打電話時，我們應該注意到以下八個方面： （1）打電話時要簡短，而且聲音要柔和。

我們不知道別人有多忙，或甚至認為施壓給他為理所當然，這是不對的。千萬不要浪費別人的時間。打電話時，聲音要保持柔和、輕鬆，並儘可能用最短的時間表達你的目的，然後結束。如果你遵循這個原則來打電話，別人會很樂意在辦公室裡接聽你的電話。（2）打電話時，要注意周圍的嘈雜聲，例如電話的聲響、旁人的談話，或是你吃三明治所發出的聲音。吃喝的雜聲進入話筒後會擴大，這會令電話線彼端的人感覺煩躁。（3）如果你已經撥了一通電話，但是沒聯絡上，你應重新再撥，不管沒聯絡上是誰的不對。如果你撥錯了電話，不要對被你打擾的人發出不悅刺耳的聲音，“啪”地掛掉電話。你應該迅速柔和地表達歉意：“非常抱歉，我打錯電話了。請你不要見怪。”再掛掉電話。如果你表達了歉意，別人就不會心生忿恨了。（4）準時撥電話給忙人，這對他比較方便。如果你欲與某人聯絡，而直接打電話到辦公室找他，一定要問：“這時候打電話給你方便嗎?”如果時間不恰當，你可以重新約個時間再聯絡。他可能在趕時間，或是辦公室裡有客人，或是正在參與某項活動，所以沒辦法接聽你的電話。也可能你打電話給他時他在，但是因為沒有秘書，或者他有其他約會，因而不方便接電話。所以你一定要問他：“這時候打電話給你方便嗎?”這是非常重要的事。（5）注意聽對方在說些什麼。當你接聽電話時，不要一邊看報紙，或是閱讀放在桌上的一篇報告，否則你會錯失重要的談話內容。對方也許已注意到你的興致不高，他也不知道該怎麼辦，這樣一來，談話時間就會拉長。保持輕鬆，要有適當的間歇，這樣電話就會愈快結束，當然也就愈能稱心如意。（6）不要突然轉身與辦公室裡的其他人說話，因而打斷電話。當你料想必是你的電話時，你的注意力是與你交談的人最在意的問題，你應該示意秘書或同仁去接聽。同樣的，當你約了別人來辦公室商談某事，卻在這時候一直打電話，這種舉動實在無禮且沒效率。（7）如果你打電話給外省市的某人，並請求協助，或者試圖向他推銷一個觀念，你必須確定他是否該回你的電話。當然，電話費應該由你來付，而不是他。舉例來說，如果你從本市打電話到外省市找某人，這個人正好不在辦公室裡，最好不要要求他回你的電話，否則你必須負擔那筆昂貴的費用。你應該問明他何時會有空，然後再打電話給他。如果留言請他務必回你的電話，要宣告由你付費（當對方請你回電話時，你可別以為電話費很便宜）。打長途電話懇求某事，一個小型企業的老闆可付不起這筆電話費呢! （8）對無趣的來電者要有禮貌。電話已經很普遍，你一定會經常接到推銷東西的電話，要避開這些電話不太可能。來電者也許令你不舒服，因而遭到不必要的斥責。但他們通常是年輕人，才開始創業，斥責他們實在太殘忍，因此當有人來電話推銷東西時，正確的處理方式是告訴他：“聽著，我不需要任何中介服務或股票諮詢。你的聲音很不錯，我們也談得很融洽，看得出來你很細心，我雖然幫不上忙，但仍祝你好運。希望你的業績卓越!”然後掛掉電話。因為有如此的讚美，相信對方將會滿心喜悅，而不會生悶氣!