應收款借方記錄的是銷售收入金額。為了在應收款借方完整記錄客戶的交易額，通常不管是否已經收到或部分收到貨款，銷售收入（含稅）都先記入應收款借方。客戶回款或者從預收貨款中逐筆按照發票由遠到近核銷。應收款借方餘額表示尚未收到的貨款。

什麼情況下記應收款的借方負數呢？就是發生退貨的情況。前面說了，客戶的完整交易額要在應收款借方反應，發生了退貨，等於是之前已經記入的交易額搖減少衝回，因此就記入應收款的借方負數。

如果應收款借方餘額為負，正常情況下說明，退貨的貨款還沒有支付給客戶。

預收貨款：

借：銀行存款 100

貸：予收貨款_某某公司 100

銷售發貨後：

借：應收貨款_某某公司 1000

貸：主營業務收入 900

應交稅金_銷項 100

（結轉銷售成本等省略）

借：預收貨款_某某公司 100

貸：應收貨款_某某公司 100

收到剩餘貨款：

借：銀行存款 900

貸：應收貨款_某某公司 900

發生退貨100

借：應收貨款_某某公司 -100

貸：主營業務收入 -90

應交稅金-銷項稅 -10

（其他省略）

這就導致應收貨款借方負數餘額，說明欠某某公司100退貨款

支付退貨款時：

貸：應收貨款-某某公司 -100

貸：銀行存款 100

應收賬款/某某公司 餘額為零

應收賬款借方餘額為負數有以下三種情況：

銷售方不啟用預收賬款科目，在收到購買方的第一筆貨款時，貨款在應收賬款這科目反映。銷售方相關的會計分錄如下：

借：銀行存款

貸：應收賬款

這個時候，貨款在應收賬款的貸方反映，也就是體現為該科目借方負數。這個負數是暫時的，銷售方給購買方開具與收到的貨款金額相等的發票時，該科目就平賬了，其餘額為0。

這種情況，舉個例子，可能理解的更具體和形象。

銷售方的產品價格1萬元，開給購買方的發票金額是1萬元，購買方打過來款項1.1萬元。銷售方的相關分錄如下：

1、銷售方開發票1萬元

借：應收賬款1萬

貸：收入+銷項稅 1萬

2、銷售方收到購買方的款項1.1萬

借：銀行存款1.1萬

貸：應收賬款1.1萬

此時，應收賬款科目的餘額為0.1萬，在該科目以借方負數反映。

以上兩種情況在本質上是一樣的，應收賬款借方負數/貸方餘額均為購買方多支付的或預先支付的貨款。

正常情況下，退貨並不能使應收賬款借方科目餘額為負數。舉個例子說明：

銷售方實現銷售1萬，發票已開，購買方未支付款項，此時銷售方的會計分錄為：

借：應收賬款 1萬

貸：收入/稅金等 1萬

購買方退貨時做相反會計分錄：

借：應收賬款 -1萬

貸：收入/稅金等 -1萬

此時應收賬款餘額為0，當然你也可以說借方為負0。如果這樣說，可能就有點扛了哈。

所以正常情形下，退貨並不產生應收賬款借方餘額為0的情況。但當這筆銷售因不合格或其他原因導致購買方受到損失，而這個損失在合同中有約定銷售方應當賠償。銷售方支付賠償的時候，暫時產生了應收賬款的借方餘額。

繼續沿用上述的例子，比如退貨造成購買方損失0.1萬。退貨時的分錄為：

借：應收賬款 -1.1萬

貸：收入/稅金等 -1萬

銀行存款-0.1萬

此時，銷售方應收賬款的借方餘額為-0.1萬。這0.1萬為購買方的價外費用，待收到購買方開具的0.1萬的發票時，銷售方應收賬款科目平賬，此時餘額為0。

應收賬款科目的負數借方餘額，本質上是一種負債，啟用預收賬款科目的公司，在其核算時，會將這個餘額反映到預收賬款科目的貸方。但是，為了核算的方便和前後保持一致，同一個購買方/客戶僅選擇在一個會計科目核算和反映，或者應收賬款，或者預收賬款。

應收賬款借方餘額為負數則表示為貸方餘額，也為預收賬款。

應收賬款在資產負債表是流動資產的一個明細專案，該科目核算企業在銷售商品、材料和提供勞務時，向購貨單位或接受勞務單位收取的款項，以及收取的代墊運雜費等發生的業務。

該科目月末一般為借方餘額，表示客戶未付的銷貨款項。

銷售業務發生時（不考慮增值稅），借記該科目：

借：應收賬款

貸：營業收入

收到銷貨款時，貸記該科目：

借：銀行存款（現金或銀行票據）

貸：應收賬款

而出現應收賬款為借方餘額的情況，主要為以下幾種情形：

1、企業的產品為市場上的緊俏產品（多數為訂單產品），客戶為確保可以拿到訂單，將貨款提前支付給企業。

借：銀行存款或現金

貸：預收賬款

2、因某種原因客戶多付給企業的貨款，但企業在時點日沒有返還時，在應收賬款明細賬中該客戶的當期餘額則為貸方餘額。

3、當企業沒有設定“預收賬款”科目時，當企業多收客戶的貨款時，則應收賬款會出現貸方餘額，也就是應收賬款借方餘額為負數。

因此。每期末在編制資產負債表，按客戶重新分類時當應收賬款出現貸方餘額時，則透過重新分類的方式，將該科目貸方餘額調整為預收賬款的貸方餘額（也就是欠客戶的資金）。