檔案保管，檔案館(室)對檔案進行系統存放和安全保護的工作，是檔案管理中的一項重要內容。基本任務和要求是維護檔案的完整與安全，便於呼叫。

借閱人員填寫檔案借閱審批單，檔案管理人員核對並簽字同意，經辦公室主任稽核並簽字同意後，方可借閱檔案。

1、問清情況。檔案室歸集單位各個部門的工作檔案情況，主要是之前已完成的業務內容。在借閱之前，要問清楚借閱者需要借來做什麼，是哪一年哪方面的（如會計憑證號），儘量獲取多的資訊去查詢，減少查詢的難度，特別是很久以前的檔案，資訊不完全完善，更應該問清楚。

2、查找出來。利用電腦或其他輔助工作將借閱者所需要借出的檔案找出來，並跟借閱者當面確認是否是本檔案，然後把找到的東西返翻給他看（或讓他自己翻閱）。

3、登記好。如果借閱者要將檔案帶出帶回本部門自己檢視，暫時不歸還，檔案室工作人員則且最好讓其進行登記。事先要準備好一個檔案借閱登記簿，以便凡是來檔案室借閱的人進行登記，再給帶出。

4、歸還工作。一般借閱者將檔案借出後，可以簡單溝通下借出時間大概要多久，然後可以在登記本上簡單備註個時間，以便後期檢視時提醒自己是否歸還了，若借的時間太久（可能借閱者忘記歸還了），那麼，可以適當提醒下歸還時間，借出去太久若沒歸還可能會造成檔案的丟失。

5、後續整理。若借閱者歸還後，可以在登記本上找到對應的資訊在備註後寫上已歸還，落款時間以及接收人，證明已經歸還回來了，時間為多少。一般歸還回來後的檔案按理應該馬上上架到歸屬的位置，以便亂放而遺落丟失。

6、定期排查。由於檔案居多，資料上應該有一定的統計與更新。可以建立一個資料夾專門記錄檔案室庫房的進出情況，比如某個文件有多少本，序號、時間是否排隊，若發現缺失的要跟相應的部門確認是否有這些，或者在系統裡檢視，一般只有系統裡有錄入資訊，才會接收歸檔。而借閱後也要清楚檔案室的庫存量是否減少，有些歸還不是一次性歸還完的。

7、總之，檔案室借閱管理工作是非常重要，不管是借閱前還是借閱中，借閱歸還後，都要細心認真，不能因為熟悉人隨便說說就輕易借出去，筆上記住的比腦袋記住的會靠譜得多，平時也要有個筆記本，電腦上的東西要儲存好哦。