一、瞭解團隊知識管理體系

1.知識管理是什麼？

知識管理目前仍沒有一個標準的定義，眾多定義中比較全面的一個是：

在組織中建構一個量化與質化的知識系統，讓組織中的資訊與知識，透過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新、創新等過程，不斷的回饋到知識系統內，形成永不間斷的累積個人與組織的知識成為組織智慧的迴圈，在企業組織中成為管理與應用的智慧資本，有助於企業做出正確的決策，以應對市場的變化。

2.為什麼要搭建團隊知識管理體系？

知識作為最有價值的資產需要妥善管理，以便它保證能夠在最需要的時間將最需要的知識傳送給最需要的人，這樣可以幫助人們共享資訊, 並進而將其透過不同的方式付諸實踐, 終極目標是協助企業實現價值最大化。

二、如何搭建團隊知識管理體系

第1步：普及

建立團隊知識庫是一個很簡單的動作，只要在某個平臺上建立一個團隊，我們甚至就可以說建立完成了。然而搭建不同，搭建是一個持續一段時間的行為。搭建包括前期的準備、規劃，後期的管理、完善等等，直至形成一個完整的可持續的體系。

如何讓團隊知識管理體系長久地運營下去才是難題，而能否解決這個難題的關鍵，正是團隊是否認可這種方式。只有大家認可了，才會主動來做這件事情。前期需要對團隊進行知識管理意識的普及，如跟大家分享其他企業利用這樣的管理方式的例子，如讓大家先嚐試個人知識管理等。目次在於讓大家認識到知識管理的有效性，繼而願意來嘗試這種方法。

第2步：規劃

規劃是非常關鍵的一步，切勿提出要搭建團隊知識管理體系後，只是簡單地要求成員來上傳自己的文件，後續就不再予以關注。

如果要建立一個團隊知識管理體系，一定要指定專人負責規劃，職責到人才能夠把事情做到位。至於如何制定具體的規則，可以結合難點，進行一場頭腦風暴。不僅能夠充分發揮團體的智慧，還能夠了解每一個人的想法。

在整個規劃中，搭建知識架構這件事非常重要。後期在要求成員擴充內容時，可能成員本人並不知道該寫什麼，就會以架構作為參考來選題。所以架構本身就帶有指導的性質，切不可敷衍。

規劃中的兩個難點：

難點1：怎樣把隱性知識顯性化？

這裡涉及到了關於知識的兩個名詞。隱性知識指的是未被表述的知識，如技能、秘訣等；顯性知識則是以書面文字、圖表和數學公式加以表述的知識，更加直觀。一般來講，隱性知識比顯性知識更完善、更能創造價值，隱性知識的挖掘和利用能力，將成為個人和組織成功的關鍵。顯性知識則必須能很快地再轉換為隱性知識，否則它的真實價值就不復存在。因為顯性知識轉換為企業員工隱性知識的過程，一般都是知識應用的過程或知識成為生產力的過程。

怎樣把隱性知識顯性化，通俗地來說就是怎樣把優秀人才的工作經驗轉化大家看得懂的文字或流程等。一個可考慮的方式，是在每一個專案或較複雜工作做成果總結的時候，規定專案負責人對整個過程進行一次覆盤。即除了提交成果以外，還要對整個專案從頭到尾進行一次梳理，歸納出優點和不足。這樣其他成員也能夠間接從中吸取到經驗教訓。

難點2：如何快速找到對自己有用的資訊？

完善的分類模式+腦圖+準確標題=快速查詢

團隊知識庫會隨時間而擴大，當目錄層級非常多的時候，如何找到所需的資訊成了一大難題。如果不在歸納梳理上花功夫，知識庫裡的內容就容易成為一個“雜書間”，完全沒有條理，來找“書”的人也根本無法找到對自己有用的“書”。實際上，解決這個問題所要的事也很像一個圖書管理員的日常。

首先要建立一個合理的分類架構，這件事情要由對團隊工作所有相關領域都極熟悉的元老級人物來做。因為他們知道什麼是合理構架，知道團隊需要什麼樣的內容，知道什麼樣的內容具有複用性，會從更嚴謹的角度出發來搭建架構。新人不夠熟悉業務領域，所以無法搭建起一個實用合理的知識架構。

