檔案管理也是一門學問，尤其是現在的資訊化管理。檔案的種類繁多，各單位的管理制度也不盡相同，單位的大小也不一樣。材料檔案，資料檔案，人事檔案等等，肯定也是不同的。

一、紙質檔案歸檔工作流程

1.整理檔案：歸檔檔案以件為單位，通常每份檔案為一件，裝入一個軟卷皮。正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，複製件在後。檔案與檔案之間要按照一定的順序排列，如可以按時間、事由等順序排列檔案，一旦檔案的排列順序固定下來，檔案的件號也就相應地出來了。

2.拆釘：為了檔案能夠長久保管，需要把檔案的金屬釘拆掉。

3.編寫頁碼：檔案材料以件為單位編寫頁碼，凡有字的均算一頁，頁碼用阿拉伯數字編寫，正面頁碼寫在檔案右下角，反面頁碼寫在檔案左下角。另外，凡歸檔儲存的材料，均使用黑筆書寫，不可使用鉛筆或圓珠筆等。

4.加蓋歸檔章：在檔案首頁右上角空白處加蓋歸檔章。

5.填寫歸檔章：歸檔章的內容包括：年度、保管期限、類目、件號、頁數五部分。

⑴年度：檔案的形成年度，以四位阿拉伯數字標註的公元紀年表示，如：2012。

⑵保管期限：歸檔檔案保管期限的簡稱，如：永久、長期等。

⑶類目：按照高校檔案十大類的一級類目和二級類目。

⑷件號：即檔案的排列順序號，均採用大流水排列法。在同一保管期限內按檔案的排列順序從“1”開始標註大流水號，即保管期限為永久的排一個流水號，保管期限為長期的再排一個流水號。在排順序號時，要避免出現錯號、漏號、重號等現象。

⑸頁數：每份檔案的頁數，包括正反面，有圖文的頁面均為一頁。填入歸檔章後，也要相應地填入軟卷皮的對應位置。

6.編制歸檔檔案目錄：歸檔檔案目錄設件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備註等專案。

件號：填寫與歸檔章相同的件號。

責任者：制發文件的組織或個人，即檔案的發文機關或署名者。如：遼寧石油化工大學、組織部、教務處等。

文號：檔案的發文字號。如：遼石化大[2008]99號，遼石化大紀監發[2013]1號等。

題名：即檔案標題。如：關於評選表彰優秀廉政勤政幹部黨風廉政建設先進工作者的通知。

日期：檔案的形成時間，以8位阿拉伯數字標註年月日，如19990909。

頁數：每一件歸檔檔案的頁數。同歸檔章、軟卷皮上所填頁數。

備註：註釋檔案需說明的情況。如：修改、補充、借出等情況。

7.歸檔檔案目錄應裝訂成冊並編制封面。歸檔檔案目錄封面包括全宗名稱、年度、保管期限、機構(問題)等專案。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫“遼寧石油化工大學”，年度、保管期限、機構等專案同文件目錄填寫項。

8.裝盒：將歸檔材料按件號順序依次裝入檔案盒，依據檔案盒的大小，酌情每幾件裝入一個檔案盒，同一保管期限的檔案才能裝入一個檔案盒，不同保管期限的檔案不能裝入同一檔案盒。包括盒內目錄（同檔案目錄）、備考表等。並填寫檔案盒封面、盒脊及備考表專案。

檔案盒的全宗號、年度、保管期限、機構（問題）等專案同文件目錄填寫項。起止件號，在“館”的位置填寫盒內第一件檔案和最後一件檔案的件號，中間用“—”號連線。盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。

9.填寫備考表：備考表每個檔案盒內放一張，置於盒內檔案之後，包括盒內檔案情況說明、整理人、檢查人和日期等。

⑴盒內檔案情況說明：填寫盒內檔案缺損、修改、補充、移出、銷燬等情況，如無以上等特殊情況，可不填。

⑵整理人：負責整理歸檔材料的兼職檔案員姓名。

⑶檢查人：由部門領導負責檢查歸檔材料的整理質量並在此簽名。

⑷日期：歸檔檔案整理完畢的日期，由兼職檔案員填寫。

10.交接手續：檔案整理完畢後，由歸檔部門統一將目錄和交接手續一併移交檔案館，電子版目錄、交接手續用辦公自動化發給檔案館工作人員。其中交接手續一式兩份，當場進行交接，移交人、接收人簽字，雙方各存一份備查。

11.檔案裝具：各部門檔案整理所需的檔案盒、軟卷皮、備考表、歸檔章等均由檔案館提供。

特別說明：

1.軟卷皮、歸檔章、備考表、檔案盒等檔案用品均請到檔案館領取。請填寫《領取檔案用品申請表》，由各部門、學院負責整理檔案的人員簽字後持表領取。

2.相關附件：

⑴ 歸檔檔案目錄

⑵ 歸檔檔案目錄封面

⑶ 交接手續

⑷ 領取檔案用品申請表

二、關於照片檔案的歸檔要求：

1.向檔案館移交電子版照片即可。

2.每項活動形成的照片存為一個資料夾，每年若干項活動形成的照片組成一年總的資料夾，移交檔案館。

3.在每項活動中挑選若干張有代表性的照片加以說明，說明的內容包括時間、地點、人物、位置、職務、活動內容等。每項活動的照片要配有一個word文件的說明。

檔案一般分為文書檔案、業務檔案和人事檔案等。不同型別的檔案歸檔儲存方法和整理要求是不一樣的。但是，不管是什麼檔案，在管理上都有一些通用原則：

一、嚴格按該類檔案的整理方法來整理儲存檔案。

1、嚴格按要求收集需要歸檔的資料；

2、按要求分類入檔；

3、按整理標準進行整理；

4、妥善裝訂成冊。

二、檔案的儲存要注意安全。特別注意：防火、防盜、防蟲、防黴等。

三、明確儲存檔案的目的是為了以後的使用。所有便於查詢的方法都是好方法，所有便於儲存使用的好措施都值得使用。

這要看是哪類檔案了。檔案管理是一門專門的學問，有嚴格的管理模式。人事檔案，資料檔案，檔案檔案，圖書檔案等都是有專業的歸類，放置，編碼，統計的管理規範的。怎麼整理好點嗎？很簡單，入檔時嚴格操守，整理時就是碼放整齊的事了。

檔案分為文書檔案、會計檔案、科技檔案、人事檔案等。

1.文書檔案、會計檔案、科技檔案一般最終存入檔案館。

文書檔案、會計檔案：先根據檔案年份進行檔案劃分，再根據檔案型別進行整理，最後根據存檔年限整理成10年，30年，永久儲存。

科技檔案：按照時間順序根據一個工程一個工程來存放。

2.人事檔案一般存入所在地的人事人才代理中心或組織部的檔案館。

人事檔案：一般按照年份進行逐年存入個人檔。