫；然後進行翻譯；最後在編寫策略上需要考慮文字的風格、內容等等，其實熟練的操作者也可以把這步和翻譯融在一起（調整文字內容可能比較耗時，也需要一些靈感，所以可以適當延長或者分散寫作的時間）；最後進行潤色和排版等後續工作。

在上述步驟中，尋找素材庫和翻譯，是相對比較固定的工作，所以可以限定一個固定的時間，建議使用番茄工作法；而尋找編輯的靈感並不是可以一蹴而就的事，所以可能需要一段時間的翻閱資料……等等。

以上基本上是廢話了，實際去做的話可以根據自己對工作內容的熟練程度來決定。

最後給小夥伴們推薦一個工具，用來管理自己一天的時間或是長期的計劃，都非常合適：

日事清：https://www.rishiqing.com/

實際上日事清主要是三大板塊：計劃—日程—總結。比較出色的設計是看板上的內容，無論是計劃還是某個具體的任務，在一個公司內部都可以實時分享檔案和內容更新。

一、P：計劃plan，使用看板制定計劃

每項計劃和任務都可以新增協作成員，可以實時分享、更新資訊。

二、D：實施do，計劃自動分解到日程中

工作計劃制定完成後，就可以對計劃上的任務進行落地，也就是安排具體的時間，去具體實施。計劃可以直接同步到日程~

三、C+A：檢查check+修正action，自動生成工作日報

任務幹完了不能就這麼完了，其實工作中不光老闆需要看工作日程，其實我們每一個人自己也有回顧總結的需求。不要猶豫了快寫工作日誌吧~

和其他一些公司管理app么蛾子不一樣，日事清比較人性化的一點是，照顧到了員工的需求和體驗，任務基本是員工主動聚合，而不是被動接受命令。

以上。

我強烈推薦你使用《贏效率手冊》

它有一個代名詞，叫“自律精神”，堅持書寫365天，你會開啟人生“贏”的局面。

說實話，每個人不是生來就擁有自律精神的，Ta需要經歷決定性瞬間，於是就會思考：為什麼我不行？為什麼把生活過成了這樣？接著才會開啟自我改變之路。

但我不得不潑點冷水，光經歷決定性瞬間是不夠的，這隻會讓你遭受到心靈的折磨，如果你想完成自我加速升級，還有武功秘籍必須苦練，它就是“完整、高效而系統的自我輸入體系”，這是才能完成自我版本迭代的保障。

人類的自我版本迭代升級是永不止歇的，直到升級成理想中的樣子。有的人一生就活在原點，有的人不斷升級，差別在於，你在經歷著人生的經歷時，是否學會覆盤反思，是否學會迭代你的輸入認知，只有在自我管理上做到知行合一，你就會看到，自己在升級躍遷，停都停不下來。

關於《效率手冊》的具體用法：

每天早起後的第一件事情就是把今天要做的工作或者學習安排，詳細的寫在計劃清單內，你可以按照我給你的圖片作為每日計劃模板，把你今天需要做的事情一條一條寫下來。然後，把它們逐自分配到左邊的時間線內。不同的時段你需要做第幾項工作，這樣你每一天都是在計劃中有條不紊的進行。

一、管理時間首先調整思維

我們做事的效率取決於我們思維的習慣，一般人看到一項任務會有三種思維。

第一種是紅燈思維，紅燈思維就是千方百計去想這個事情如何能夠不去做，是一種逃避任務、拒絕成長的心態。

第二種黃燈思維是一種糾結的心態，到底做還是不做？想來想去，思前想後。

第三種綠燈思維就是給任務放綠燈，一路通行，不要想太多立即去做。職場中人要用綠燈思維來接受任務，減少時間的浪費，我們要養成綠燈思維的習慣。

一個會管理時間的人，一定養成了很好的習慣，比如打提前量的習慣，比如資料分門別類存檔的習慣。有一個習慣非常重要，就是立即去做。拖延是很多人的壞毛病，如果養成了立即去做的習慣，不讓自己一直拖下去，這種方式可以有效的提高時間管理的效率。

