考勤機的資料採集方式分為聯網型和非聯網型（也叫隨身碟匯入）。

聯網型：在考勤軟體中，透過考勤機機號與考勤機IP地址的設定，進行連線成功，選擇下載考勤資料，一般是下載最新的考勤資料，也可以下載考勤機所有的考勤資料。

非聯網型：這類考勤機採集方法比較簡單，只要把隨身碟插進考勤機中，進入MENU選單，選擇隨身碟匯入，也有的機器會在資料下載中，卡式報表選擇。直接按“ok”鍵。匯出成功後，插在電腦直接檢視考勤資料就可以了。

考勤機功能如下：

實時出勤查詢：在任何情況下，不進行任何考勤設定，都能實時查詢各員工的刷卡記錄（包括刷卡人、刷卡時間、刷卡性質、視窗號）及未打員工，也可進行按條件查詢部分或全體人員的刷卡記錄（如：輸入工號、日期及時間），便可查詢該員工此時間段內的打卡明細。

基本出勤處理：根據事先的定義的考勤設定能對各種出勤資料進行處理，自動判斷遲到、早退、缺勤的人員及有效打卡時間內的打卡明細情況。如：可單獨查詢遲到、早退情況、缺勤情況及有效打卡時間的打卡明細，不正常的打卡資料等，在這些查詢功能中都可按條件進行查詢；遲到早退查詢功能中還可輸入相應的分鐘數，以便查詢大於此時間數的人員。

多種的考勤統計：能實時統計員工的上下班、加班、遲到、早退、請假、缺勤等相關出勤資訊（上面記錄著員工不正常出勤的次數及分鐘數）形成一張綜合性彙總報表，也可按條件（日期、工號、部門等）進行統計工作。

自動扣款統計：根據出勤情況及考勤設定，能自動統計所有員工某時間範圍內的出勤應扣款額，方便了薪資計算。

加班自動統計：根據員工加班打卡時間及企業安排加班時間，自動統計員工的實際加班及安排加班時間內的加班時間，靈活適應各種企業的加班時間統計。

異常事項處理：對因公事耽誤打卡的人員可進行補卡處理，對請假員工可進行請假處理，對某人員、某班次的時間變動可進行工時調整處理，月底統計進將自動計算請假天數。

靈活的班次設定：根據企業實際情況可靈活設定班次數目，各班次標準上下班時間，輪班、換班等設定工作。

靈活的打卡限制：可靈活設定各班次的上下班有效打卡時間，杜絕員工隨意打卡，使管理更方便、合理，員工有組織、有紀律。

靈活的考勤設定：可根據企業內部實際情況任意設定考核的欄位數（如：遲到、嚴重遲到、早退、嚴重早退、缺勤等），各欄位對應考核時間範圍及考核物件；並可對各欄位、各班次（管理人員、工人）進行不同處罰金額

自動判斷上下班卡：系統根據設定情況自動判斷員工的打卡資料是上班卡還是下班卡，無須人為干預。

遲到早退不同顏色表示：系統根據員工打卡資料，和已經設定好的上下班時間，自動判斷遲到早退時間，並用不同的顏色表示出遲到和早退。