函是一種在同級機關之間、不相隸屬機關之間經常使用的公文，主要適用於相互商洽工作、詢問和答覆問題。向沒有隸屬關係的業務主管機關請求批准某一事項時也用函，不用請示，例如某單位向某高校請求代培技術人員，應向該高校發函聯絡。由於上下級機關之間也可以就某些具體的事項用函來聯絡溝通、諮詢答覆，所以函在實際工作中其實是一種不受嚴格的行文關係限制的文種。

函有公函和便函之分。公函涉及的事項一般都是比較重要的，所以行文鄭重，多采用正式公文格式發函。便函用於一般事務，如同日常寫信，格式簡便，用帶抬頭的信箋紙、落款處加蓋公章就可以了。

函有去函和覆函之別，這是從行文方向上來看的。如果根據行文宗旨，也可以將函分為商洽函(聯絡工作、商洽合作)、詢問函(諮詢問題)、答覆函(答覆詢問)、請批函(請求批准某個事項)、通報函(通報情況、告曉事項，類似周知性通知)、邀請函(邀請參加會議或活動等)等。

函的正文分三個層次，一是發函原因，即因何事致函。如果是答覆函，答覆公函時通常採取引用來函發文字號或發函日期來代指對方來函主題的寫法，比如“你單位XX[XXXX]X

號函悉”、“貴單位XXXX年X月X日來函收悉”。二是具體事項，內容較多時可以分條列項陳述，答覆函則應根據對方來函內容逐一答覆清楚。三是結束語。去函的結束語常用“特此函達”、“盼復”、“專次致函，見覆為荷”等；覆函的結束語常用“特此函覆”、“此復”等。便函還可以用“此致 敬禮”結束，但公函不用這種表示方法。