現代社會人們的事務性工作千頭萬緒，很容易掛一漏萬。要讓自己的工作有條不紊地開展，為了避免工作當中出現漏洞，我們需要藉助一些工具，比如說筆記本，或者用手機上的各種日曆提醒自己。總之，借用工具可以避免我們對時間的浪費，還可以起到及時提醒的作用。

時間是最公平的:每個人一年、一月、一日都是相同，關鍵看你是怎麼管理時間，提高工作效率，某種程度上延長時間:

首先，做一個時間計劃。根據自己工作性質或工作任務，制定出年計劃，季度計劃，月計劃，周計劃，日計劃。計劃越詳細，越好。

其次，利用好碎片時間。因為現在的網路普及，智慧手機帶來很多好的各方面媒體學習途徑，一定要充分利用好碎片時間。

第三，充分發揮和利用好每個人獨特的最佳時間。因為每個人的生物鐘是不一樣的，所以說用好這個時間點，提高工作效率。

這個問題提的很好。

有限的時間想學到更多，提高自己的能力和素質，想比別人做得更好，說明你還是一個很上進的人。

說到時間管理有幾個方面是需要注意的。

第一明確的目標

對自己有清楚的認識，給自己樹立明確的目標。沒有目標就不知道幹什麼，更不知道該準備什麼，朝什麼方向努力。所以首先要規劃自己的發展方向，給自己確定短期中期長期目標，而且這些目標是層次遞進的，積少成多，修補實現，不能太不切實際了。一定要結合自己的情況確定一個可行的目標。

第二做計劃

有了目標不能說明什麼，接下來比較關鍵的一步就是制定具體實現目標的計劃，比如你想成為管理者，那麼首先你就要做好自己的事情，先提高業務水平和能力，這是做領導必須具備的素質。光有業務能力還遠遠不夠，領導要全面，包括思維方式，格局，管理知識儲備，溝通協調能力等很多東西。弄清楚這些後你就要針對性的做計劃，比如提高管理知識儲備，你就必須給自己擠出時間每天透過看書看管理影片參加一些必要的培訓等方式去學習管理知識，每天固定時間做這些活動，比如一個小時兩個小時，聚沙成塔，聚少成多，慢慢積累，你會想我很多知識。所以計劃很重要，透過計劃可以清楚的告訴自己後面要做什麼，怎麼做。

第三堅持和落實計劃

很多人有目標有計劃，但缺少堅持，三天打魚兩天曬網，做什麼都不能持續下去，總是變來變去或者半途而廢。這樣是沒辦法實現目標的。想堅持就需要自我控制和外部刺激。比如強制自己去做，養成習慣了就好辦多了，或者自己缺乏毅力，就需要有人監督你，可以找一個有共同興趣愛好的人一起，相互鼓勵支援，或者找一個合適的環境。就拿看書來說，自己在家或宿舍，不是學習的環境，很容易分心，那麼就去學校自習室或圖書館，環境匹配了，你也容易進去狀態。

第四列出專案清單

每天把要做的事列出清單，逐一檢查。我的習慣是每天早上起來回顧一下昨天未做完的事情，思考一下今天要做的事情，把所有的事情列出來，一件一件去做。晚上睡覺前比對清單，做完的劃掉，沒做完的標記好納入第二天的清單，這樣幹了什麼，還差什麼一清二楚，不容易丟失。

第五區分輕重緩急

每天事情多，不可能兼顧到，就需要分清輕重緩急，先做緊急重要的，有時候累了，做一些簡單不著急的調節下，各種事情都能很好的分配時間，效率自然就高了。

這只是比較重要的幾點，我一直就是這樣堅持的，效果很不錯。你可以嘗試下。