然後要在已經建立了分類架構的基礎上，製作一張全域性預覽圖。比較建議的方式是做一張可以實時更新的雲端協作思維導圖，隨著知識庫內容的增加而更新。團隊成員想查詢資訊的時候，只要開啟腦圖就能夠找到大概的位置。因為資料夾目錄只能看到當下的一層，而要精準地找到某個檔案，則需要看到完整的結構。

除此之外，在最初制定管理規則的時候，對文件標題進行比較嚴格的規定，要求標題中包括比較詳細的關鍵字，也有助於查詢。

第3步：管理與完善

規劃中制定的規則在實施中還會發現各種不完善的地方，需要在後期的實施中持續最佳化。甚至可以做A/B 測試來觀察不同的規則所帶來的效果。規則方面，非常重要的一點是適度，不能讓成員感到要求過分。這種用規則來進行約束的方法，可以稱之為“硬管理”手段。

與“硬管理”相對的還有“軟管理”，指的是為達成目的所使用的非強制手段。在“軟管理”中，管理者的作用十分關鍵。一方面能夠起到表率作用：管理者自己分享一些經驗、行業觀察等，帶起分享知識的風氣。另一方面，管理者可以鼓勵有潛力的成員，讓員工感到被認可，從而主動分享自己的知識。還可以表揚對知識庫貢獻比較大的成員，增加他們的成就感，同時也讓其他的成員願意花心思來做這件事。

實際上，最重要的是創造一個樂於分享的和諧氛圍，讓大家自發性地來分享知識，而不是因為被push才不得不寫。

此外，還要明白每個團隊都有自己的特點，產品團隊、研發團隊、運營團隊等等，在很多方面都有自己的特性。當前企業文化、員工素質、運營模式也是需要考慮的方面。應以專人管理輔以員工自發，並隨其發展而逐步調整兩者比例。

管理難點：怎樣讓團隊成員持續分享自己的知識？

經濟獎勵+精神獎勵=持續分享

分享知識這件事本身就是有門檻的一件事，要求持續分享則是更高的目標。對於成員而言，團隊知識管理體系常見的驅動力有兩種：經濟價值和個人價值。

要求成員主動而持續地分享，最有效的還屬經濟驅動。常見形式是有直接的獎金鼓勵，以及間接的積分或懸賞等鼓勵方式。個人價值方面，則可以提供成員更多成就感，以及更優的工作機會。這兩者激勵機制都是反饋週期越短，效果越明顯。

Tips：先試錯，再實行

實際上搭建一個完整的團隊知識分享體系是一個比較複雜的過程，需要投入許多成本和精力，所以可以先小範圍進行嘗試，採用產品中MVP（最小化可行產品）的理念來進行試錯，等到狀態比較理想的時候再在團隊全體成員中實行。

想要搭建起一個完整的團隊知識管理體系，必然要藉助團隊知識管理平臺，用以管理存放團隊知識文件。好的平臺能讓搭建團隊知識體系這件事變得更簡單，從而達到事半功倍的效果。

1.對團隊知識管理平臺的要求

一個好的團隊知識平臺至少要做到以下幾個方面：

（1）穩定，知識安全不丟失。

文件的安全是首要考慮因素，所以平臺最好由大廠提供。

（2）儲存空間大，且內容不洩密。

團隊知識、資料包括許多機密，平臺一定要謹慎選擇，非常小的第三方平臺可能沒有那麼有保障。

（3）個人文件和團隊文件加以區分。

方便成員使用，因為成員也有自己的知識庫，需要加以區分。

（4）多級目錄，多種成員許可權，多種文件許可權。

多種目錄是為了分類與層級管理。多種許可權則是leader的管理需要。

（5）利於檢視使用，分享便捷。

使用方便和分享快速很重要。就使用而言，需要符合多終端的特點，這樣才能滿足不同的應用場景。分享則包括成員間的分享，以及向外部人員的分享，輕量操作為佳。

（6）最好還提供多人共同編輯，而且編輯完能夠直接儲存到平臺。

多人編輯能夠讓工作流程更簡單，不需要傳輸下載。直接儲存到平臺也是非常重要的功能。

很多工具都把“編輯”與“儲存”分離開了，編輯依託於別的工具，到儲存的時候在納入管理儲存工具之下。流程的銜接性不友好，要在多個系統中切換。複雜的操作流程會提高分享門檻。

