一工程函件

（一）需要發函的幾種情形

1、催告對方履行義務。

如催甲方支付工程款，催甲方定材料品牌、材料價格，催甲方儘快稽核結算書，催監理方或甲方進行驗收等。

2、向對方提出意見、異議、建議。

如對甲方的指令提出不同意見，對甲方函件有異議，或對監理工作、監理髮文有意見等。

3、向對方提出請求、要求。

如請求甲方給予支援，提前支付工程款，請求監理給予工作指導等。

4、向上級或主管部門彙報工作。

如向上級公司彙報近期工作安排，向主管部門彙報工作等。

（二）幾種主要函件的寫法

1、催款函。

催款函是用來催促甲方支付工程款的函件，在建設工程中比較常見。

（1）首先，應注意函件名稱要一目瞭然，應能準確反映函件內容，如“請儘快支付2007年5月進度款的函”，“請儘快支付工程款的函”；

（2）其次，函件內容要簡練明確，應寫明應支付時間、應支付的金額和應支付依據，如“根據合同約定，貴司應在 年 月 日前支付上月進度款 元，但貴司至今未支付”；

（3）再次，函件內容要反映相關事實，如只寫催要款項，函件內容就比較單薄，建議可視情況寫上催款過程，如“我司已於 月 日、月 日發函至貴司催促”，如寫因欠款已導致工程停窩工的情況等等；

（4）最後，要注意把握函件的語氣，在雙方關係比較良好的情況下，要注意催款函語氣不要過於嚴厲，應真誠、懇切，避免矛盾激化。

2、催結算函。

催結算函是用來催促甲方稽核結算的函件，在建設工程中也比較常見。寫催結算函應注意：

（1）首先，發函要及時，當發現甲方在約定的結算期限內沒有完成時，應立即發催結算函；

（2）其次，內容要全面，函中應對送審時間、送審價格描述清楚，如“年 月 日我司將結算書送交貴司，送審價 元”，如已進行部分審價，則應對部分審價過程也作個描述；

（3）最後，觀點要明確，應寫明審價時限及依據，指出對方已違約，如合同約定有超出審價時間以送審價為準的約定，則應在函中寫明，以送審價為準，要求對方按送審價支付工程款，切勿在此情況下又給予對方寬限期限，否則錯過以送審價為準的最佳時機。

3、通知解除合同函。要求解除合同函是當合同約定解除事由出現或法律規定的解除事由出現時，一方向對方發出的通知解除合同的函件。施工人向對方發出解除合同函應注意：

（1）首先，發函要慎重，發函前最好徵求律師意見，慎重考慮發函依據及發函可能造成的後果；

（2）其次，內容要有依有據，通知解除合同函應寫明解除合同的合同依據或法律依據，還應寫明解除合同的事由經過，寫明因為該情況的發生所以才達到解除合同的條件；

（3）最後，要按照法定或約定程式，注意根據《合同法》第94條給對方寬限期，故若施工單位因甲方欠款要求解除合同的，應事先催告，給予對方合理的寬限期。

另外施工單位在所有發函中應注意，不要為眼前利益而自認違約或其他不利，而成為今後向對方索賠的隱患。如有的施工單位為了讓甲方提前支付工程款，情願按對方要求在函件或報告中自認工期、質量等錯誤；更有甚者，由甲方寫好函件，施工單位直接蓋章了事，孰不知這正中甲方圈套，在日後糾紛中就成為一份最直接的違約證據。

（三）發函的簽收、確認與保留

發函的簽收應以今後可作為證據使用為原則，注意保證其證明力。

第一，應注意函件的形式。

函件如有多頁，應注意蓋騎縫章，避免調包換頁。

第二，應注意函件的簽收形式。

函件的簽收應直接在函件上簽收，寫簽收人及日期，不要只採用簽收本簽收的方式。因為簽收本上只記錄函件名稱，而且有時記錄的函件名稱與函件真正名稱不一，或者函件名稱無法反映內容的，有的施工單位根本不寫函件名稱，只寫一個字“函”，這樣根本無法證明對方簽收的內容是什麼。

第三，應注意簽收人身份。

函件簽收人應注意最好由合同約定的簽收人、或對方代表人、或指定收發人簽收，以便於今後證明其身份。因為案件中常有當事人否認簽收人為其員工，對簽收人身份不認可的情況，故為確保函件簽收效力確定，最好應由上列人簽收，如上所列人不能簽收的，則應注意需有其他相應檔案能證實簽收人的身份。

