一、建立通知單文件按常規方法在Word中建立成績通知單文件，表格中要填寫具體的學號、姓名及成績的行空著不填（圖1）；做好頁面設定（如用A4紙），最後在文件末尾加上4~5個空行（空行數量視需要而定，後面有用）。二、選取Excel資料檔案 在Word 2002中，單擊“工具→信函與郵件→郵件合併嚮導”，在彈出的嚮導中選擇“信函”，按“下一步”；選擇“使用當前文件”，按“下一步”；選擇“使用現有列表”，按“下一步”，即可看到“選取資料來源”對話方塊。因為學生成績都已經預先整理彙總到Excel工作表中了（圖2），所以只要在此對話方塊中找到這個Excel資料檔案並開啟它，然後按照提示步驟操作即可。 三、插入域 回到主文件中，在表格中要填寫具體的學號、姓名及成績的位置上插入域。具體步驟是：單擊“郵件合併”工具欄上的“插入域”按鈕，彈出“插入合併域”對話方塊，所有可用的域都一目瞭然，然後在表格中一一對應地插入這些域即可（圖3）。 四、合併到新文件 接著，單擊工具欄上的“合併到新文件”按鈕，在彈出的對話方塊中選擇“全部”，再按“確定”，生成一個新文件。在這個文件中，每個學生成績通知單單獨一頁（A4紙），最後一個符號是“分節符”（圖4）。 圖4 五、格式調整 為了提高處理速度，減少紙張損耗，可以把成績通知單設計成小條樣式，使得在A4紙上可列印3~4個學生的成績通知單。按“Ctrl+H”組合鍵開啟“查詢和替換”對話方塊，單擊“查詢內容