一般正規企事業單位，購買辦公用品，都必須要賣方出具增值稅專用稅發票，或增值稅普通發票。

增值稅發票“貨物或應稅勞務，服務名稱"欄只能列印8個商品，買方購買的商品凡未超過8個(含8個)的，不需要出具購貨清單;商品超過8個的，可在名稱欄內註明“貨一批，詳情見清單”後，將所購商品列印清單附發票入賬。

在超市購貨，在超市出具發票後其機出小票可作清單入賬。

由於辦公用品屬耗材，購買頻繁往往因急用(如買幾支圓珠筆……)，價值低涉款金額很小，有少數企業自行規定在一定限額內(如50元內)，無需賣方出具發票，有加益公章的收據即可入帳。但此種企業的“自行規定"不符合稅務規定，不符合財務制度，應予改正，應予制止。

小額零星支出

如果購買辦公用品的金額比較小，比如零星採購的辦公用品，可能銷售方沒有開具發票，或者沒有取得發票。這種情況下可以不需要發票。

按照最新企業所得稅的規定，如果是從依法無需辦理稅務登記的單位或者從事小額零星經營業務的個人處發生的小額零星經營業務，可以使用對方的收款憑證及內部憑證作為稅前扣除憑證，收款憑證應載明收款單位名稱、個人姓名及身份證號、支出專案、收款金額等相關資訊。

這個小額零星經營業務的判斷標準是個人從事應稅專案經營業務的銷售額不超過增值稅相關政策規定的起徵點，也就是按次徵收的500元標準。也就是說不超過500元的辦公用品，你可以透過對方提供的收款憑證或者自制憑證來入賬，進行企業所得稅的費用扣除。

在一次不超過500元的情況下，可以直接入賬，至於是否需要製作清單，就看各單位自己的內部規定了，稅法上沒有特殊要求。

如果購買辦公用品的金額比較大的話，簡單地說就是超過500元，就需要用發票來入賬。至於是專用發票還是普通發票，需要根據購銷雙方的情況來決定了，這裡就不再詳述了。

按照稅控系統的要求，現在開具發票，不能直接寫辦公用品了，而必須寫比較具體的名稱。辦公用品按照商品程式碼表可以歸類為下面的幾類：“紙製品”“文教體育用品”、“文具”、“墨水”、“體育用品”等，具體可參看下圖描述。

稅控系統由於發票票面大小的限制，在同一張發票上只能列印8個明細的專案。如果超過8個專案的話，那麼可以另行開具清單，這個清單也是在稅控系統裡面生成列印的。如果是專用發票，必須使用稅控系統來開具清單，而且清單專案不能彙總。如果是普通發票，這個清單可以不用稅控系統開具。