第四，如遇對方拒籤時，可採用快遞到對方工商註冊地址、法定代表人收的形式。

此時應注意快遞單上寫明檔案內容、頁碼；若是比較重要的檔案，如結算書等，則建議採用公證快遞的方式。

第五，應注意保留原件。

函件的一個重要作用是萬一有糾紛時作為證據，而證據則必需有原件，如無原件則無法辨別真偽，故施工單位應保留好函件簽收的原件，作為工程檔案長期保管。

（四）收到函件的處理

1、簽收確認。

應做好籤收記錄，包括簽收時間。對於簽收的函件應充分重視，所有來函應保留存檔以備查詢。

2、如有異議應及時回函。

對來函中所述內容如有異議的，則應及時回函澄清，表明觀點。

3、如對方又回函表示新的不同意見時，應再予回函澄清。

如無新意見，則不必回函。

二會議紀要

會議紀要是各方參加會議內容的記錄，施工中常見的有例會紀要，即施工過程中每週召開一次，由監理、施工單位、甲方參加的工程例會的紀要，一般在會後由監理公司整理後發給參會單位。施工單位對會議紀要應注意如下事項：

1、在例會中應提出施工時遇到的困難，如資金、人工、氣候、甲方配合等，收到例會紀要後應認真檢查紀要是否真實，是否全面，特別是甲方有當場表態、認可事項，應注意不要疏漏；如發現紀要有誤的，應及時發函致監理公司及甲方，要求更正。

2、例會紀要應注意保留原件，一般由監理加蓋藍色印章。

3、其他會議紀要如涉及會議參加各方對某項內容達成一致時，該會議紀要系合同的組成部分，應注意會議紀要應由幾方蓋章簽字。

三通知、函件送達的合同約定

建設工程合同標準文字具體規定通知送達的要求為：傳送或派專人送達到專用條款指定的地址。若一方拒籤另一方通知，另一方則以特快專遞等專用條款約定的方式將通知送至專用條款中指定的地址，視為送達。

合同約定的地址一般為註冊地址，實踐中一般在施工專案現場交送通知。如在現場由合同約定的專人或明確的現場監理、建設單位現場工程師簽收，也符合合同與法律的要求，但其拒籤的，則應按合同約定方式、地址送達。

檔案始終遵循有據可查的原則，簽章需有簽字並有蓋章記錄，起草需要有審批簽發流程，避免錯別字，非專業用語或者描述事實錯誤等情況出現，送達需有原件簽收，即使被拒籤也要原件備註，如何時親自發文至張三，張三不予簽收

一、工程函件

(一)需要發函的幾種情形

1．催告對方履行義務。

如催甲方支付工程款，催甲方定材料品牌、材料價格，催甲方儘快稽核結算書，催監理方或甲方進行驗收等。

2．向對方提出意見、異議、建議。

如對甲方的指令提出不同意見，對甲方函件有異議，或對監理工作、監理髮文有意見等。

3．向對方提出請求、要求。

如請求甲方給予支援，提前支付工程款，請求監理給予工作指導等。

4．向上級或主管部門彙報工作。

如向上級公司彙報近期工作安排，向主管部門彙報工作等。

(二)幾種主要函件的寫法

1．催款函。

催款函是用來催促甲方支付工程款的函件，在建設工程中比較常見。

首先，應注意函件名稱要一目瞭然，應能準確反映函件內容，如“請儘快支付2007年5月進度款的函”，“請儘快支付工程款的函”；

其次，函件內容要簡練明確，應寫明應支付時間、應支付的金額和應支付依據，如“根據合同約定，貴司應在 年 月 日前支付上月進度款 元，但貴司至今未支付”；

再次，函件內容要反映相關事實，如只寫催要款項，函件內容就比較單薄，建議可視情況寫上催款過程，如“我司已於 月 日、月 日發函至貴司催促”，如寫因欠款已導致工程停窩工的情況等等；

最後，要注意把握函件的語氣，在雙方關係比較良好的情況下，要注意催款函語氣不要過於嚴厲，應真誠、懇切，避免矛盾激化。

2．催結算函。

催結算函是用來催促甲方稽核結算的函件，在建設工程中也比較常見。寫催結算函應注意：

首先，發函要及時，當發現甲方在約定的結算期限內沒有完成時，應立即發催結算函；

其次，內容要全面，函中應對送審時間、送審價格描述清楚，

如“年 月 日我司將結算書送交貴司，送審價 元”，如己進行部分審價，則應對部分審價過程也作個描述；

最後，觀點要明確，應寫明審價時限及依據，指出對方己違約，如合同約定有超出審價時間以送審價為準的約定，則應在函中寫明，以送審價為準，要求對方按送審價支付工程款，切勿在此情況下又給予對方寬限期限，否則錯過以送審價為準的最佳時機。

