想讓別人開啟你郵件？

週末早上發。郵件追蹤軟體提供者 Yesware 就 50 萬封郵件做過調查：一般人們週末看郵件機率，高於普通工作日，原因是：週末時郵件數量減少，沒那麼多郵件和你競爭。

但這不等於你需要週末加班，用 Boomerang 或 Letter Me Later 軟體，設定郵件定時傳送。

想讓別人回覆你郵件？

早上六點到七點間。同樣 Yesware 調查：早上郵件回覆率最高，約為 45%。這個時間段，發郵件數量較少，競爭不激烈。而研究顯示：週一到週五各工作日郵件回覆率一樣，所以不要發愁選哪天發，而把注意力放早上。

要求升職加薪？

早上提加薪要求，老闆態度更開放。哈佛大學和猶他州大學調查：早上，人們道德意識和自我控制都處較高水平，這被稱作是“早晨道德影響”現象。

可以在要求升職或加薪時利用這點。如果你真值得升職，老闆通常這個時間點更可能看到你優點。相反越晚，他或她頭腦越累，就越難保持公平。

想搞定面試？

要求早上“面試”是好主意。賓夕法尼亞大學沃頓商學院和哈佛商學院對 MBA 申請者調查發現：如果一天中，面試官連續面試條件相近的候選人，最後一位面試者得分，總比他或她應得分數低。

這種現象叫“狹窄性取景”。如果面試官連續打出系列高分，他的潛意識會不想再給出高分，即使你再滿足要求也沒用。所以，放棄下午晚些時的面試安排，早上早點去！

第一熱愛自己的事業很多時候，工作對於有所成就的人來說並不僅僅是“不得不處理的事物”，

第二設定目標要讓自己的行為都有效率和效果，目標可以讓自身產生急迫感，產生動力，進而逼著自己完成！第三工作需要劃分優先順序和排期要最先完成最重要的事情，把重要的事情處理完，再處理其他事情。第四高效地利用碎片化時間，這是高效利用時間的關鍵。一般都會非常重視兩段時間：一是清晨起床，二是晚上睡前，第五適當授權、分派任務，一個公司，事情繁多。這就要去分工，專業的人做專業的事，不要把所有事都扛在自己肩上

推薦戴維·艾倫 的《搞定I：無壓工作的藝術(最新版)》，中信出版社。

其所倡導的時間管理方法是GTD。GTD是Getting Things Done的縮寫，戴維·艾倫（David Allen）是這套方法的創始人，世界知名的時間管理大師，有三十多年的管理諮詢經驗，他在2001年的時候開始寫了一系列的書，在33個國家出版，風靡至今。

