辦文是個穩重活，辦文水平的高低直接反映辦公室文秘工作人員的素質和水平，文秘工作人員要對所在單位工作規則、領導工作分工及閱文習慣、各部門的職能、公文受理範圍及辦理程式等了然於胸，才能將紛繁複雜的檔案分出輕重緩急，適當處理。

辦文是個速度活，講究高效快捷運轉。如果檔案處理慢了會直接影響後續環節的辦理，使平件變成“急件”作為最後一環，如果拖拉，會造成公文擁堵，長時間出不去，甚至形成“中梗阻”。所以，文秘工作應該更加積極主動，杜絕懶、慢、拖的不良現象。

辦文是個靈巧活，要堅持原則性和靈活性結合，靈活不死板，（比如，有的領導工作忙，檔案就不能放在他的辦公室裡等他閱批，而應該主動掌握領導活動規律，抓住領導開會的間隙見縫插針找領導籤檔案。）

辦文的技巧

技巧一：緊急程度處理法。1.重要緊急的——立刻處理。（比如安全信訪、穩定、環保之類急件）2.緊急不重要的。——及時處理（比如上報上級的一些日常資料的檔案）3.重要不緊急的。——按時處理（比如招商引資協議、常委會、常務會、黨委會、黨組會紀要、每季度統計報表、國地稅報表、融資情況表、重點專案進展情況以及上級黨委政府重大決策性檔案、）4.既不緊急又不重要的。——適時處理（比如上級成立的領導組、上級領導一般的講話通報等）。

技巧二：顏色分類處理法。1.紅色資料夾（密件和重要又緊急的檔案）2.橙色資料夾（緊急不重要的）3.黃色資料夾（重要不緊急）4.藍色資料夾（既不緊急又不重要的）。

改 稿

搞文字工作的人，大概都有過自己修改自己的文稿，別人修改自己的文稿，自己給別人修改文稿的經歷。這裡所說的“改稿”是指由辦公室的文秘人員將起草好的講話、總結、計劃安排等公文性質的文稿，呈送領導修改。領導處於話語權的支配地位，自然對改稿擁有絕對的自信。一般來說，領導站得層次高，對現行政策理解得深，對上級的意圖吃得透，對單位問題看得準，腦子裡儲存的資訊量大，還有很強的文字表達能力，修改起文稿就得心應手，改好的文稿也總是讓下屬不但認可，還受益非淺。這樣的領導，讓下屬起草文稿時，有時會列出個大綱，交待清楚自己的思想和意圖，還能詳盡到要寫哪幾個部分，每一部分要分別闡述什麼問題，有的還把觀點明確表達出來。這種文稿在起草過程中就比較容易，其後，領導對文稿的修改量也不會很大。將此稱之為理想狀態的改稿。

就象有各種性格的人一樣，領導也有各種不同的對待文稿的處置辦法。有的領導，或者本來就沒有什麼想法，或者不善於文案工作，或者乾脆心思就沒有用在這上面。還有的領導本身沒有思路，只能在你寫的內容的基礎上產生聯想，生髮思想，從面上進一步拓展，從內容進一步深化。在這種狀況下去做文章就很難了。如果你與這樣的領導有過一段時間的接觸，還可以根據以往的經驗去揣摩他現在的心思。如果連這種情況也不具備，那也只有硬著頭皮誤打誤撞了。

在辦公室工作時，我曾經歷過各種脾性的領導改稿。記得秘書會議值班，不但要完成與會議有關的大量瑣碎的事務性工作，會後還要立即拿出時效性很強的會議紀要。這類文稿比較單純，沒有什麼理論闡述，也不需要什麼起轉承合，只要把事情交待清楚就行，照例要由辦公室主任審稿。一天，一位深諳此道的成姓同道對我大發牢騷，指著面前的文稿說，主任把他起草的紀要重新寫了一遍，但起草人落款還是成。連打字員都清楚：這是噁心人。這種小的伎倆每天都在上演著，形成一種氛圍包裹著你，你感覺得到，卻無法脫身。