2.對團隊知識管理平臺的推薦

全球而言，在上述7點中做的比較好的一個是Google Docs，另一個是Office 365。但在國內Google Docs需要翻牆才能使用，這無形之中將眾多使用者拒之門外。而office 365的服務處於國外，所以流暢度也不佳，導致體驗非常糟糕。因此並不是特別不推薦。

國內做得較好的團隊知識管理平臺是WPS雲文件，這是一款金山軟體推出的雲服務產品。這款產品的介面非常簡潔，支援跨平臺、跨終端使用。畢竟是國內產品，因此WPS雲文件比較符合華人的使用習慣，背靠金山在辦公軟體領域多年的技術積澱，因此產品在穩定性和安全方面應該還是能得到很好的保證的。

如果僅想要“協作文件”功能而沒有更多需求，一起寫也是非常不錯的選擇。現在quip在國內也可以使用了，雖然不夠本土化，卻依然不妨礙quip是一款優秀的產品。如果對知識管理與團隊協作有極為深度的需求，可以考慮印象筆記的企業版，只是69元 /人/月的價格把門檻提得有些過高了。

挑選團隊知識管理工具是一件至關重要的事情。如若只用團隊雲盤來敷衍，複雜的操作步驟會提高使用門檻，恐怕會導致體系尚未成型就已經失敗了。

搭建團隊知識管理體系是一個複雜又漫長的過程，然而戴爾、惠普、畢馬威等眾多國外的知名企業卻一直在堅持做這件事，就是因為他們體會到了團隊知識管理所帶來的巨大價值，因此為之付出一定的精力和成本也是值得的。

有句話說“You are what you eat” ，其實“You are what you study”也很有道理。吃的食物影響的是人的身體，而獲得的知識影響的則是核心競爭力。只有當國內的企業、團隊意識到團隊知識的價值並願意為之投入的時候，才能夠具有最強的競爭力。

藍凌知識管理實施的步驟、每個階段的工作內容、工作產出物、關鍵檢查或驗收點，保證雙方能夠及時溝通並發現問題，同時利用KMS的專案工作室功能模組全程管理實施過程，記錄專案實施過程、沉澱的知識與文件，當專案結束時，全部傳遞並移交客戶，以幫助客戶提高後期維護的能力與水平。

下圖是標準KMS專案實施的方法與過程：

KMS是藍凌專業的知識管理產品解決方案，KMS產品實施將以藍凌的“知識之輪”理論為指導，運用管理、文化、技術三要素來持續推動企業的知識沉澱、共享、學習/應用、創新，從而建立良好的知識管理機制和學習文化，透過多維多屬性的知識分類體系梳理，實現隱性知識顯性化和顯性知識資產化管理，透過實踐社群建設，促進員工的知識交流與經驗分享，促進企業學習型組織的建設和核心知識的管理。

搭建知識管理體系可以根據以下三個方面進行：

1、以“中臺”服務思維佈局系統建設——動態響應、動態服務、動態升級，這是企業資訊管理系統發展的必然趨勢，利用MyApps賦能平臺的微服務架構特性及元件化模式，從底層基礎設施、後臺系統開發、功能模組配置到前端使用者使用，透過介面呼叫形式將平臺的通用化能力進行打包整合賦能到知識管理系統，員工可以從知識管理中臺靈活呼叫，系統也可伴隨業務的發展靈活的迭代升級！

2、以“許可權”機制重構盤活知識資產——與盲目的擴容增量相比，如何有效盤活存量知識資產是本次系統構建考慮的重點，將MyApps賦能平臺的企業域管控機制與業內成熟的文件管控KASS機制進行了融合，無論是固定組織架構還是臨時虛擬團隊，都可以多維度劃分檔案分類，支援九大許可權型別與數十種組合，支援檔案差異及版本對比，從單個文件的歷史縱向變遷和文件之間的橫向關聯實現靈活的呈現與控制。

