1.快速拆分 先用Word 2010開啟總結報告提綱，選中總結報告的總標題“2010年度企業總結報告”，在“開始”選項卡的“樣式”列表中單擊選擇“標題”，把它設定為標題樣式。同樣分別把財務情況、公司業績、人員管理、安全制度、總結5部分的首行標題都設定為“標題1”樣式。當然如果你的總結報告本來就已經設定了相應標題樣式這一步就可以省了。 現在單擊Word視窗下狀態列右側的“大綱檢視”圖示切換到“大綱檢視”。在“大綱”選項卡的“主控文件”區域中單擊“顯示文件”展開“主控文件”區域。 按Ctrl+A鍵選中全文，單擊“主控文件”區域的“建立”圖示，即可把文件拆分成6個子文件，系統會將拆分開的6個子文件內容分別用框線圍起來(圖 1)。 最後把文件命名為“2010總結報告.DOCX”儲存到一個單獨的資料夾(D:\2010總結報告)後退出，儲存時Word會同時在該資料夾中建立2010年度企業總結報告.DOCX、財務情況.DOCX、公司業績.DOCX等6個子文件分別儲存拆分的6部分內容。 自動拆分以設定了標題、標題1樣式的標題文字做為拆分點，並預設以首行標題作為子文件名稱。若想自定義子文件名，可在第一次儲存主文件前，雙擊框線左上角的圖示開啟子文件，在開啟的Word視窗中單擊“儲存”即可自由命名儲存子文件。在儲存主文件後子文件就不能再改名、移動了，否則主文件會因找不到子文件而無法顯示。 2.彙總修訂 把“D:\2010總結報告\”資料夾下的6個子文件按分工發給6個人進行編輯，記住交代他們不能改檔名。等大家編輯好各自的文件發回後，我們再把這些文件複製貼上到“D:\2010總結報告\”資料夾下覆蓋同名檔案，即可完成彙總。 現在開啟主文件“2010總結報告.DOCX”，你會看到文件中只有幾行子文件的地址連結(圖2)。我們得先切換到大綱檢視，在“大綱”選項卡中單擊“展開子文件”才能顯示各新子文件內容。現在的主文件已經是編輯彙總好的總結報告了，你可以直接在文件中進行修改、批註，修改的內容、修訂記錄和批註都會同時儲存到對應子文件中。 主文件修改完成後先儲存一下，再把“D:\2010總結報告\”資料夾下的子文件重新發回給對應的人，大家就可以按修訂、批註內容進行修改完善了。重複此步驟直到總結報告最終完成。 轉成普通文件 總結報告完成後得交給老闆審閱，考慮到主文件開啟時不會自動顯示內容且必須附上所有子文件等問題，顯然不宜直接上交主文件。因此我們還需要把編輯好的主文件轉成一個普通文件再上交老闆審閱。 開啟主文件“2010總結報告.DOCX”，在大綱檢視下單擊“大綱”選項卡中的“展開子文件”以完整顯示所有子文件內容。再按Ctrl+A鍵全選所有顯示的子文件內容，單擊“大綱”選項卡中的“顯示文件”展開“主控文件”區，單擊“取消連結”即可。最後單擊“Office”按鈕選擇“另存為 /Word文件”，命名另存即可得到合併後的一般文件。在此最好不要直接儲存，畢竟原來的主文件以後再編輯可能還用得到。 事實上，在Word中單擊“插入”選項卡的“物件”選擇“檔案中的文字”也可以快速合併多人分寫的文件，操作還要簡單得多。我們之所以要使用主控文件，主要在於主文件中進行的格式設定、修改、修訂等等內容都能自動同步到對應子文件中，這一點在需要重複修改、拆分、合併時特別重要。
1.快速拆分 先用Word 2010開啟總結報告提綱，選中總結報告的總標題“2010年度企業總結報告”，在“開始”選項卡的“樣式”列表中單擊選擇“標題”，把它設定為標題樣式。同樣分別把財務情況、公司業績、人員管理、安全制度、總結5部分的首行標題都設定為“標題1”樣式。當然如果你的總結報告本來就已經設定了相應標題樣式這一步就可以省了。 現在單擊Word視窗下狀態列右側的“大綱檢視”圖示切換到“大綱檢視”。在“大綱”選項卡的“主控文件”區域中單擊“顯示文件”展開“主控文件”區域。 按Ctrl+A鍵選中全文，單擊“主控文件”區域的“建立”圖示，即可把文件拆分成6個子文件，系統會將拆分開的6個子文件內容分別用框線圍起來(圖 1)。 最後把文件命名為“2010總結報告.DOCX”儲存到一個單獨的資料夾(D:\2010總結報告)後退出，儲存時Word會同時在該資料夾中建立2010年度企業總結報告.DOCX、財務情況.DOCX、公司業績.DOCX等6個子文件分別儲存拆分的6部分內容。 自動拆分以設定了標題、標題1樣式的標題文字做為拆分點，並預設以首行標題作為子文件名稱。若想自定義子文件名，可在第一次儲存主文件前，雙擊框線左上角的圖示開啟子文件，在開啟的Word視窗中單擊“儲存”即可自由命名儲存子文件。在儲存主文件後子文件就不能再改名、移動了，否則主文件會因找不到子文件而無法顯示。 2.彙總修訂 把“D:\2010總結報告\”資料夾下的6個子文件按分工發給6個人進行編輯，記住交代他們不能改檔名。等大家編輯好各自的文件發回後，我們再把這些文件複製貼上到“D:\2010總結報告\”資料夾下覆蓋同名檔案，即可完成彙總。 現在開啟主文件“2010總結報告.DOCX”，你會看到文件中只有幾行子文件的地址連結(圖2)。我們得先切換到大綱檢視，在“大綱”選項卡中單擊“展開子文件”才能顯示各新子文件內容。現在的主文件已經是編輯彙總好的總結報告了，你可以直接在文件中進行修改、批註，修改的內容、修訂記錄和批註都會同時儲存到對應子文件中。 主文件修改完成後先儲存一下，再把“D:\2010總結報告\”資料夾下的子文件重新發回給對應的人，大家就可以按修訂、批註內容進行修改完善了。重複此步驟直到總結報告最終完成。 轉成普通文件 總結報告完成後得交給老闆審閱，考慮到主文件開啟時不會自動顯示內容且必須附上所有子文件等問題，顯然不宜直接上交主文件。因此我們還需要把編輯好的主文件轉成一個普通文件再上交老闆審閱。 開啟主文件“2010總結報告.DOCX”，在大綱檢視下單擊“大綱”選項卡中的“展開子文件”以完整顯示所有子文件內容。再按Ctrl+A鍵全選所有顯示的子文件內容，單擊“大綱”選項卡中的“顯示文件”展開“主控文件”區，單擊“取消連結”即可。最後單擊“Office”按鈕選擇“另存為 /Word文件”，命名另存即可得到合併後的一般文件。在此最好不要直接儲存，畢竟原來的主文件以後再編輯可能還用得到。 事實上，在Word中單擊“插入”選項卡的“物件”選擇“檔案中的文字”也可以快速合併多人分寫的文件，操作還要簡單得多。我們之所以要使用主控文件，主要在於主文件中進行的格式設定、修改、修訂等等內容都能自動同步到對應子文件中，這一點在需要重複修改、拆分、合併時特別重要。