還有一次，一位劉姓主任不知為啥與周姓局長有了過節。主任給局長寫了一份講話，貼的，修的，補的，畫的，洋洋灑灑三、四十頁紙，兩萬多字。當第二天早晨呈送到局長面前時，局長粗略的翻看了前面幾頁，突然動怒，幾把將撕碎的文稿投擲到主任身上。據說這是刁鑽的下級利用文稿糊弄上級應得的報應，也是這位還算老實厚道的上級對敢於冒犯者的痛擊。

當然，上述這些亊情，在機關的執行體系中，或者說在文牘體系中，都是一些上斤不上兩的小事。記憶較為深刻的是一位我與他走得比較近的領導。這是一位有個性、有能力，也很講究文稿質量的領導。多數情況下，給我們佈置的只是一些單項的文字工作，一些綜合性的大材料是由當時局裡有名氣的處級筆桿子們來完成的。一開始每次領受任務後，我總是以最快的速度來完成，把寫好的文稿呈交領導。領導的效率也不低，很快就將修改成一塌糊塗的文稿交我清稿。我一筆一劃的、工工整整的，連標點符號也不含糊，重新抄寫一遍。再次呈送領導，又再次如法炮製。看著不斷清稿又不斷改寫的文稿，我有些犯傻，對自己有了懷疑。同行的孫小聲告訴我，他要的東西前一天給他就好。果不其然，此招行的通。還有一位細心的仁兄說，他將領導改過的稿子仔細比對後，竟發現修改後的三、四稿與他的原稿沒有區別。

每年職代會的工作報告，是總結工作，佈置任務的重要文稿。職代會前一個多月一班人就開始草擬這個檔案。動筆前，筆桿子們就坐在一起充分討論，理出思路，拿出大綱，作出分工。待執筆人搞出細目以後再集中討論。執筆人將各自的部分完稿後，再由總纂人拿總，做橫向的平衡和縱向的貫穿。完稿後再集中討論進一步修改完善。由字寫得好的秘書一字一格抄寫整齊（那時沒有電腦）呈送領導。會議召開前，辦公室要準備會議材料，裝袋分發，主任也是怯生生的一趟一趟催促領導。會議召開前一天，好不容易從領導那裡拿來了不知修改、清稿了幾遍的文稿，趕快安排打字員（機械打字）連夜突擊。象接力賽一樣，列印的蠟紙一張張送到校對人員手上。就在大部分工作行將結束的時候，早過了下午下班的時間。這時領導突然通知擔任起草工作的處級幹部和辦公室的所有人員處待命狀態，將一大疊列印、校對好的文稿，再拿到領導的辦公室。領導比我們還辛苦，在濃濃的煙霧裡，用筆在蠟紙後面的棉紙上做大段大段移植性的修改。看得我們心驚肉跳，因為蠟紙不宜反覆的修改，更不宜大段的增加與減少，那樣蠟紙會破爛，無法油印。領導當然用不著去管這些細枝末節的事，只管按照自己的思路揮動大筆馳騁縱橫。有時還站起身來，猛吸香菸，踱著方步，尋找思想的高度和深度。一遍一遍的修改在心急如焚的等待中進行。不耐的秀才們早已停止了打發時間的閒聊，打著疲憊的呵欠。時針已指向凌晨一點多，領導的改稿終於完成。餘下的任務要由辦公室的文秘和列印人員來完成。重新打字，重新校對，油印、折張、裝訂、封袋，一條龍式的工作結束的時候，已是早晨六點多了，趕緊回家吃點東西，上午的會議還有大量的會務工作需要我們完成。

這樣的事情發生的多了，不免使人產生聯想，大家雖然嘴上不說，可還是在心裡問自己：為什麼？企業畢竟不是學術單位，公文何至於比科研報告還要嚴謹，這些工作原本可以提前進行，就不會這樣緊張了。

一天，看到妻在揉麵，我突然胡謅出一個“揉麵理論”：面要用強力反覆的擠圧拉拽才能成為順順溜溜、光光滑滑的型狀。如果這種所謂的“理論”成立的話，下屬在上司面前不但在實際中矮了半截，還會在心理上慢慢喪失做人的信心，在工作中也會喪失做事（書寫）的信心，難道領導的權威只能靠唯唯喏喏、誠惶誠恐和低三下四來建立嗎？