每月月底都需要進行結賬處理，計算機結賬不僅要結轉各賬戶的本期發生額和期末餘額，還要進行一系列電算化處理，檢查會計憑證是否全部登記入賬並稽核簽章、試算平衡、輔助賬處理等。與手工相比電算化結賬工作更加規範，結賬全部是由計算機自動完成。結賬工作需要注意的事項：　　

（1）由於某月結完賬後將不能再輸入和修改該月的憑證，所以使用會計軟體時，結賬工作應由專人負責管理，以防止其他人員的誤操作。　　

（2）結賬前應檢查該月的所有憑證是否均已記賬、結賬日期是否正確、其他相關模組的資料是否傳遞完畢，以及其他結賬條件是否完備。　　

若結賬條件不滿足，則退出本模組，檢查本月份輸入的會計憑證是否全部登記入賬，只有在本期輸入的會計憑證全部登記入賬後才允許結本月份的賬。與記賬不同的是，一個月可以記賬數次，而只能結一次賬。　　

（3）結賬必須逐月進行，上月未結賬也不允許結本月的賬。若結賬成功，則做月結標誌，之後不能再輸入該月的憑證和記該月的賬；若結賬不成功，則恢復到結賬前的狀態，同時給出提示資訊，要求使用者做相應的調整。　　

（4）年底結賬，則系統自動產生下年度的空白資料檔案（即資料結構檔案。包括憑證臨時檔案、憑證庫檔案、科目餘額發生額檔案），並結轉年度餘額。同時自動對“固定資產”等會計檔案做跨年度連續使用的處理。　　

（5）跨年度時因年終會計工作的需要，會計軟體允許在上年度未結賬的情況下輸入本年度1月份的憑證；單位可以根據具體情況，將結賬環境設定為：在上年未結賬的情況下不允許輸入本月的憑證。　　

（6）結賬前應做一次資料備份，如果結賬不正確可以恢復重做。