每次和行政夥伴聊起採購，大家都會說，小公司採購一般都是行政全權代勞，大公司才會有獨立的採購部門，而中型企業往往最為混亂，不成體系，一切只為達成採購目的。
與生產型企業的生產業務採購略有不同，網際網路企業的日常行政採購一般會是員工活動物料雜物，小到桌椅上的一顆螺絲，桌上的一支筆一張紙，大到購買辦公樓宇企業地產，都會有所涉及。
所以，做行政的我們該怎麼辦？企業行政採購體系怎麼建立？又可以解決哪些問題呢？
1建立採購成本資料庫，對採購品種進行分類
就在剛過去的聖誕節，就有行政採購的小夥伴，為了聖誕節禮物蘋果，至少找了20家供應商，n家電商平臺比價：）
不為別的，就怕被坑！
一個正常的百人以上企業，行政採購所要對接的供應商數量往往不下100家，一個採購人員平均要負責50多家供應商維護。採購事宜的繁瑣要求我們必須建立採購成本資料庫，才能更好地進行採購並且控制成本。
在建立採購體系過程中，行政採購首先應當考慮的是採購品種的分類，因為企業需要採購的商品品種大致上是比較固定的。我們可以找出是哪幾類品類佔據了採購成本的大頭，比如這幾類品類只佔據了全部品類數量的20%，但是它們的成本卻達到了採購成本的80%，這樣的品類就是需要我們重點關注的。
然後去研究這些物料的採購數量、採購需求預測、採購規格、定價因素、供應商地點、供應商的表現等採購管理類別，看看能否透過把控其中一部分因素來把控採購成本。
2做好供應商背景調查，制定有用的採購策略
無論採購行政去限定什麼樣的採購標準以及規則，都繞不過供應商調查那一關。
採購物資繁雜的時候，供應商名單上達幾百個，對供應商進行調查，即使是每週拜訪一家供應商，似乎也需要一年的時間才能把所負責的供應商拜訪完。而實際情況也是如此，固定的採購計劃加上臨時的採購需求，讓採購們絕對不可能有足夠的時間一家家去拜訪供應商，所以更多的是電話、微信和郵件溝通。
那麼，如何透過有限的溝通形式去做好採購調查，更徹底地瞭解供應商？
一般來說，報價評估、比價、拿樣等方式都是有效的執行方法。採購行政可以多找幾家供應商，說出採購需求，讓供應商提供報價，綜合對比。除了報價以外，還得讓供應商提供寄樣。當然，更能確保質量的做法，是親自去看供應商生產出來的產品，確保質量與樣品一致。
較大型的採購，應該去關注上游原材料供應商的採購成本資料。有時候，由於種種原因，採購行政找的是多層級的供應商，比如說列印紙，提供給我們列印紙材料的供應商並非材料的製作者，那我們最好就要去關注原紙造紙廠的相關資料，才能更好地瞭解我們所要採購的商品，到底質量是怎樣的。
透過深入分析原材料的供應市場，全面收集供應商的資料資訊，透過分析，檢驗、調整和比較行業採購成本資料和表現水平，初步擬定原材料的供應商名單，並在此基礎上制定採購策略。
採購管理流程
3確定平衡採購成本及供應商績效的實施方案
很多人常常說做採購就是幫企業花錢，每天都可以買買買，簡直不要太爽！
但大家也別忘了，還有采購成本這個考核專案。採購成本並不單單只是採購環節發生的費用，在材料儲存時的發生的費用也是採購成本的一部分。但這兩項又是相互制約的，採購量大和採購次數少的情況下，雖然可以在一定程度上減少採購成本，但是儲存的費用卻會增加。
所以考核採購成本很重要的一項是平衡採購量和儲存量之間的關係。關於這點，我們可以透過公式計算來分析採購成本，製作成儲存成本和採購成本的散點圖。設立合理的採購量和採購次數。
幾個參考公式：
採購當量=年採購量/年採購批次
平均存量=採購數量/2
儲存成本=平均存量×單位儲存成本
採購成本=年採購批次×採購成本
總成本=儲存成本+採購成本
在平衡採購成本下降的同時，提高供應商的績效，是每一個行政採購的工作目標。
開始談判並選擇供應商，一般會經歷兩到三輪的供應商談判和供應商實地考察，在確定供應商後，就要根據採購管理體系類別設計供應商績效評估體系，定期評估供應商的表現，這是非常有必要的。
一般，我們可以從這七個方面進行供應商績效指標管理：質量（Quality）、成本（Cost）、交貨（Delivery）、服務（Service）、技術（Technology）、資產（Asset）、員工與流程（People and Process）。
供應商IQCDS評級
根據行業不同，採購目標的不同，建立供應商管理體系，才是規範採購管理的開始。
供應商績效評估表
考核專案比如：供應商庫的更新，價格體系的更新，綜合服務的過濾、內部對接響應等等。
4選擇合適的採購管理系統
完善企業的物資供應資訊管理離不開採購管理系統。一般採購系統不單獨開闢，是嵌入在企業內部系統中，單獨設定採購許可權。
功能根據企業而異，可定製開發，也可購買滿足需求的採購系統，目前大家常用的國內採購系統有這些：金蝶、用友、致遠、泛微等等。
企業採購管理軟體功能
大型集團企業才會需要單獨開闢供應商管理平臺，內部人員與外部供應商均可自助操作。
中國平安集團採購管理資訊平臺
最後
採購絕不是有這一次就不會再考慮下次的企業合作。
根據供應市場的變化不斷改進評估標準，持續改進採購流程、改善採購質量、降低採購成本，直到建立戰略採購夥伴達成共贏，最終才能建立企業強大的成本控制能力。
-END-
