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  • 1 # 砥厲博竹苑

    回答這個提問之前,我們先來看看什麼是會議紀要?會議紀要是一種公文應用文體,是對某次具體的會議情況及議定事項的文字記載,也是傳達指令、解決問題、推動工作的重要應用文種之一。

    會議紀要是一種比較正式的記錄檔案。書寫會議紀要一般要從客觀的角度,以中立和商業化的語氣寫作。從這個特點出發,可以看出題主使用“不囉嗦”這個詞就是一種行文不規範的表現。

    那麼該如何才能寫出高質量的會議紀要呢?

    1、需要下發會議紀要的情形。

    (1)某項政策或者某項任務下達之前,領導層或者有關部門需要事先統一思想、形成共識或者就某些重大事項透過會議達成意見時,應該形成會議紀要並下發。

    (2)某項工作或任務的開展涉及多個部門,則需要透過協調會議予以明確並形成會議紀要,以便使各有關方面有所依據和遵循,避免出現相互推諉扯皮、相互矛盾的現象發生。

    (3)某項任務的實施過程中出現的一些不好解決的難題,例如對這些難題調整、細化和規範的問題,透過一定的會議明確下來並形成會議紀要,作為補充檔案下發,便於下級執行。

    (4)現場辦公會議,如各種排程會,其會議議定的事項比較具體,涉及多個相關方面,為方便執行和落實,需要形成會議紀要。

    (5)某些會議內容需要存檔,也要形成會議紀要。

    總之,客觀詳實的會議紀要可以保證每名相關的團隊成員獲得同樣的資訊,也能夠為未來的決策提供歷史的參考資料。

    2、會議紀要文字的結構組成

    通常情況下,會議紀要主要分為標題、主體和結尾三個部分。

    (1)標題

    標題部分主要包括會議議題範圍、目的,同時還要標明日期時間、會議主持人和參會人員名單。

    (2)主體

    (3)結尾

    註明會議結束的時間,如果已確定了下次會議的時間,也一併列在上面。

    3、要寫出高質量的會議紀要,以下幾個方面的細節應注意。

    (2)記錄所有參會人,如果有人遲到,要準確記錄遲到者的到會時間;

    (4)根據組織的規定記錄投票的情況,一些單位會公開投票的情況,而有些單位則會對投票的情況保密。紀要中不要涉及機密等敏感問題。由於會議紀要的接觸者可能很多,在法律訴訟中也可能會成為證據。很多機構會專門召開“保密會議”來討論紀要以外的內容;

    (5)儘量使用相對固定的會議紀要格式。因此要注意單位的政策和會議紀要的固定格式,如果有條件可以參看單位之前存檔的會議記錄的模板,最好保持會議紀要格式與內容的連續性,便於以後瀏覽和比較。;

    (6)充分利用好會議議程。如果會議由書面的議程,可以按照會議議程的順序組織會議紀要;

    (7)重要的會議紀要在釋出之前,一定要讓主管領導審批,確定會議紀要的內容符合規定,傳送的人員名單準確無誤。

    (8)寫清記錄人的姓名。

    以上是會議紀要寫作的基本要求和程式,按照這樣的要求,基本可以應對大多數會議紀要的寫作。但是由於會議紀要在不同的組織中扮演不同的角色,對會議紀要的要求也就千差萬別。因此要想寫出高質量的會議紀要,還需要公文寫作者根據實際情況創造性發揮自己的特長,多寫多看,找出最適合自己單位特點的紀要寫作模式。

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