1、主題明確，且具有吸引力和號召力;

2. 明確會議目的和預期效果；

3. 列明主要參會人員及各自分工;

4寫明會議時間與地點;

5.提前列出會議議程，讓參會人員有針對性提出準備;

6.精心準備會議議題;

7.需要提前準備的資料;

8.請受邀人作出回覆;　

9.闡述會議價值或不參加的後果;

關於會議通知，有一些事項需要注意：

　　1不要長篇大論，要簡潔明瞭

　　2強調關鍵資訊

　　3不要最後一刻通知

　　4如果不是老闆，不要強迫別人來參會

　　5會議前要提醒

　　6善用會議管理工具

對於管理者而言，開會時非常重要的管理手段，對於多有職場人而言，開會是非常重要的溝通手段。如果回憶安排不好，很容易讓參會各方浪費時間，爺孫好你的生育，如果你能把一個會議安排周到並由高質量產出，無論是同事還是領導，都會覺得你值得信賴，你在工作中也會更如魚得水，得到更多人的幫助。

說下我這邊的自身情況吧，我在國企，從業的是高危行業，我是負責企業的安全管理的。

可能跟高危行業有關係，安全是企業發展的第一要素，因為行業的特殊性。公司全體員工都必須參加企業的安全培訓管理工作。任何人都不得缺席。而且在公司發展以及業務擴充套件上，一旦涉及到安全問題，是一票否決制的。制定的方案必須要全員通過後才可執行，否則不予批准。

我感覺可能跟我的行業有關係。只要安全管理部下發的通知上到董事長，下到普通員工都必須認真嚴格執行。因為出了問題誰都承擔不起這個責任。

我一般在通知會議的時候會這樣說

xxxx會議通知

各部門

為保障我公司安全生產工作持續穩定發展，將於2017年10月19日召開XXXX會議，公司領導、各部門負責人、全體員工務必參加。

特此通知！

XXXX公司

xx年xx月xx日

不知道大家是不是和我一樣從小到大都十分的討厭開會這件事，不管是上學期間還是工作期間我都不喜歡這件事。因為大多數的會議都是無聊的、常常是廢話連篇，毫無主題，東拉西扯，簡直是浪費時間。但是在工作中，會議就顯得尤為重要，尤其是你是領導者，如何開好員工會議就更重要了。

下面我們來看一下，要開好一個合格的會議需要具備哪些因素吧！！！

1.主題明確，具有吸引力和號召力：我們需要指明本次的會議是來自哪個部門、開會原因、開會目的、還有要參加的員工是誰誰誰。除此之外，還要有一定的吸引力和號召力，比如說，你可以借用領導的威懾力，如果你的會議領導很重視，那麼員工自然而然也就會因為領導的重視變得更加積極。

2.明確會議目的和預期效果：大多數的會議其會議目的應該包括：預期成果，會議議題和會議議程，在這個基礎上需要告知大家準備材料，而會議的預期效果則需要根據會議的目的和會議的主題來確定，比如說大多數的會議都是有針對性的，我們需要對某一問題有一個明確的認識並且提前在大腦裡有預定的解決辦法。

3.列明主要參會人員和各自的分工：如果是日常會議或者是簡單的工作總結討論會，則由該專案的負責人在內部彙報專案進展即可，其他的員工主要負責旁聽和記錄關鍵問題，及時提出自己的意見和建議；但若是更復雜的會議，涉及的部門較多，則需要明確具體部門。

4.表明會議時間與地點：需要寫出開始時間和結束時間，以及正確的開會地點。

5.提前列出會議議程，使參會者明白本次的重點，並提前有針對性的準備好所需材料：大多數情況下，大家會忽略這一點，其實這一點很關鍵，當我們進入會議室才知道今天的議程時，其實對會議本身來說是極不好的，參會人員不知道自己應該注意的點，而且發言者也不知道自己在會上的發言時間是否應該控制，沒有提前準備好的會議，會議的效果和質量也就大大折扣。

6.精心準備會議議題：會議議題必須明確有針對性。

7.提前準備好會議所需的材料：根據本次會議的需要，有時候需要明確地指出參會人員應該提前看的材料或是資料，做一個準備工作。

8.請受邀人作出回覆：不管是大會議還是小會議，都要讓受邀人明白無論參會與否，都需要即使做出回覆，方便調節會議時間和地點，以便會議順利進行。

9.明確告知不參加會議的後果：大多數人討厭會議，但還是會去參加，但是仍有一小部分人，討厭會議不會去參加，這就會影響本次會議的質量，所以需要制定相應的規則。

最後需要注意發出的會議通知一定要強調關鍵資訊、不要長篇大論，要簡潔明瞭，給大家的準備時間要充分，儘量少發類似“緊急會議”的普通會議，會議前及時提醒，防止一些員工忘性大。

言歸正傳，鑑於這個問題沒有情境作為鋪墊，很難直白的說明，我就代入到我的工作中來給大家做以下兩個例子的描述。

會議通知準備：周部門長例會

公司要定期召開部門長例會，暫定每週一次，讓行政部通知到位。行政部管理者很看重每一個第一次，因為第一次就是奠定基調的好時機，第一次做的順利，能引起與會人員重視才能有更好的延伸性會議安排的推進。

行政部管理者只是在正常的會議通知上添加了一項：列席人員名單――董事長赫赫在內。

也就是說，董事長會來參加第一次的部門長會議，各部門有機會將自己日常工作中的專案進展表述，更有機會展示自己的管理成果，甚至以此解決扯皮問題（好處就不用我多說了，說多了都是淚）。

有些人會說，董事長能這麼容易來參加這種管理日常會議嗎，這就是行政部門的牛掰之處了，洞悉公司各高層的行程，根據行程空白設定開會日期，再與董事長說明情況，每個第一次的公司大改革，公司領導還是比較願意參加來顯示親民滴。

會議通知準備二：全員大會。

雖說全員大會是要求全體人員都要參加，但是，一般的全員大會都會拖堂，偷奸耍滑請假不來的比比皆是，如果有部分人員或者幾位管理層不在，那麼全員大會的參與度和效果就會大打折扣。

所以準備工作一定要做好：

1.提前通知日期，撤銷不必要的假期申請（病假喪假等等還是要批准的，不然太武斷啦）

2.找一位有號召力的主持人來提前排練，讓大家對全員大會充滿期待。（我公司有一名二人轉愛好者，作為主持生力軍培養的，必要時發揮重大能量）

3.給各部門長都安排發言任務，即使不發言，也有臺上列席的座位，自然會帶動各部門的氣氛。

4.提前透露此次大會公司部分福利內容，看破不說破，大家肯定都不想錯過哈。

基本上這樣操作下來，號召力足夠了。