3、以“場景”應用創新最佳化使用者體驗——隨著科學技術進步及帶來的業務模式變革，業務場景未來必將迎來一場革命，利用MyApps賦能平臺一端配置多端同步生成模式，移動端KM無需另起灶爐或二次開發！同時藉助MyApps賦能平臺強大的介面整合能力，將百度、科大訊飛等語音轉換技術、OCR文字識別、掃碼識別等智慧應用進行深度整合，讓使用者使用不受時間地點限制，讓使用者體驗更加舒暢輕鬆！

這個好說，團隊知識管理體系的搭建，就跟我們平時玩的樂高積木一樣。透過它，可以搭建出種類繁多，形式各異的“建築物”。(本文700～1000字，建議閱讀時間3～5分鐘，你將收穫一種搭建知識體系的新思維，認識一種新工具)

人的知識儲備量是複雜而零散的，如果沒有一套工具去管理這些知識的話，很難生成一套系統的體系。

在這裡，你可以把目光放到一款低程式碼開發工具上，一款華為、海爾、富士通、中鐵、燕山大學等企業和組織，都在使用的低程式碼開發工具——雲表。

拿管理思想來說，這是每個人珍貴的知識財富。

在雲表這裡，透過視覺化的“拖拉拽”，即能快速實現你的管理夢想!什麼樣的團隊知識管理體系有價值呢？那當然是，對個人，對團隊都有幫助!

高效的業務管理模式，對你的工作有幫助嗎？當然!資料透視、資料分析、預警提示、工程日誌計劃、採購單、報銷單、專案合同、薪資核算、掃碼入庫、一物一碼、WMS、HR、MES、ERP、OA、BI......所有的這些，對綻放你的管理思想，有幫助吧？

而流程圖、柱狀圖、扇形圖、思維導圖、思維框架等，這些有手就行的圖表製作，那就更不在話下啦!

目前，雲表是有永久免費版本的哈。在這裡，你還可以拿它與第三方軟硬體整合，外接資料來源，生成相應的移動端APP......但這都不是重點，重點是團隊知識管理體系的搭建，需要企業每個員工的共同努力。

不過不用擔心，雲表不僅可以進行許可權控制(設定好的模板，只能按規範填寫，當然你也可以限制哪個人只能填寫哪一部分），還支援海量使用者線上協同辦公，功能隨需查改!

試想一下，企業裡面的所有人，你沒看錯，是所有人，不管是業務人員，還是IT人員，都可以在雲表上面，在“千人千面”的系統上，添上自己認為重要的知識架構。

使用者只需要基礎的業務知識就可以，不需要藉助VBA，更不用懂資料庫。

雲表生成的移動端APP

雲表就相當於一個地皮，而地皮上面的宏偉大廈，任你設計，曲面、橢圓、懸空.......都可以，這是專屬你的知識管理體系!大家一起努力，就會落地更好的團隊知識管理體系!

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盡情地綻放你的管理思想，去暢享雲的“蝴蝶效應”吧！

一、什麼是知識管理

所謂團隊知識管理，通俗來講就是建立一個“倉庫”，將公司的各種資料分門別類的儲存在裡面，等需要用的時候直接從知識庫查詢使用即可。

1、利於知識重複利用

很多公司沒有固定儲存資料的庫，公司資料分散在各個交流平臺，並且不同的資料穿插於不同的部門，每次要急用時，查詢起來非常不方便。所以，企業需要一個貫穿全域性的“線路圖”將各種知識串聯起來，不至於分散、零亂。

2、為企業降本增效

優質的知識管理體系，能幫助企業提升員工工作效率，起到降本增效的效果。有了知識管理，企業就可直接利用知識管理庫讓新員工掌握基本知識，大大減少培訓成本。

1、構建框架

企業進行團隊知識管理的目的是讓員工更直觀地查詢知識，因此搭建知識管理體系的框架很重要。包括分類、呈現形式、構成要素等都要提前構思好。

2、確定工具

一個優質的團隊知識管理需要圖文並茂，它不僅要有強大的知識存量，還必須將企業知識有條理、簡潔地呈現出來。因此，搭建幫助中心的工具很重要。

3、搭建知識庫