3．通知解除合同函。

要求解除合同函是當合同約定解除事由出現或法律規定的解除事由出現時，一方向對方發出的通知解除合同的函件。施工人向對方發出解除合同函應注意：

首先，發函要慎重，發函前最好徵求律師意見，慎重考慮發函依據及發函可能造成的後果；

其次，內容要有依有據，通知解除合同函應寫明解除合同的合同依據或法律依據，還應寫明解除合同的事由經過，寫明因為該情況的發生所以才達到解除合同的條件；

最後，要按照法定或約定程式，注意根據《合同法》第94條給對方寬限期，故若施工單位因甲方欠款要求解除合同的，應事先催告，給予對方合理的寬限期。

另外施工單位在所有發函中應注意，不要為眼前利益而自認違約或其他不利，而成為今後向對方索賠的隱患。如有的施工單位為了讓甲方提前支付工程款，情願按對方要求在函件或報告中自認工期、質量等錯誤；更有甚者，由甲方寫好函件，施工單位直接蓋章了事，孰不知這正中甲方圈套，在日後糾紛中就成為一份最直接的違約證據。

(三)發函的簽收、確認與保留

發函的簽收應以今後可作為證據使用為原則，注意保證其證明力。

第一，應注意函件的形式。

函件如有多頁，應注意蓋騎縫章，避免調包換頁。

第二，應注意函件的簽收形式。

函件的簽收應直接在函件上簽收，寫簽收人及日期，不要只採用簽收本簽收的方式。因為簽收本上只記錄函件名稱，而且有時記錄的函件名稱與函件真正名稱不一，或者函件名稱無法反映內容的，有的施工單位根本不寫函件名稱，只寫一個字“函”，這樣根本無法證明對方簽收的內容是什麼。

第三，應注意簽收人身份。

函件簽收人應注意最好由合同約定的簽收人、或對方代表人、或指定收發人簽收，以便於今後證明其身份。因為案件中常有當事人否認簽收人為其員工，對簽收人身份不認可的情況，故為確保函件簽收效力確定，最好應由上列人簽收，如上所列人不能簽收的，則應注意需有其他相應檔案能證實簽收人的身份。

第四，如遇對方拒籤時，可採用快遞到對方工商註冊地址、法定代表人收的形式。

此時應注意快遞單上寫明檔案內容、頁碼；若是比較重要的檔案，如結算

書等，則建議採用公證快遞的方式。

第五，應注意保留原件。

函件的一個重要作用是萬一有糾紛時作為證據，而證據則必需有原件，如無原件則無法辨別真偽，故施工單位應保留好函件簽收的原件，作為工程檔案長期保管。

(四)收到函件的處理

1．簽收確認。

應做好籤收記錄，包括簽收時間。對於簽收的函件應充分重視，所有來函應保留存檔以備查詢。

2．如有異議應及時回函。

對來函中所述內容如有異議的，則應及時回函澄清，表明觀點。

3．如對方又回函表示新的不同意見時，應再予回函澄清。

如無新意見，則不必回函。

二、會議紀要

會議紀要是各方參加會議內容的記錄，施工中常見的有例會紀要，即施工過程中每週召開一次，由監理、施工單位、甲方參加的工程例會的紀要，一般在會後由監理公司整理後發給參會單位。施工單位對會議紀要應注意如下事項：

1．在例會中應提出施工時遇到的困難，如資金、人工、氣候、甲方配合等，收到例會紀要後應認真檢查紀要是否真實，是否全面，特別是甲方有當場表態、認可事項，應注意不要疏漏；如發現紀要有誤的，應及時發函致監理公司及甲方，要求更正。

2．例會紀要應注意保留原件，一般由監理加蓋藍色印章。

3．其他會議紀要如涉及會議參加各方對某項內容達成一致時，該會議紀要系合同的組成部分，應注意會議紀要應由幾方蓋章簽字。

三、通知、函件送達的合同約定

建設工程合同標準文字具體規定通知送達的要求為：傳送或派專人送達到專用條款指定的地址。若一方拒籤另一方通知，另一方則以特快專遞等專用條款約定的方式將通知送至專用條款中指定的地址，視為送達。

合同約定的地址一般為註冊地址，實踐中一般在施工專案現場交送通知。如在現場由合同約定的專人或明確的現場監理、建設單位現場工程師簽收，也符合合同與法律的要求，但其拒籤的，則應按合同約定方式、地址送達。

遇到工程變更，必須牢記這7個原則、7個細節、2種程式！