藉助會博通綜合文件管理系統：集中統一管理企業內部不同層級、型別的文件資料

分類自定義

屬性自定義

提供資訊屬性的自定義，為系統不同型別的文件賦予對應的屬性，例如合同、圖紙、圖書等不同的屬性配置。

正文與附件

系統中的每一條資訊均可實現區分正文與附件的管理。

份數管理

支援一式多份的檔案管理，並可對應進行借閱、歸還及發放登記。

個人文件管理

提供同樣可自定義分類及對應屬性的個人文件儲存空間。

存放地點

可在系統中預覽資訊條目對應實體的位置定位，實現快速存取。

格式支援

基本支援所有不同格式的檔案，可線上編輯及儲存上傳，常用的文件格式（如Office、PDF、圖片等）可由系統外掛管理。

多種儲存方式

支援多伺服器、資料庫的儲存管理，並可實現伺服器、資料庫間的資料轉存或複製。

內容關聯

可對文件實現線上編輯，並完美整合Office，不改變使用者的文件操作習慣，使用便捷。

文件彙編

提供基於搜尋結果的編研成果目錄釋出，形成主題、成果等彙編文件。

線上編輯

可對文件實現線上編輯，並完美整合Office，不改變使用者的文件操作習慣，使用便捷。

版本管理

每次修改均會保留歷史版本，避免文件丟失及誤操作。

變更管理

可對文件發起變更流程（可套用流程模板），變更過程中只能閱讀，審定後替換成最新版本，並儲存操作記錄與歷史變更版本。

自動編號

不僅可以按年度和檔案字號自動產生編號，而且還能自定義編號方式。

提醒功能

可對每一份文件設定週期性的提醒（如過期、到期等）。

正文模板

可套用預先設計好的文件格式模板，適用於紅標頭檔案、合同、授權委託書等有固定格式的文件，支援關鍵屬性的自動讀寫。

表格設計與列印

可使用預先設計好的表格格式，獲取指定的資訊屬性形成文件清單。

回收中心

提供個人回收站及系統回收中心，誤刪檔案可從回收站還原。

我的分類如下：主管專案，主要包含各個專案的主體資料；待辦事項，包含近幾天急需處理的內容；月度檔案，按月份歸類待辦事項中的需要存檔的內容自己來往郵件；個人檔案，主要包含一些私人檔案；模板檔案：主要包含公司的體系檔案以及各種辦公檔案模板。

檔案的名稱要儘量詳細，末尾字尾修改時間。

計算機文件的管理可以從以下幾個方面入手：

一、保持簡潔的桌面

可能有一些小夥伴認為這和管理文件好像沒有半毛錢關係，其實不然。

試想一下，你在日常處理一些檔案時時候經常順手就複製到了桌面，然後在桌面上對這些文件進行操作，久而久之桌面的東西......堆積如山。

而此時如果你接觸的是一個簡潔的桌面，使用起來則完全不同。把桌面劃分區塊，比如“重要且緊急檔案”、“重要不緊急檔案”、“其他檔案”等，平時從隨身碟等移動裝置複製內容到電腦時，試著把檔案複製到對應的區塊。這樣找起來會不會方便很多？

你也可以按照型別對桌面進行區塊劃分，比如“培訓”、“單位”、“個人”等。這種劃分區塊的操作有很多軟體可以實現，比如360桌面助手，獵豹桌面助手，騰訊桌面整理等，再專業一點可以試試Fences。

二、養成良好的命名習慣

有了桌面管理軟體後，並不意味著你就能管理好你的電腦了，還要養成一個良好的文件命名習慣，方便以後查詢。

比如我使用隨身碟的習慣就是在根目錄下建立序號資料夾（如下圖1），然後把對應的文件放到相應的資料夾中，而文件命名方面自己習慣用“時間+性質+（版本）.字尾名”來命名，比如“2018年度科室工作總結beta1.doc”。

文件命名可以根據自己的習慣來起，但千萬不要是“新建word文件”、“新建文字文件”，那樣是災難性的命名法。一到緊急關頭，你想找都找不到你想要的，雖然它可能就在你眼皮底下。

三、善用利器高效檢索

當你擁有一個乾淨的桌面，也養成了給檔案起名的好習慣後。再搭配上搜索利器你就能在電腦中快速定位到你想要的檔案。

本地檔案搜尋利器推薦everything和filelocator，一個是檔名秒搜神器，另外那個嘛，即使你忘記了某個office文件的檔名，但記得該文件中有出現過某某關鍵字，那麼也能用它實現精準定位。具體操作這裡就不囉嗦了。

四、你要了解的雲辦公時代

你是否碰到一些文件需要跨空間辦公的情況，比如在家裡弄了一半的工作總結，到單位後想繼續幹。

這樣的情況你可以試試堅果雲或者騰訊的小程式“最近文件隨身”(如下圖2，圖3)。都是非常方便的雲辦公應用。而如果碰到一個文件需要多個人來檢視修訂的情況，比如活動策劃方案、科室工作總結等，那麼可以試試騰訊文件或石墨文件，支援多人線上協作編輯。

總結一下，文件的管理從簡潔的桌面開始，平時養成一個命名的習慣，再配合搜尋神器和雲辦公神器，基本就能讓你的工作效率提升3倍以上。