關於主題：　　主題要提綱挈領，新增郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄裡用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便於收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。　　1.一定不要空白標題，這是最失禮的。　　2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標題。　　3.. 最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目瞭然又便於留存，時間可以不用註明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。　　4. 標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿!”或是“收著!”　　5.一封信儘可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理。　　6.可適當用使用大寫字母或特殊字元(如“* !”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。　　7.回覆對方郵件時，應當根據回覆內容需要更改標題，不要RE RE一大串。　　8.最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

　關於稱呼與問候：　　1. 恰當地稱呼收件者，拿捏尺度，郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的迴應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”;如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高於自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡。　　關於格式，稱呼是第一行頂格寫　　2. Email開頭結尾最好要有問候語，最簡單的開頭寫一個“HI”，回覆郵件禮貌用語,中文的寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼，換行空兩格寫。結尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

1.首先，我們在收到郵件以後要在第一時間給對方回覆，尤其是郵件來自我們的領導、上級等，這樣不僅體現出我們對郵件的重視，同時也有利於我們在職場以後的發展。

2.然後擬定一個主題很關鍵，發郵件的核心就是主題，只有確定好主題，才能讓收件人以最快的速度瞭解到我們要表達的內容，千萬不要一直以對方發來時的RE這樣回覆，當然也要分具體情況。

3.切勿在主題處新增諸如“緊急”“務必”等這樣的字眼，當然如果你是領導，你屬於佈置任務這種情況例外，如果我們是給上級回覆郵件，那麼加上這些字眼分明就有強制的意味了。

5.其次郵件正文的字型也不要太隨意，華人普遍比較嚴肅，所以郵件這種正規的溝通方式裡，切勿使用那些看上去調皮的字型或者亂用各種顏色，一般來說使用黑體最合適。