1.準備一張資料完整的工作表。

2.用滑鼠單擊工作表的任一有資料的單元格，也就是活動單元格在有效資料內。

3.在“功能區”選擇“資料”選項卡，在“資料”選項卡里，單擊“排序”。

4.這時會彈出一個排序選項卡。

5.選擇“主要關鍵字”，也就是分類的關鍵字，這裡我選擇“性別”。

6.這是可以看到，工作表裡的資料按照性別分類了。

7.然後在“功能區”的“資料”選項卡里，單擊“分類彙總”。

8.這時會彈出分類彙總選項卡。

9.這裡的“分類欄位”設定為“性別”，與上面保持一致。然後選擇“彙總方式”，這裡我選擇“最大值”。下面選擇“選定彙總項”，這裡我選擇“語文”，“數學”，“英語”三項。

10.然後單擊“確定”，工作表就按照要求分類彙總好了。

分類彙總是系統自動批次插入函式的一種功能。 透過對設定的分類項查詢連續相鄰的值，並對設定的彙總項進行操作（計數、求和等等） 所以首先要對分類項進行排序，讓相同的分類值處在連續位置。然後進行分類彙總就行了。 舉例： 公司財務要統計多名銷售售出的多種產品總價，如果要發提成，那就得彙總每位銷售（分類項）的售出產品總價（彙總項，求和），如果要計算每類產品（分類項）的銷量（彙總項，計數），就得彙總每類產品的數量。