一、為什麼要進行分類管理

辦公檔案的管理是每個職場人都會遇上的一個頭疼問題，經常一兩個月下來，電腦桌面上密密麻麻的堆滿幾十個檔案和資料夾，硬盤裡各種檔案都是無序的，極大地影響了電腦的效能和我們辦公的效率，當許多人面臨這個問題時，認為硬碟空間又不夠了，電腦效能又不跟不上了，需要再換一臺新的電腦了。事實上，我們真正需要的是坐下來，好好花時間將電腦裡的檔案真正管理起來，會為自己日後省下更多的時間。

分類管理的內涵在於必須要便於儲存和可迅速提取，所有的檔案將透過資料夾分類被很好地組織起來，放在你最能方便找到的地方。做法是從硬碟分割槽開始到每一個資料夾的建立，我們都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個層級的資料夾，建立合理的檔案儲存架構。此外所有的檔案、資料夾，都要規範化地命名，並放入最合適的資料夾中。當然，這種方法，對於已經習慣隨手亂放檔案的人來說，並不是一件輕鬆的事，因為他們習慣了隨手存放檔案和辛苦、茫無頭緒地查詢檔案。但當我們堅持下來去後，當我們需要什麼檔案時，就可以迅速的查詢到。

（一）善用“我的文件”。

“我的文件”絕對是被大多數人所低估的功能。它能方便地在桌面上、開始選單、資源管理器、儲存/開啟視窗中找到，有利於我們方便而快捷地開啟、儲存檔案。我們可以利用"我的文件"中已有的目錄，也可以建立自己的目錄，將經常需要訪問的檔案儲存在這裡。同時，將“我的文件”位置進行遷移至非系統盤，可以很好的避免重灌電腦帶來的資料丟失的損害機率。

（二）建立適合自己的資料夾系統。

1.資料夾是檔案管理系統的骨架，對檔案管理來說至關重要。建立適合自己的資料夾結構，需要首先對自己接觸到的各種資訊、工作和生活內容進行歸納分析。每個人的工作和生活有所不同，接受的資訊也會有很大差異，因此分析自己的資訊類別是建立結構的前提。比如，常用的有按年份進行分類;也有很多教育系統的，以自己的工作內容比如教學工作、班主任工作建立資料夾；筆者一般用的，是將個人檔案、工作檔案、待辦事項、未整理資料四個部分作為一級檔案目錄。

2.分類的細化必然帶來結構級別的增多，級數越多，檢索和瀏覽的效率就會越低，建議整個結構最好控制在二、三級。另外，級別最好與自己經常處理的資訊相結合。越常用的類別，級別就越高。

（三）資料夾系統的命名。

1.要為電腦中所有的檔案和資料夾使用統一的命名規則，這些規則需要我們自己來制訂。最開始使用這些規則時，肯定不會像往常一樣隨便輸入幾個字那樣輕鬆，但一旦你體會到了規則命名方便檢視和檢索的好處時，相信你會堅持不懈地執行下去。

2.另外，從排序的角度上來說，我們常用的資料夾或檔案在起名時，可以加一些特殊的標示符，讓他們排在前面。比如當某一個資料夾或檔案相比於同一級別的來說，要訪問次數多得多或者更重要時，筆者就會在此名字前加上一個"1"或"★"，這可以使這些檔案和資料夾排列在同目錄下所有檔案的最前面，而相對次要但也經常訪問的，就可以加上"2"或"★★"，以此類推。

3.同類的檔名字可用相同字母字首的檔案來命名，同類的檔案最好儲存在同一目錄，如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，文件用doc等等，簡潔易懂，一目瞭然，而且方便用一個軟體開啟。這樣，當我們想要找到一個檔案時，能立刻想到它可能儲存的地方。

（四）單個資料夾的檔案數量。

資料夾裡的數目不應當過多，一個資料夾裡面有50個以內的檔案數是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過100個檔案，瀏覽和開啟的速度就會變慢且不方便查看了。這種情況下，就得考慮存檔、刪除一些檔案，或將此資料夾分為幾個檔案或建立一些子資料夾。另一方面，如果有資料夾的檔案數目長期只有少得可憐的幾個檔案，也建議將此資料夾合併到其他資料夾中。

（五）定期整理檔案。

如果一年前的檔案還和你現在正要處理的檔案擺在一起，如果幾個月前的郵件還和新郵件放在一塊，那你將會很難一眼找到你想要的東西。及時地處理過期的檔案，備份該備份的，刪除不需要的，是一個良好的習慣。我們要根據自己的實際工作和生活，設定一個合理的週期，對資料夾、檔案進行分類和歸檔。

（六）持之以恆是關鍵。

建立完善的結構、規範化地命名、週期性地歸檔，這就是我們要做的。這並不複雜的操作卻能大大提高我們的工作效率，節省我們已經很有限的時間。也許開頭會很難，也許規則會很繁瑣，但相信過不了多久，你就已經習慣於看到井井有條的檔案與資料夾，並享受高效管理帶來的快樂了。

這麼多人回答了怎麼管理檔案，我就從另一個角度來分析這件事。

辦公檔案基本是word、excel等文件，這些檔案儲存在企業伺服器中、個人辦公電腦或者雲盤中。無論哪種方式，都存在一些問題，這些問題是由於網路的發展對辦公方式的改變，使得企業對於協同辦公的需求、資料的實時彙總分析以及資料的許可權控制等引起的。單機檔案很難滿足企業在網路辦公環境下的需求。目前看，只有資料庫儲存方式才能解決問題。或者說這是企業資訊化發展的一種必然結果---資料線上化。如何快速實現資料線上化，就要依靠管理系統，例如魔方網表這樣的五弟阿瑪開發平臺。甚至可以說，傳統辦公檔案的管理方式，基本是開人，而資料庫儲存方式，靠的是管理系統。兩者相比，資料庫的儲存優勢就非常明顯了。供參考