GTD認為，一個人沒有效率是因為精力無法集中，精力無法集中，是因為太多事務佔據你的大腦，你需要一直考慮該怎麼樣做這些事，從而分散了精力。

當你在做一件事情的時候，總想著下一件事怎麼做，其實已經失去效率了。

所謂高效率，其實就是一心一用，在做一件事情的時候，專心致志做這件事，把與此無關的資訊都清空掉。

因此，想要高效率，就要先清空大腦，將事情的安排儲存在大腦以外的地方，明確下一步的具體行動，當做事情的時候，只管採取行動，不需要分心事情的安排，只關注結果。

GTD的執行有五個核心步驟：收集、清理、組織、回顧、執行。

1.收集

首先，將你要做的所有事情，都收集到一起，這些收集的物件稱為“材料”。材料包括實物資料和腦海中的想法。

實物資料包括寫了安排的記事本、便利貼，各種檔案資料，將它們全都集中放在一個地方；腦海中的想法，包括你的工作安排、自己想要完成的事，則全都列出來寫在一張紙上。

儘可能窮盡所有的事情，因為這一步的目的是為清空大腦做準備，如果沒有窮盡腦海中安排的事情，就會讓這些事情分散了精力。

2.清理

對收集的事項，一項一項的處理。這裡的處理，不是馬上著手做，而是對這些事做進一步判斷，明確這件事的下一步行動是什麼。

處理的原則是一次處理一個事項，只出不進，已經處理過的事項永遠不要拿回來重新處理。

具體做法：當你面對一個事項時，先判斷是否需要行動，比如，是否需要聯絡某個人？是否需要填一份表？是否需要上網搜尋材料？等等。

如果什麼事都不需要做，這個資料一般可以分為三類，垃圾，參考資料，待醞釀的事務。

對於垃圾，比如一些以後都用不上的檔案資料，可以直接扔掉。

對於參考資料，就是那些你認為將來可能有用的，它們統一放在一個資料夾裡，無論是實物的還是電腦上的檔案，以備需要時查詢。

對於待醞釀的事務，就是那些暫時不知道怎麼做的，或者現在可以做可以不做的事，將它們記錄在備忘錄上，或者放在一個叫“將來某時/也許”的資料夾中，以後可以不時回顧這些事項，然後根據情況將它們一一實踐。

上面是事項不需要行動的處理方法，如果事項需要採取行動，該怎麼做呢？

需要採取行動的事項具體又分為三種情況：

立即行動。如果一件事情能在兩分鐘之內完成，就立即行動，把這件事情做了，然後這件事就可以了結了。

委派他人。這件事可交代別人去做，這件事的下一步是他人的職責範圍，那麼，你將這類事交代出去以後，要統一放在一個地方，做好交代日期的記錄，並及時跟蹤進度。

延遲處理。這類事情有兩種情況，一種情況是，規定了具體時間去做，比如星期五早上9九點參加會議，你只需要將這個安排記錄在日程表上，如果是日程安排的軟體，還可以設定提醒，到時候執行就可以。

另一種情況是待辦事項，即沒有明確時間要求，越早完成越好的事。對於這種事，需要進一步的處理，下面詳細講。

3.組織

經過上面的步驟，不需要行動的材料已經清理掉，可以立即執行的已經完成，有明確執行日期的事項，則已經放到日程表上，現在剩下的，就是那些需要延遲執行的待辦事項。

（1）明確下一步具體行動

對於這些事項，要明確下一步行動具體要做什麼。所謂下一步行動，就是可以執行的步驟。

比如，你有一項任務是“釋出會預演”，但是這個表達很模糊，你應該問自己，你在整個釋出會專案中，負責哪個部分？是聯絡場地、媒體和嘉賓，推演釋出會流程，還是檢查裝置與物料？

一個公式：下一步行動 = 時間+做什麼事 + 關鍵人

如果你負責的是釋出會流程，那想想看下一步應該做什麼，然後把上面公式套進去：

流程做好了嗎？做好了

釋出會誰去講？領導

和領導過一遍流程了嗎？還沒有，下一步應該要過流程了

什麼時候做？明天上午 9 點

那麼，你就可以改寫任務為：明天上午 9 點（時間）和 領導（關鍵人）過釋出會流程（做什麼事）。

然後，這件事就可以放入日程表，到時候執行就可以。

（2）進行分類處理

處理這些代辦事項的最好方法，是根據情景進行分類。

所謂情景，就是你在做一件事時的條件或者地點。

比如，可以將事項分為以下幾類：

電話

在電腦旁

在辦公室

在家

外出事宜

閱讀/回顧（平時收藏留待以後再讀的文章資料）

將所有需要打電話處理的事情，都放在“電話”清單中，將所有需要用電腦處理的事情，都放到“在電腦旁”清單中，如此類推。

當你在電話旁的時候，開啟“電話”清單，對照上面的事項處理就。同理，“在電腦旁”、“在辦公室”、“在家”、外出事宜”也是一樣。

“議事日程”裡放的是那些需要和別人溝通的事情，比如，你今天要去見某人，你開啟議事日程清單，看看有沒有需要和他商量的事情，或者需要告訴他什麼事情。

“閱讀/回顧”放的是平時收集到但當時沒有時間看，但需要進一步閱讀的資料。這些資料很容易被遺忘，所以要專門分類，找時間處理。

4.回顧

上面的步驟，是一個動態的系統，你需要不時回顧檢查，讓你對自己的任務心中有數。

首先，不時檢視日程表，這樣可以知道需要進行哪些工作。

然後，根據情景檢視清單。如果你在電話旁，就檢視“電話”清單，看看有沒有電話需要打；如果出外辦事，就檢視“外出事宜”清單，確保在外面把需要辦的事情辦妥，免得忘了做某事來回跑。

