1來文通知或領導安排
一般上級領導來調研或外單位領導來學習考察，事先都要透過函件往來聯絡，或透過電話聯絡。屬於上級領導來考察，不存在同意不同意問題，也不存在回函問題，直接考慮如何接待的問題；屬於外單位來學習考察的，要給領導彙報，請示考慮有沒有領導接待、能不能讓對方來，或者是讓對方推遲幾天來，要透過回函或電話聯絡告知對方，在此基礎上考慮接待方案，做好接待準備。
2與對方聯絡人取得聯絡，確定時間、人員、行程等事宜
確定時間，來訪人員職務、姓名、聯絡電話，對方日程及行程安排，是否需要召開會議、就餐、住宿，是否需要預訂機票火車票。
3制定接待初步方案
向有關領導彙報，確定我方陪同人員。安排日程及行程，合理制定參觀線路。落實責任人，分工負責落實任務。方案一般應包含以下內容：
一是日程、行程安排及有關事項（含接機接站或定點迎接、引導人員及車輛安排等）；
三是用餐、住宿安排及有關事項（含餐桌號、房間號安排，陪餐人員安排等）；
四是對方人員名單；
五是我方陪同人員名單；
若遇大型接待或接待日程較長，可考慮印製接待方案發放給對方，還應包括接待地簡介、參觀點簡介、附近特色旅遊景點簡介，考察期間天氣提示等等。
4與對方進行溝通，修改、確定接待方案
按照對方要求，修改方案。尤其要求對方在人員、行程有臨時變化前，一定要及時告知我方，便於應對。
5迎接、引導（或接機接站）
向有關領導彙報，根據接待需要確定迎接、引導人和車輛（接機接站人和車輛），要隨時與對方聯絡人取得聯絡，掌握行進度，有效控制對接時間。若接機接站，看是否需要準備鮮花等物品。
6按路線參觀
要安排專人對路線進行視察，確保暢通、安全。要注意環境衛生乾淨整潔，注意人員控制，防止出現突發事件。若同時接待幾批賓客，要注意合理安排參觀順序，避免扎堆、碰頭現象。
7召開會議
如需召開會議，一是要做好會議室佈置，包括會標確定、桌籤擺放、茶水等用品準備、音響裝置除錯等。二是要提前準備好彙報或發言材料，需打印發放的要提前列印裝訂好。三是要及時添補茶水、遇音響裝置故障及時應對處理。四是要安排人員做好會議簽到、會議記錄。
8用餐
要提前與對方溝通好是否用餐，或根據參觀、會議結束時間安排用餐。
一是要確定用餐地點，在內部食堂還是其他餐館；
二是要確定是否用酒，若不確定，需帶酒備用；
三是要確定用餐規格，嚴格執行餐費標準，儘量節約不浪費，菜品健康、突出地方特色；
四是要確定用餐時間，若時間不確定，提前安排人到餐廳，根據參觀或會議程序靈活安排（若要喝酒，可以先上冷盤，賓客到後邊喝酒邊上熱菜，避免等待）；
五是要根據用餐情況，及時增添飯菜，若喝酒要把握好上主食的時機，避免等待。
9住宿
若需要住宿，需提前預訂好酒店，遇重要賓客，要先派人到酒店開出房卡，放到前臺或提前到酒店等待賓客入住。
10送機送站
若對方需要，提前為其訂票。根據情況安排人和車輛相送。如需準備禮品，要提前安排好。
11與對方聯絡人聯絡，聽取意見建議
及時詢問對方返程是否順利、進行問候，真誠請對方提出意見建議。
12召開總結會，分析、改進
組織接待人員“回頭看”，分析存在問題，對不足的地方提出改進意見。
1來文通知或領導安排
一般上級領導來調研或外單位領導來學習考察，事先都要透過函件往來聯絡，或透過電話聯絡。屬於上級領導來考察，不存在同意不同意問題，也不存在回函問題，直接考慮如何接待的問題；屬於外單位來學習考察的，要給領導彙報，請示考慮有沒有領導接待、能不能讓對方來，或者是讓對方推遲幾天來，要透過回函或電話聯絡告知對方，在此基礎上考慮接待方案，做好接待準備。
2與對方聯絡人取得聯絡，確定時間、人員、行程等事宜
確定時間，來訪人員職務、姓名、聯絡電話，對方日程及行程安排，是否需要召開會議、就餐、住宿，是否需要預訂機票火車票。
3制定接待初步方案
向有關領導彙報，確定我方陪同人員。安排日程及行程，合理制定參觀線路。落實責任人，分工負責落實任務。方案一般應包含以下內容：
一是日程、行程安排及有關事項（含接機接站或定點迎接、引導人員及車輛安排等）；
三是用餐、住宿安排及有關事項（含餐桌號、房間號安排，陪餐人員安排等）；
四是對方人員名單；
五是我方陪同人員名單；
若遇大型接待或接待日程較長，可考慮印製接待方案發放給對方，還應包括接待地簡介、參觀點簡介、附近特色旅遊景點簡介，考察期間天氣提示等等。
4與對方進行溝通，修改、確定接待方案
按照對方要求，修改方案。尤其要求對方在人員、行程有臨時變化前，一定要及時告知我方，便於應對。
5迎接、引導（或接機接站）
向有關領導彙報，根據接待需要確定迎接、引導人和車輛（接機接站人和車輛），要隨時與對方聯絡人取得聯絡，掌握行進度，有效控制對接時間。若接機接站，看是否需要準備鮮花等物品。
6按路線參觀
要安排專人對路線進行視察，確保暢通、安全。要注意環境衛生乾淨整潔，注意人員控制，防止出現突發事件。若同時接待幾批賓客，要注意合理安排參觀順序，避免扎堆、碰頭現象。
7召開會議
如需召開會議，一是要做好會議室佈置，包括會標確定、桌籤擺放、茶水等用品準備、音響裝置除錯等。二是要提前準備好彙報或發言材料，需打印發放的要提前列印裝訂好。三是要及時添補茶水、遇音響裝置故障及時應對處理。四是要安排人員做好會議簽到、會議記錄。
8用餐
要提前與對方溝通好是否用餐，或根據參觀、會議結束時間安排用餐。
一是要確定用餐地點，在內部食堂還是其他餐館；
二是要確定是否用酒，若不確定，需帶酒備用；
三是要確定用餐規格，嚴格執行餐費標準，儘量節約不浪費，菜品健康、突出地方特色；
四是要確定用餐時間，若時間不確定，提前安排人到餐廳，根據參觀或會議程序靈活安排（若要喝酒，可以先上冷盤，賓客到後邊喝酒邊上熱菜，避免等待）；
五是要根據用餐情況，及時增添飯菜，若喝酒要把握好上主食的時機，避免等待。
9住宿
若需要住宿，需提前預訂好酒店，遇重要賓客，要先派人到酒店開出房卡，放到前臺或提前到酒店等待賓客入住。
10送機送站
若對方需要，提前為其訂票。根據情況安排人和車輛相送。如需準備禮品，要提前安排好。
11與對方聯絡人聯絡，聽取意見建議
及時詢問對方返程是否順利、進行問候，真誠請對方提出意見建議。
12召開總結會，分析、改進
組織接待人員“回頭看”，分析存在問題，對不足的地方提出改進意見。