最最本質的區別就是Excel是電子表格程式，而BI工具是資料庫程式。

Excel的資料儲存量有限，而BI工具在資料儲存和資料驗證上花了大量的工作，通常有非常良好的結構化查詢語言，SQL語句查詢就是其中的一種。比如FineBI、PowerBI等商業智慧工具存放的資料量是相當大的，資料結構也非常複雜。我們就拿FineBI與Excel進行對比：

資料處理能力的區別：如果你的Excel工作表破10000條資料的話，這個時候就不如選用FineBI這樣的工具，儘管在Excel和FineBI之間可以進行資料轉換，但是當Excel的資料量過大的時候，它的查詢和計算的速度會明顯下降。比如：一個小小的超市，10名收款櫃檯員每天接待200人每人10件商品，Excel立馬倒下，根本不能施展手腳。

安全性的區別：Excel提供了有限的安全性，它只能限制使用者訪問和修改的許可權，但是無法對使用者進行角色的管理，也不能對資料進行行級的訪問限制。因為Excel程式是一個單機程式，所以一個Excel檔案通常無法被多個使用者同時管理。而FineBI具備完整的管理控制檯，可以方便多個使用者分別對資料庫進行同時操作。

實用性的區別：我們拿報表開發來說，Excel經常會被拿來做報表，但是這種表格報表只是簡單的羅列數字，而FineBI這種BI工具可以改變決策者獲取報表的方式，FineBI透過儀表盤+多維分析+鑽取，實現”拉”式與”推”式資訊提供方式，決策者主動登陸BI系統可隨時查詢，或者系統會以郵件或簡訊的方式推送關鍵資訊。

透過這裡就可以看到，BI是一個系統，它是立體多方面的，而Excel，僅僅是一種展現方式而已。

總體來看，Excel適合於開發單機版、訪問量與開發維護量都不是很大、對資料有分析建模功能的應用程式。在企業應用的資訊系統中，Excel對於業務開發來講並不是最佳的工具，對於辦公系統，可以選擇OA；關於客戶資料管理，可以選擇CRM；關於生產管理系統，可以選擇ERP；關於報表開發，可以選擇諸如FineReport一類的報表工具，可對接各業務系統資料，整合開發；而對於企業的資料平臺開發，則建議使用FineBI這樣的商業智慧工具。

如果把Excel比喻成小盒子，資料庫就是一個大倉庫，Excel只是一個應用，而資料庫可以是一個系統，Excel只能幾個人同時管理訪問，而資料庫可以1000人同時管理