再次，及時更新你的系統。接到什麼新任務，馬上按照上面的流程，將這件事放到合適的地方，安排執行。

最後，做每週的回顧。在一個星期抽一天時間，對這個星期的任務進行檢查，看是否有遺漏；看是否有需要收集的新任務，馬上將其納入系統中處理；瀏覽下週的事項安排，如果不合適可以做出調整；自己有什麼新想法，可以收集記下來。

總之，回顧的目的是為了及時清空大腦。

5.執行

上面列出了處理各種事項的流程和方法，但是，具體到某個時間上，當有幾個任務同時出現的時候，如何判斷先做哪件事？

可以參考四個標準：情景、有多少時間、有多少精力、重要性。

情景。在任何時候，你首先考慮的，是你在這個條件下，你手頭上掌握了什麼資源，能做些什麼事。在不合適的地點或者手上缺乏必要的工具，你沒有辦法完成某些任務，那麼這些任務是不用考慮的。

這個跟上面構建情景清單的思路是一致的。

有多少時間。選擇行動的第二要素是你掌控時間的長短。目前這個任務要耗費你一個小時，但是你在15分鐘後必須要開會，那麼，你可以選擇一段比較長的沒有打擾的時間再完成這個任務。

有多少精力。當你充沛，思維活躍的時候，處理有難度的工作；當你精神疲憊的時候，處理諸如整理檔案、收拾桌子的雜事。

重要性。對於你而言，什麼事情是重要的？除了一些你不得不先完成的工作，你還要思考，自己的責任、目標、價值，從各個層面，找出自己認為重要的事情。這通常是一個主觀的判斷。

結語

很多人熱衷時間管理，也嘗試很多方法，但是很難找到湊效的。表面上看是因為沒有做到堅持，其實是沒有將這個方法內化為自己能接受的行動。

內化意味著要不斷實踐、不斷思考和調整，直到它很適合你，你做起來很自然。

GTD這套方法其實不難上手，但是，需要有效的執行，讓它發揮作用，的確需要一段時間的適應和調整。

按照傳統的做法，當企業設定了一個專案後，參與這個專案的至少會有好幾個部門，包括財務部門、市場部門、行政部門等等，而不同部門在運作專案過程中不可避免地會產生摩擦，須進行協調，而這些無疑會增加專案的成本，影響專案實施的效率。 　　

而專案管理的做法則不同。

不同職能部門的成員因為某一個專案而組成團隊，專案經理則是專案團隊的領導者，他們所肩負的責任就是領導他的團隊準時、優質地完成全部工作，在不超出預算的情況下實現專案目標。

專案的管理者不僅僅是專案執行者，他參與專案的需求確定、專案選擇、計劃直至收尾的全過程，並在時間、成本、質量、風險、合同、採購、人力資源等各個方面對專案進行全方位的管理。

因此專案管理可以幫助企業處理需要跨領域解決的複雜問題，並實現更高的運營效率。

一個專案通常會產生一個產品，這個產品可以包含若干個從屬的部分，這些從屬的部分又有其各自獨立又相互依賴的產品範圍。如一個ERP系統一般包括四個從屬部分——硬體、軟體、培訓和實施。專案的幾個生命週期階段和管理過程，專案的一次性及臨時性，共同決定了專案的工作範圍是有限的、可控的，不是無限的和無序的。

專案時間管理是專案按時完成所必需的管理過程。在考慮進度安排時要把人員的工作量與花費的時間聯絡起來，合理分配工作量，利用進度安排的有效分析方法來嚴密監視專案的進展情況，以使專案的進度不被拖延。

專案時間管理中的過程包括以下幾個方面。 　　

時間線圖，又叫時間軸圖，能以歷史程序為載體，將過往的重要事項或者里程碑，標註在軸線上，並加以說明。