每次和行政夥伴聊起採購，大家都會說，小公司採購一般都是行政全權代勞，大公司才會有獨立的採購部門，而中型企業往往最為混亂，不成體系，一切只為達成採購目的。
與生產型企業的生產業務採購略有不同，網際網路企業的日常行政採購一般會是員工活動物料雜物，小到桌椅上的一顆螺絲，桌上的一支筆一張紙，大到購買辦公樓宇企業地產，都會有所涉及。
所以，做行政的我們該怎麼辦？企業行政採購體系怎麼建立？又可以解決哪些問題呢？
1建立採購成本資料庫，對採購品種進行分類
就在剛過去的聖誕節，就有行政採購的小夥伴，為了聖誕節禮物蘋果，至少找了20家供應商，n家電商平臺比價：）
不為別的，就怕被坑！
一個正常的百人以上企業，行政採購所要對接的供應商數量往往不下100家，一個採購人員平均要負責50多家供應商維護。採購事宜的繁瑣要求我們必須建立採購成本資料庫，才能更好地進行採購並且控制成本。
在建立採購體系過程中，行政採購首先應當考慮的是採購品種的分類，因為企業需要採購的商品品種大致上是比較固定的。我們可以找出是哪幾類品類佔據了採購成本的大頭，比如這幾類品類只佔據了全部品類數量的20%，但是它們的成本卻達到了採購成本的80%，這樣的品類就是需要我們重點關注的。
然後去研究這些物料的採購數量、採購需求預測、採購規格、定價因素、供應商地點、供應商的表現等採購管理類別，看看能否透過把控其中一部分因素來把控採購成本。
2做好供應商背景調查，制定有用的採購策略
無論採購行政去限定什麼樣的採購標準以及規則，都繞不過供應商調查那一關。
採購物資繁雜的時候，供應商名單上達幾百個，對供應商進行調查，即使是每週拜訪一家供應商，似乎也需要一年的時間才能把所負責的供應商拜訪完。而實際情況也是如此，固定的採購計劃加上臨時的採購需求，讓採購們絕對不可能有足夠的時間一家家去拜訪供應商，所以更多的是電話、微信和郵件溝通。
那麼，如何透過有限的溝通形式去做好採購調查，更徹底地瞭解供應商？
一般來說，報價評估、比價、拿樣等方式都是有效的執行方法。採購行政可以多找幾家供應商，說出採購需求，讓供應商提供報價，綜合對比。除了報價以外，還得讓供應商提供寄樣。當然，更能確保質量的做法，是親自去看供應商生產出來的產品，確保質量與樣品一致。
較大型的採購，應該去關注上游原材料供應商的採購成本資料。有時候，由於種種原因，採購行政找的是多層級的供應商，比如說列印紙，提供給我們列印紙材料的供應商並非材料的製作者，那我們最好就要去關注原紙造紙廠的相關資料，才能更好地瞭解我們所要採購的商品，到底質量是怎樣的。
透過深入分析原材料的供應市場，全面收集供應商的資料資訊，透過分析，檢驗、調整和比較行業採購成本資料和表現水平，初步擬定原材料的供應商名單，並在此基礎上制定採購策略。
採購管理流程
3確定平衡採購成本及供應商績效的實施方案
很多人常常說做採購就是幫企業花錢，每天都可以買買買，簡直不要太爽！
但大家也別忘了，還有采購成本這個考核專案。採購成本並不單單只是採購環節發生的費用，在材料儲存時的發生的費用也是採購成本的一部分。但這兩項又是相互制約的，採購量大和採購次數少的情況下，雖然可以在一定程度上減少採購成本，但是儲存的費用卻會增加。
所以考核採購成本很重要的一項是平衡採購量和儲存量之間的關係。關於這點，我們可以透過公式計算來分析採購成本，製作成儲存成本和採購成本的散點圖。設立合理的採購量和採購次數。
幾個參考公式：
採購當量=年採購量/年採購批次
平均存量=採購數量/2
儲存成本=平均存量×單位儲存成本
採購成本=年採購批次×採購成本
總成本=儲存成本+採購成本
在平衡採購成本下降的同時，提高供應商的績效，是每一個行政採購的工作目標。
開始談判並選擇供應商，一般會經歷兩到三輪的供應商談判和供應商實地考察，在確定供應商後，就要根據採購管理體系類別設計供應商績效評估體系，定期評估供應商的表現，這是非常有必要的。
一般，我們可以從這七個方面進行供應商績效指標管理：質量（Quality）、成本（Cost）、交貨（Delivery）、服務（Service）、技術（Technology）、資產（Asset）、員工與流程（People and Process）。
供應商IQCDS評級
根據行業不同，採購目標的不同，建立供應商管理體系，才是規範採購管理的開始。
供應商績效評估表
考核專案比如：供應商庫的更新，價格體系的更新，綜合服務的過濾、內部對接響應等等。
4選擇合適的採購管理系統
完善企業的物資供應資訊管理離不開採購管理系統。一般採購系統不單獨開闢，是嵌入在企業內部系統中，單獨設定採購許可權。
功能根據企業而異，可定製開發，也可購買滿足需求的採購系統，目前大家常用的國內採購系統有這些：金蝶、用友、致遠、泛微等等。
企業採購管理軟體功能
大型集團企業才會需要單獨開闢供應商管理平臺，內部人員與外部供應商均可自助操作。
中國平安集團採購管理資訊平臺
最後
採購絕不是有這一次就不會再考慮下次的企業合作。
根據供應市場的變化不斷改進評估標準，持續改進採購流程、改善採購質量、降低採購成本，直到建立戰略採購夥伴達成共贏，最終才能建立企業強大的成本控制能力。
-END-